Fragen und Antworten zur Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO

Fragen im Zusammenhang mit der Betriebsstätte, dem elektronischen Aufzeichnungssystem und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung

I. Fragen im Zusammenhang mit der Betriebsstätte

[i]Betriebsstättenbezogenheit Die zu meldenden elektronischen Aufzeichnungssysteme (eAS) müssen immer genau einer Betriebsstätte i. S. des § 12 AO eindeutig zugeordnet werden (= Betriebsstättenbezogenheit).

Da eAS überwiegend an Verkaufsstellen (§ 12 Satz 2 Nr. 6 AO) eingesetzt werden und Kassen-Nachschauen in der Regel dort durchgeführt werden, erfolgt die jeweilige Zuordnung, sinnvollerweise, grundsätzlich zur Verkaufsbetriebsstätte. Aber auch eine Zuordnung zu einer Geschäftsleitungsbetriebsstätte i. S. des § 12 Satz 2 Nr. 1 AO ist möglich.

1. Zuordnung von Reservekassen

Frage 1: Eine Großbäckerei mit 24 Filialen hat in jeder Filiale zwei eAS im Einsatz. Darüber hinaus stehen zwei Reservekassen in der Zentrale, die immer dann zum Einsatz kommen, wenn in einer der Filialen ein eAS kurzzeitig ausfällt (z. B. für die Zeit einer Reparatur). Zu welcher Betriebsstätte müssen diese Ersatzgeräte gemeldet werden, wenn die Umsätze aller 50 eAS in einer einzigen Buchführung erfasst werden, die unter derselben Steuernummer gegenüber dem für das Mitteilungsverfahren zuständigen Finanzamt erklärt werden?

Lösungsvorschlag: [i]Zuordnung zur Geschäftsleitungsbetriebsstätte Aus dem Wortlaut des AEAO zu § 146a ergibt sich, dass die eAS eindeutig einer Betriebsstätte zuzuordnen sind. Demnach kann ein eAS nicht gleichzeitig an verschiedenen Betriebsstätten gemeldet werden. Im vorliegenden Fall wäre die praktikabelste Lösung für die zwei Ersatzsysteme, dass diese ausschließlich der Geschäftsleitungsbetriebsstätte nach § 12 Satz 2 Nr. 1 AO zugeordnet und dementsprechend den Finanzbehörden mitgeteilt werden, um bei nur kurzzeitigen Verlagerungen des eAS Verwaltungsaufwand zu vermeiden.

Frage 2: Wie wäre die Lösung, wenn die Ersatzgeräte temporär in Filialen/Verkaufsbetriebsstätten eingesetzt werden, deren Umsätze in einer Buchführung erfasst werden, die nicht unter der Steuernummer der Geschäftsleitungsbetriebsstätte erklärt werden?

Lösungsvorschlag: [i]Verlagerung des eAS In diesem Fall ist die Verlagerung des eAS durch Abmeldung des eAS in der bisherigen Betriebsstätte und Anmeldung in der neuen Betriebsstätte mitzuteilen.

Frage 3: Wie wäre die Lösung, wenn nur ein einziges eAS vorhanden ist und dieses in verschiedenen Betriebsstätten genutzt wird (z. B. an dauerhaft benutzten Stellplätzen von verschiedenen Wochenmärkten)?

Lösungsvorschlag: [i]Betriebsstätte der überwiegenden Verwendung Weder aus dem Gesetzestext noch aus den Verwaltungsanweisungen lässt sich entnehmen, in welcher Reihenfolge die Zuordnung zu erfolgen hat. In einem solchen Fall kann der Steuerpflichtige die Zuordnung nach eigener Präferenz vornehmen. Unsere Empfehlung, die sich auch in den FAQ des BMF in Nr. 7 wiederfinden lässt, ist, dass der Unternehmer das eAS der Betriebsstätte zuordnet, an der es am häufigsten genutzt wird. Es kann auch nur der Geschäftsleitungsbetriebsstätte nach § 12 Nr. 1 AO zugeordnet werden. S. 441

2. Taxi-Fahrzeuge sind keine Betriebsstätte

Frage 4: Woraus ergibt sich, dass ein Taxi-Kfz keine Betriebsstätte ist und gilt dies auch für selbständige Taxiunternehmer, die nur ein Taxi haben?

Lösungsvorschlag: Eine Betriebsstätte ist jede feste Geschäftseinrichtung oder Anlage, die der Tätigkeit eines Unternehmens dient (§ 12 Satz 1 AO). Dabei bedeutet das Merkmal der festen (örtlichen) Anlage oder Einrichtung, dass ein bestimmter auf Dauer angelegter Bezug zu einem bestimmten Teil der Erdoberfläche erforderlich ist, wie ihn vornehmlich Gebäude haben. Ein im Betrieb befindlicher Kraftwagen kann somit keine Betriebsstätte darstellen, da er keinen auf Dauer angelegten Bezug zu einem bestimmten Teil der Erdoberfläche hat und damit keine feste Geschäftseinrichtung bildet.

[i]Eintragung des KennzeichensBezogen auf den ersten Teil der Frage ist das Taxameter der Geschäftsleitungsbetriebsstätte nach § 12 Satz 2 Nr. 1 AO zuzuordnen und entsprechend den Finanzbehörden mitzuteilen. Im Fall von Taxametern und Wegstreckenzählern ist in dem „Bemerkungsfeld zum eAS“ das Kennzeichen des jeweiligen Kfz einzutragen. Für das Kfz-Kennzeichen soll in einer weiteren Ausbaustufe des Mitteilungsverfahrens ein separates Eingabefeld zur Verfügung gestellt werden. Dies gilt auch für den selbständigen Taxi-Unternehmer, der nur ein Fahrzeug nutzt.

