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Quo vadis elektronisches Kassenbuch?
Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung oder nicht?
Seit dem ist das ELSTER-Portal zur Erfüllung der gesetzlichen Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Abs. 4 AO) freigeschaltet. Bei der Prüfung, welche mitteilungspflichtigen elektronischen Aufzeichnungssysteme zu melden sind, kommt immer häufiger die folgende Frage auf: Sind elektronische Kassenbücher auch elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. des § 146a AO? In diesem Fall wären sie mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung auszustatten und würden der Belegausgabepflicht sowie der Mitteilungspflicht unterliegen. Dieser Beitrag versucht, einen Lösungsansatz anhand der Gesetze und Verwaltungsvorschriften zu bieten.
Elektronische Kassenbücher sind grundsätzlich Datenverarbeitungssysteme im Sinne der GoBD.
Sie sind auch elektronische Aufzeichnungssysteme nach der Definition der Finanzbehörden.
Elektronische Kassenbücher sind aber nicht für den Verkauf von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen und deren Abrechnung spezialisierte elektronische Aufzeichnungssysteme.
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I. Definition Kassenbuch
[i]Nachweis der baren Betriebseinnahmen und -ausgaben Schon in der analogen Zeit der Betriebsprüfung gehörte die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung mit zu den Prüfungsschwerpunkten der steuerlichen Außenprüfung; insbesondere bei bilanzierenden Steuerpflichtigen, die nach der Art ihres Unternehmens überwiegend Bargeschäfte tätigen. Der Begriff „Kassenbuch“ selbst istS. 201 im Gesetz nicht definiert. Das Kassenbuch stellt das buchmäßige Abbild der Geschäftskasse dar. Aus dem Wortlaut und aus dem Sinn und Zweck eines ordnungsmäßigen Kassenbuchs folgt, dass die dem Nachweis der bar erhaltenen Betriebseinnahmen und der bar gezahlten Betriebsausgaben dienenden Aufzeichnungen mit hinreichender Gewähr vollständig und richtig sowie mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen.
In der Regel dient ein (elektronisches) Kassenbuch ausschließlich der Aufzeichnung zur Dokumentation der Tages-/Abschluss-Werte, also Bargeldbestand, bare (Tages-)Betriebseinnahmen, bare (Tages-)Betriebsausgaben, bare (Tages-)Entnahmen und bare (Tages-)Einlagen etc.
[i]Handschriftlich oder SoftwareKassenbücher können handschriftlich in Form eines gebundenen Buchs oder als Loseblattsammlung in Form aneinandergereihter, retrograd aufgebauter Kassenberichte oder mittels spezieller Kassenbuch-Software (mit täglicher Festschreibung!) geführt werden. Bei der Kassenbuch-Software stellt sich die Frage, ob diese mit einer vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung auszurüsten ist.
II. Von der elektronischen Registrierkasse bis hin zum elektronischen Aufzeichnungssystem
[i]Elektronische Registrierkassen Alles begann mit der sogenannten 1. Kassenrichtlinie zum „Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz elektronischer Registrierkassen“. Zum damaligen Zeitpunkt verfügten diese elektronischen Registrierkassen entweder über eine Papierjournalrolle oder über ein elektronisches Journal, in dem grundsätzlich die Einzeldaten aufgezeichnet wurden, sofern diese nicht im Ausdruck unterdrückt wurden.