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Erhöhte Entfernungspauschale in der Steuererklärung von Mitarbeitern
Fallbeispiele zur Ermittlung ab dem Kalenderjahr 2021
[i]BMF, Schreiben v. 18.11.2021 - IV C 5 - S 2351/20/10001 :002 NWB SAAAH-95221 Mit hat die Finanzverwaltung das Schreiben zu den Entfernungspauschalen vom aktualisiert und an die seit geltende Rechtslage angepasst. Auch ausgewählte BFH-Entscheidungen der letzten Jahre wurden eingearbeitet. Der Beitrag gibt mithilfe von Beispielsfällen einen Überblick über Fallstricke und Besonderheiten bei der Berechnung der maximal anzusetzenden Entfernungspauschale. Das BMF-Schreiben ist für die Einkommensteuerveranlagungen ab 2021 zu beachten.
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I. Höhe der Entfernungspauschale
[i]Sukzessive Erhöhung der EntfernungspauschaleDie Entfernungspauschale beträgt grundsätzlich 0,30 € für jeden vollen Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, einem sog. Sammelpunkt oder dem der Wohnung des Mitarbeiters nächstgelegenen Zugang zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet. In den Jahren 2021 bis 2026 erhöht sie sich ab dem 21. Entfernungskilometer um 5 bzw. 8 Cent. Sie ist somit wie folgt zu berechnen:
Tabelle in neuem Fenster öffnen
Zeitraum | 1. bis 20. Kilometer | ab dem 21. Entfernungskilometer |
2021 bis 2023 | 0,30 € | 0,35 € |
2024 bis 2026 | 0,30 € | 0,38 € |
Die [i]Langenkämper, Entfernungspauschale, infoCenter NWB VAAAB-14224 Entfernungspauschale ist grundsätzlich unabhängig vom genutzten Verkehrsmittel und wird auch gewährt, wenn der Mitarbeiter für die Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, einem sog. Sammelpunkt oder dem nächstgelegenen ZugangS. 238 eines weiträumigen Tätigkeitsgebiets öffentliche Verkehrsmittel nutzt oder Mitfahrer einer Fahrgemeinschaft ist. Übersteigen die Aufwendungen für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel den im Kalenderjahr insgesamt als Entfernungspauschale anzusetzenden Betrag, können die übersteigenden Aufwendungen zusätzlich angesetzt werden.
[i] Schönfeld/Plenker, Entfernungspauschale, Lexikon Lohnbüro NWB YAAAD-14457 Die Entfernungspauschale gilt allerdings nicht für Strecken mit steuerfreier Sammelbeförderung und für Flugstrecken. Hier sind grundsätzlich die tatsächlichen Aufwendungen des Mitarbeiters anzusetzen.
Fährt der Mitarbeiter an einem Kalendertag mehrfach zu seiner ersten Tätigkeitsstätte, darf er die Entfernung für diesen Arbeitstag nur einmal geltend machen.
Fallen die Hin- und Rückfahrt zur ersten Tätigkeitsstätte auf verschiedene Arbeitstage, ist nur die Hälfte der Entfernungspauschale als Werbungskosten zu berücksichtigen.
Der Mitarbeiter fährt mit seinem eigenen Pkw zur ersten Tätigkeitsstätte und beginnt am Nachmittag von dort eine Dienstreise, die er mit dem Zug durchführt. Am übernächsten Tag kehrt er mittags zur ersten Tätigkeitsstätte zurück und fährt abends mit dem eigenen Pkw wieder nach Hause.
Für den Tag, an dem der Mitarbeiter die Strecke zur ersten Tätigkeitsstätte wegen der Dienstreise nur einmal zurückgelegt hat, darf er nur die halbe Entfernungspauschale ansetzen. Gleiches gilt für den Tag der Beendigung der Dienstreise.
II. Höchstbetrag von 4.500 €
[i]4.500 €-Grenze ohne eigenes Kfz oder DienstwagenDie Entfernungspauschale ist grundsätzlich auf einen Höchstbetrag von 4.500 € im Kalenderjahr begrenzt. Dies gilt nicht, soweit der Mitarbeiter sein eigenes oder ein zur Nutzung überlassenes Kfz nutzt, und für die wöchentliche Familienheimfahrt bei einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltführung.