II. Fragen im Zusammenhang mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem (eAS)

[i]Keine Legaldefinition für den Begriff des elektronischen Aufzeichnungssystems Sowohl von Unternehmen als auch von Steuerberatern kommen häufig Fragen hinsichtlich der Einordnung des jeweiligen eAS. Weder im § 146 AO noch im § 146a AO gibt es eine Legaldefinition für den Begriff „elektronisches Aufzeichnungssystem“. Die Kassensicherungsverordnung (§ 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV) beinhaltet auch keine Definition und spricht nur von elektronischen oder computergestützten Kassensystemen oder Registrierkassen.

[i]AEAO zu § 146 AO Eine Definition für eAS findet sich lediglich im AEAO zu § 146 AO: „Ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist die zur elektronischen Datenvereinbarung eingesetzte Hardware und Software, die elektronische Aufzeichnungen zur Dokumentation von Geschäftsvorfällen und somit Grundaufzeichnungen erstellt.“

Auch bei den eAS ist die Besitzbezogenheit und die Betriebsstättenbezogenheit zu beachten.

1. Besitzbezogenheit

Frage 5: Müssen auch eAS, z. B. Registrierkassen, die nicht mehr genutzt werden, den Finanzbehörden mitgeteilt werden?

Lösungsvorschlag: [i]Mitteilung aller eAS im Besitz des Steuerpflichtigen Den Finanzbehörden sind nach § 146a Abs. 4 AO alle eAS mitzuteilen, die der Steuerpflichtige besitzt (= Besitzbezogenheit). Auf einigen im Internet aufrufbaren FAQ zum Kassengesetz, die nicht vom BMF veröffentlicht werden, ist angegeben, dass nur die eAS mitzuteilen sind, die sich „in Betrieb“ befinden und alle anderen eAS, z. B. die defekten Kassen, nicht mitzuteilen seien.

[i]Funktionsverhindernder Defekt Anmerkung: Verliert eine Hardware durch einen irreparablen Defekt die Funktion eines eAS, nämlich die Erfassungsmöglichkeit von Geschäftsvorfällen (= Grundaufzeichnungen), dann ist man nicht mehr im Besitz eines eAS. Man kann daher durchaus die Auffassung vertreten, dass man nach dem inneren Entschluss, einen funktionsverS. 442hindernden Defekt nicht mehr zu reparieren, den Besitz an einem eAS verloren hat. Dies muss aber dann den Finanzbehörden auch durch eine Abmeldung des eAS mitgeteilt werden.

An dieser Stelle muss unsererseits noch einmal deutlich darauf hingewiesen werden, dass sämtliche eAS, die sich im Besitz (siehe auch Abb. 1) des Steuerpflichtigen befinden, mitzuteilen und einer Betriebsstätte zuzuordnen sind.

2. Leih- und Ersatzsysteme, Sicherungen eines Kassenfachhändlers

Aus dem Bereich der Kassenfachhändler kommen weitere Fragen, die wir an dieser Stelle kurz aufgreifen.

Frage 6: Ein Kassenfachhändler hat in seinem Betrieb 15 eAS stehen, die sofort funktionsfähig und einsatzbereit sind (mit zTSE), falls Kunden kurzfristig, z. B. wegen eines technischen Defekts, ein Ersatzgerät zum Entleihen oder Direktkauf benötigen. Muss der Fachhändler diese eAS auch den Finanzbehörden mitteilen?

Lösungsvorschlag: [i]Keine Mitteilung der eAS notwendig Der Kassenfachhändler muss diese eAS nicht dem zuständigen Finanzamt mitteilen. Die Lösung ergibt sich aus dem Einführungssatz in § 146a Abs. 4 S. 443Satz 1 AO. Dort steht: „Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems im Sinne des Absatzes 1 erfasst, hat dem nach den §§ 18 bis 20 zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenen Datensatz durch Datenfernübertragung mitzuteilen: [...]“.

[i]Keine Aufzeichnung eigener Geschäftsvorfälle durch KassenfachhändlerDer Kassenfachhändler hat nicht die Intention, mit den 15 Leihgeräten eigene Geschäftsvorfälle und damit Grundaufzeichnungen zu erfassen. Solche Geschäftsvorfälle werden von seinen Kunden aufgezeichnet, die dann wieder ihre „Ersatz-eAS“ für den Zeitraum des Besitzes den Finanzbehörden mitteilen müssen.

Frage 7: Kassenfachhändler speichern in der Regel im Auftrag ihrer Kunden auch Kopien, Images (= [Sicherheits-]Kopien) oder Dumps der Kundensysteme auf einem zentralen betrieblichen Server, um im Notfall den Kunden jederzeit ein Reservesystem zur Verfügung stellen zu können. Unterliegen diese Kopien, Images oder Dumps ebenfalls der Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO?

Lösungsvorschlag: [i]Archivierte Sicherheitskopie für sich allein kein eAS Meldepflichtig ist die Inbesitznahme eines funktionsfähigen eAS. Die archivierte Sicherheitskopie des Datenbestands stellt für sich allein kein eAS dar und ist daher nicht meldepflichtig. Erst durch die Rückübertragung der gesicherten Daten in eine auf einer Hardware installierten betriebsfähigen Kassensoftware entsteht wieder ein eAS, welches meldepflichtig ist.

3. Unterschiede zwischen Kassensystemen und Registrierkassen

Frage 8: Wie lassen sich Kassensysteme und Registrierkassen unterscheiden?

Lösungsvorschlag: Beim Ausfüllen der Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO werden bei Eingabe des eAS fünf Antwortmöglichkeiten angeboten: