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Umsatzsteuer-Voranmeldungen
Eine Übersichtsseite zu den Stichwörtern des Kontierungslexikons finden Sie hier: NWB LAAAE-91155.
Zusammenfassung
Im Umsatzsteuer-Voranmeldungsverfahren hat der Unternehmer die Umsatzsteuer auf der Grundlage der tatsächlichen Umsätze und der Vorsteuer selbst zu berechnen und zu entrichten, vgl. § 18 Abs. 1 bis Abs. 4b UStG. Der Unternehmer ist verpflichtet, die errechnete Umsatzsteuer gegenüber der zuständigen Finanzbehörde entweder durch Abgabe einer monatlichen oder aber einer vierteljährlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung zu erklären. In bestimmten Fällen ist der Unternehmer von der Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen befreit.
Der Beitrag gibt einen Überblick über das Umsatzsteuer-Voranmeldungsverfahren, insbesondere werden die Voraussetzungen und Möglichkeiten zur Wahl des jeweiligen Voranmeldungszeitraums beleuchtet. Hinweise zur Sicherheitsleitung nach § 18f UStG sowie zur Buchung der Umsatzsteuer-Vorauszahlung runden den Beitrag ab.
1. Welche Konten werden im SKR 03 oder 04 benötigt?
1.1 SKR 03
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1200 | Bank |
1576 | Abziehbare Vorsteuer 19 % |
1776 | Umsatzsteuer 19 % |
1780 | Umsatzsteuer-Vorauszahlungen [2024] |
1789 | Umsatzsteuer laufendes Jahr [2024] |
1.2 SKR 04
Tabelle in neuem Fenster öffnen
1406 | Abziehbare Vorsteuer 19 % |
1800 | Bank |
3806 | Umsatzsteuer 19 % |
3820 | Umsatzsteuer-Vorauszahlungen [2024] |
3840 | Umsatzsteuer laufendes Jahr [2024] |
Zu den Konten vgl. insbesondere Abschnitt 3.10.
2. Rechtsgrundlagen
Tabelle in neuem Fenster öffnen
3. Wie wird kontiert?
3.1 Abgabeverpflichtung der Umsatzsteuer-Voranmeldung
Um eine zeitgerechte Erhebung der Umsatzsteuer zu gewährleisten, hat der Unternehmer nicht nur eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abzugeben, sondern ist nach § 18 Abs. 1 Satz 1 UStG ebenso verpflichtet, bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben. Eine Befreiung von der Abgabeverpflichtung ist nach § 18 Abs. 2 Satz 3 UStG dann möglich, wenn die Finanzbehörde dem Unternehmer wegen geringer Steuerbelastung eine entsprechende Genehmigung erteilt.
Ab dem Besteuerungszeitraum 2024 besteht für einen Kleinunternehmer im Sinne des § 19 Abs. 1 UStG grundsätzlich keine Verpflichtung mehr zur Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Zu den Ausnahmen vgl. die Hinweise in Abschnitt 3.7.2.
Voranmeldungszeitraum ist nach § 18 Abs. 2 Satz 1 UStG das Kalendervierteljahr. Dieser Grundsatz wird in folgenden Fällen durchbrochen:
Tabelle in neuem Fenster öffnen
Tatbestand | Folge | |
1. | Die Steuer beträgt für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 7.500 €. | Voranmeldungszeitraum ist der Kalendermonat (vgl. Abschnitt 3.2.1). |
2. | Der Überschuss beträgt für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 7.500 €, und der Unternehmer stellt den Antrag auf monatliche Abgabe. | Voranmeldungszeitraum ist der Kalendermonat (vgl. Abschnitt 3.2.2). |
3. | Der Unternehmer nimmt seine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit neu auf. | Voranmeldungszeitraum ist der Kalendermonat im Erst- und im Folgejahr (gilt bis zum , vgl. Abschnitt 3.3.2). |
4. |
| Voranmeldungszeitraum ist der Kalendermonat im Erst- und im Folgejahr (vgl. Abschnitt 3.4). |
5. | Die Steuer beträgt für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 2.000 €. | Befreiung von der Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen (vgl. Abschnitt 3.5.1). |
6. | Es liegt für das vorangegangene Kalenderjahr ein Überschuss vor, und der Unternehmer stellt einen Antrag auf Befreiung. | Befreiung von der Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen (vgl. Abschnitt 3.5.2). |
Abb. 1: Tabellarische Übersicht
Unternehmer mit Vorsteuerüberschüssen im Vorjahr von bis zu 7.500 € können ihre Umsatzsteuer-Voranmeldungen nicht monatlich abgeben.
Der Bauunternehmer U hat aufgrund ausgeführter Bauleistungen, für die der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG schuldet, regelmäßig Vorsteuerüberschüsse. Diese betrugen im Jahr 2023 insgesamt 7.000 €.
U kann die Umsatzsteuer-Voranmeldungen nicht monatlich abgeben, um seine Erstattung möglichst zeitnah zu erhalten. Stattdessen kann er diese aufgrund des § 18 Abs. 2a Satz 1 UStG und der Grenze von 7.500 € nur vierteljährlich abgeben. Dies verzögert die Erstattung des Guthabens um bis zu zwei Monate. Einen möglichen Antrag, die Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich abgeben zu dürfen, wird die Finanzverwaltung durchweg ablehnen: Denn das Gesetz lässt keine Ausnahmen zu.