Die Begrenzung ist aber zu berücksichtigen
bei Benutzung von Motorrad, Motorroller, Moped, Fahrrad oder wenn der Mitarbeiter die Strecke zu Fuß zurücklegt,
bei Teilnehmern an einer Fahrgemeinschaft für die Tage, an denen sie ihr eigenes oder zur Nutzung überlassenes Kraftfahrzeug nicht einsetzen,
bei Benutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln, soweit im Kalenderjahr insgesamt keine höheren Aufwendungen glaubhaft gemacht oder nachgewiesen werden.
III. Maßgebende Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
[i]Kürzeste Straßenverbindung maßgebendGrundsätzlich ist die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte maßgebend. Dabei sind nur volle Kilometer der Entfernung anzusetzen, ein angefangener Kilometer bleibt unberücksichtigt. Teilstrecken mit steuerfreier Sammelbeförderung sind nicht in die Entfernungsermittlung einzubeziehen. Gleiches gilt für Flugstrecken.
Die kürzeste Straßenverbindung gilt unabhängig vom genutzten Verkehrsmittel und ist auch dann anzusetzen, wenn diese mautpflichtig ist oder mit dem vom Mitarbeiter tatsächlich verwendeten Verkehrsmittel straßenverkehrsrechtlich nicht benutzt werden darf. Gebühren für die Benutzung eines Straßentunnels oder einer mautpflichtigen Straße dürfen nicht neben der Entfernungspauschale berücksichtigt werden.
Eine andere als die kürzeste Straßenverbindung kann zugrunde gelegt werden, wenn diese offensichtlich verkehrsgünstiger ist und vom Mitarbeiter regelS. 239 [i]Schönfeld/Plenker, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, Lexikon Lohnbüro NWB JAAAI-03272 mäßig für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte benutzt wird. Verkehrsgünstiger ist eine Strecke dann, wenn der Mitarbeiter die erste Tätigkeitsstätte trotz gelegentlicher Verkehrsstörungen i. d. R. schneller und pünktlicher erreicht.
Eine Fährverbindung ist zu berücksichtigen, soweit ihre Nutzung zumutbar erscheint und wirtschaftlich sinnvoll ist. Die Fahrtstrecke der Fähre selbst ist dann jedoch nicht Teil der maßgebenden Entfernung. An ihrer Stelle können die tatsächlichen Fährkosten berücksichtigt werden.
IV. Benutzung verschiedener Verkehrsmittel
[i]Park & Ride-RegelungNutzt der Mitarbeiter für den Weg für eine Teilstrecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein Kfz und für die weitere Teilstrecke öffentliche Verkehrsmittel (Park & Ride) oder nutzt er für einen Teil des Jahres ein Kfz und für den anderen Teil öffentliche Verkehrsmittel, ist die mit dem eigenen Kfz zurückgelegte Teilstrecke in voller Höhe anzusetzen. Für den Teil, für den öffentliche Verkehrsmittel genutzt wurden, ist die Begrenzung auf 4.500 € im Kalenderjahr zu beachten. Die Entfernungspauschale für die ersten 20 km ist vorrangig bei dieser Teilstrecke zu berücksichtigen.
Der [i]Aufteilung nach TeilstreckenMitarbeiter fährt an 220 Arbeitstagen im Jahr 2021 mit dem eigenen Kfz 17 km zum Bahnhof und von dort 105 km mit der Bahn zur ersten Tätigkeitsstätte. Die kürzeste benutzbare Straßenverbindung beträgt 111 km. Das Jahresticket für die Bahnfahrten kostet 2.812 €.
Von der maßgebenden Entfernung von 111 km entfällt eine Teilstrecke von 17 km auf Fahrten mit dem eigenen Kraftfahrzeug und eine Teilstrecke von 94 km auf Fahrten mit der Bahn.
Entfernungspauschale für die Teilstrecke mit der Bahn:
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220 Arbeitstage · 20 km · 0,30 € = | 1.320 € |
220 Arbeitstage · 74 km · 0,35 € = | 5.698 € |
Summe | 7.018 € |
Dieser Betrag wird auf 4.500 € begrenzt.
Entfernungspauschale für die Teilstrecke mit dem Kfz:
Tabelle in neuem Fenster öffnen
220 Arbeitstage · 17 km · 0,35 € = | 1.309 € |
Die Entfernungspauschale beträgt daher 5.809 € (4.500 € + 1.309 €). Die tatsächlichen Aufwendungen für die Bahnfahrten i. H. von 2.810 € bleiben unberücksichtigt, weil sie niedriger als die insgesamt anzusetzende Entfernungspauschale sind.