Außenprüfung: Ein Leitfaden

A. Problemanalyse

1 Außenprüfungen finden in Form von Betriebsprüfungen, Lohnsteuer-Außenprüfungen und Umsatzsteuer-Sonderprüfungen statt. Spätestens, wenn sich eine Außenprüfung ankündigt, sollte ein Unternehmer organisatorische Maßnahmen treffen, um für die Prüfung gerüstet zu sein. Zunächst sollen hier Hinweise gegeben werden, wie sich ein Unternehmer auf eine Außenprüfung vorbereiten kann. Die Darstellung ersetzt dabei keine Beratung im Einzelfall, sondern gibt eine Übersicht über die Möglichkeiten, die Rechte und Interessen des Unternehmers bereits im Vorfeld möglichst effektiv zu wahren.

I. Empfehlungen zur Vorbereitung auf eine steuerliche Außenprüfung

1. Häufigkeit der Prüfung

a) Unterscheidung nach Größenklassen

2Größenklassen

Wie oft ein Unternehmer geprüft wird, hängt statistisch von der Größe des Unternehmens, der wirtschaftlichen Zuordnung und der Betriebsart ab. Das BMF legt hierzu in regelmäßigen Abständen die Kriterien für die Einordnung in Größenklassen neu fest. Die maßgeblichen Unterscheidungsmerkmale sind dabei die Betriebsart, der Umsatz und der steuerliche Gewinn. Aufgrund dieser Merkmale wird jedes Unternehmen der passenden Größenklasse und damit auch der unterschiedlichen Prüfungshäufigkeit zugeordnet. Die Einteilung erfolgt in drei Größenklassen: Großbetriebe, Mittelbetriebe, Klein- und Kleinstbetriebe. Die Einordnung erfolgt stichtagsbezogen im Dreijahresturnus. Für den 24. Prüfungsturnus ab dem 1.1.2024 hat das BMF die Abgrenzungsmerkmale gem. § 3 Betriebsprüfungsordnung (BpO) neu festgelegt:

3 Einstweilen frei

4Kleinstbetrieb

Ein Kleinstbetrieb liegt immer dann vor, wenn die für die jeweilige Betriebsart gültigen Schwellen für Kleinbetriebe nicht erreicht sind. Für sonstige Sonderfälle vgl. das BMF-Schreiben vom 13.4.2018.

5Prüfungshäufigkeit

Je größer das Unternehmen ist, desto häufiger wird eine Außenprüfung durchgeführt:

• Großbetriebe „sollen“ durchgehend geprüft werden (die Finanzverwaltung interpretiert „sollen“ als „müssen“).

• Mittelbetriebe werden durchschnittlich ca. alle zwölf Jahre geprüft.

• Bei Klein- und Kleinstbetrieben ist eine Aussage über einen regelmäßigen oder typischen Turnus nicht möglich. Vielmehr wird das Finanzamt eher nach Anlass prüfen, z. B. wenn Steuererklärungen nicht oder nur schleppend abgegeben werden oder die letzte Steuererklärung auffällige Werte enthält. Denkbar ist dies z. B., wenn die Vorsteueranmeldungen laufend Überschüsse ergeben und kein plausibler Grund hierfür erkennbar ist.

6Anlassbezogene Prüfungen

Abgesehen von o. g. üblichen Häufigkeiten können Prüfungen im Einzelfall insbesondere angesetzt werden, wenn ein besonderer Anlass besteht, z. B.

• das Unternehmen wurde durch einen ehemaligen Arbeitnehmer oder einen Konkurrenten angezeigt;

• es besteht eine Kontrollmitteilung, die aus der Betriebsprüfung bei einem Geschäftspartner herrührt (z. B. eine Kopie einer hohen Ausgangsrechnung);

• das Finanzamt führt eine sog. Branchenprüfung durch und das Unternehmen gehört dieser Branche an

b) Typische Prüfungsanlässe

7 Neben den Größenmerkmalen sind für die Auswahl eines Betriebs zur Betriebsprüfung u. a. auch die folgenden typischen Anlässe relevant (nicht abschließend):

Dem Finanzamt können Informationen über den Mandanten aufgrund vielfältiger Quellen vorliegen:

• abgegebene Bilanzen und Steuererklärungen,

• Informationen aus Außenprüfungen bei Geschäftspartnern (Kontrollmitteilung aus der Betriebsprüfung bei einem Geschäftspartner: z. B. eine Kopie einer hohen Ausgangsrechnung),

• Informationen im Internet (z. B. manche Unternehmen stellen sich als besonders erfolgreich dar),

• Mitteilungen von anderen Behörden (z. B. Sozialversicherung) und Gerichten,

• Handelsregister, Grundbuch, elektronischer Bundesanzeiger, Datenbanken der Finanzverwaltung,

• Anschwärzungen nach Scheidung, Kündigung und sonstige Streitigkeiten.

8-9 Einstweilen frei