GoBD-Neufassung die Zweite

Vieles spricht für eine pragmatische Vorgehensweise

Schon bei ihrem Erscheinen am 14.11.2014 bemängelte die Fachliteratur die Praxisferne der neuen Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Trotzdem dauerte es fast fünf Jahre, bis sich die Finanzverwaltung zu einer („ersten“) Neufassung der GoBD durchringen konnte. Diese erste Version vom 11.7.2019 wurde am 18.7.2019 auf der Homepage des BMF veröffentlicht, kurz darauf aber wegen noch bestehenden Abstimmungsbedarfs wieder entfernt. Am 28.11.2019 dann veröffentlichte das BMF die zweite Version der GoBD-Neufassung. Große Unterschiede zur Version eins sind nicht festzustellen. Neu aufgenommen wurde in Rz. 164 aber eine erfreuliche Erleichterung: Sofern noch nicht mit der Außenprüfung begonnen wurde, ist es im Falle eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ausreichend, wenn nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Z3-Zugriff zur Verfügung gestellt wird. Diese Erleichterung möglich gemacht hat das inzwischen verabschiedete Dritte Bürokratieentlastungsgesetz.

Weiterhin in der Neufassung enthalten sind die Änderungen und Ergänzungen zum Thema „elektronisches Aufbewahren und mobiles Scannen von Belegen“. Ein wichtiger Punkt für die von der Finanzverwaltung in den GoBD für zahlreiche Bereiche geforderten Verfahrensdokumentationen. Durch die Möglichkeit, Belege mit einem Smartphone abzufotografieren und in der Cloud zu speichern, ergeben sich neue Vorgaben für Steuerberater und Unternehmen. Mit dem Ziel, den Berufsstand über die neuen Vorgaben zum mobilen Scannen bei der Belegdokumentation zu informieren, veröffentlichte die Bundessteuerberaterkammer gemeinsam mit dem Deutschen Steuerberaterverband e. V. schon am 29.11.2019 eine überarbeitete Muster-Verfahrensdokumentation (abrufbar unter www.bstbk.de/de/presse/publikationen). Diese zeigt u. a. die einzelnen Verfahrensschritte der Belegbearbeitung vom Posteingang über die Prüfung und Digitalisierung bis zur Archivierung und gibt Hilfestellung zur Anleitung der Mitarbeiter und zu den Anforderungen an die verwendete Hard- sowie Software.

Für den Kern der Verfahrensdokumentation, die Betriebsdokumentation, gibt es eine Vielzahl an Mustern und Leitfäden, die als Einstieg in die Materie dienen können. Gleichwohl gibt es keine „one size fits all-Lösung“. Vielmehr ist eine individuelle, auf die Prozesse des Steuerpflichtigen angepasste Dokumentation erforderlich. Vetten/Gerster plädieren hier für eine pragmatische Vorgehensweise. Auf Seite 3778 zeigen sie auf, wie eine Verfahrensdokumentation erstellt werden kann und welche Mindestanforderungen zu beachten sind.

Beste Grüße

Reinhild Foitzik