3.2 Voranmeldungszeitraum Kalendermonat
3.2.1 Steuerschuld beträgt mehr als 7.500 €
Zur monatlichen Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen sind die Unternehmer verpflichtet, deren Steuerschuld im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 7.500 € betrug. Hierbei ist es unerheblich, welche besonderen Umstände zur Überschreitung der Grenze geführt haben. Auch einmalige Tatbestände sind bei der Berechnung der Vorjahressteuer einzubeziehen, selbst wenn mit Sicherheit davon auszugehen ist, dass im laufenden Jahr die Steuer nicht mehr als 7.500 € betragen wird, so etwa Anlagenverkäufe oder Betriebsumstrukturierungen wie Teilbetriebsveräußerungen oder eine Verpachtung des Betriebs oder Teilbetriebs.
Unternehmer U hatte im Kalenderjahr 2023 eine Zahllast von 3.000 €. Durch den Verkauf einer Maschine (Umsatzsteuer 5.000 €) hat sich die Zahllast vauf 8.000 € erhöht.
Der Unternehmer hat für das Kalenderjahr 2024 die Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich abzugeben. Ein Antrag, wegen der besonderen Umstände des Maschinenverkaufs, die Umsatzsteuer-Voranmeldungen vierteljährlich abgeben zu dürfen, wird die Finanzbehörde ablehnen.
3.2.2 Überschuss beträgt mehr als 7.500 €
Eine Verpflichtung zur monatlichen Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen besteht in Überschussfällen von mehr als 7.500 € nicht. Auch diese Unternehmer haben die Umsatzsteuer-Voranmeldungen vierteljährlich abzugeben.
Der Gesetzgeber hat jedoch in diesem Fall – um Liquiditätsengpässe zu vermeiden – dem Unternehmer ein gesetzlich normiertes Wahlrecht eingeräumt: Nach § 18 Abs. 2a Satz 1 UStG kann der Unternehmer anstelle des Kalendervierteljahres den Kalendermonat als Voranmeldungszeitraum wählen.
Für die Ausübung des Wahlrechts bedarf es keines Antrags, sondern es genügt, wenn der Unternehmer bis zum 10.2. des laufenden Kalenderjahres eine monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung abgibt.
Die Frist zur Ausübung dieses Wahlrechts ist grundsätzlich eine Ausschlussfrist. Wird diese Frist versäumt, können Wiedereinsetzungsgründe nach § 110 AO geltend gemacht werden, wenn die Fristversäumnis entschuldbar ist.
Hat der Unternehmer dieses Wahlrecht ausgeübt, muss er für das laufende Kalenderjahr die Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich abgeben. Es besteht nach § 18 Abs. 2a Satz 3 UStG eine einjährige Bindungsfrist; eine Rückkehr zur vierteljährlichen Abgabe innerhalb des laufenden Kalenderjahres ist ausgeschlossen.
Dies gilt auch dann, wenn sich durch besondere Umstände im laufenden Kalenderjahr herausstellt, dass sich keine Überschüsse, sondern Zahllasten ergeben. Der Unternehmer sollte sich also schon zu Beginn des Kalenderjahres vergewissern, ob die monatliche Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen für ihn tatsächlich die günstigere Variante ist.
3.3 Neugründungen von Unternehmen
3.3.1 Allgemeine Grundsätze
Nach § 18 Abs. 2 Satz 4 UStG besteht in Neugründungsfällen die Verpflichtung, die Umsatzsteuer-Voranmeldungen im laufenden Erstjahr sowie im folgenden Kalenderjahr monatlich abzugeben. Dies gilt auch dann, wenn die zu erwartende Steuer geringfügig ist.
Diese Regelung ist auf „echte“ Neugründungsfälle beschränkt. Hierunter fallen keine Firmenzusammenschlüsse, Zuständigkeitswechsel oder Beendigungen von Organschaftsverhältnissen.
Zwischen dem Einzelunternehmer U und der A-GmbH bestand in der Zeit vom bis zum ein Organschaftsverhältnis nach § 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG. U hatte die Verpflichtung, die Umsatzsteuer-Voranmeldungen vierteljährlich abzugeben. Durch die Beendigung des Organschaftsverhältnisses ist die A-GmbH ab dem als selbständiger Unternehmer anzusehen.
Die A-GmbH ist nicht verpflichtet ab dem nach § 18 Abs. 2 Satz 4 UStG Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich abzugeben. Die Einordnung richtet sich nach den Verhältnissen des ehemaligen Organträgers. Da der Organträger eine vierteljährliche Abgabeverpflichtung hatte, ist auch die A-GmbH nur zur vierteljährlichen Abgabe verpflichtet.
Eine monatliche Abgabeverpflichtung wäre nur dann gegeben, wenn die A-GmbH die unternehmerische Tätigkeit als eigenständiges Unternehmen erst 2021 oder 2022 aufgenommen hätte.
Im Fall von neu entstandenen Organschaften richtet sich der Abgabezeitraum für die Umsatzsteuer-Voranmeldungen nach der Höhe der Steuer des Organträgers im vorangegangenen Kalenderjahr. Die Umsätze der jeweiligen Organgesellschaften bleiben außer Betracht.
Die Eröffnung eines Insolvenzverfahrens oder eines Zwangsverwaltungsverfahrens ist ebenfalls kein Neugründungsfall, auch wenn die Finanzbehörde in derartigen Fällen eine zweite, neue Steuernummer vergibt. Die Abgabeverpflichtung richtet sich ausschließlich nach den Verhältnissen des Insolvenzschuldners bzw. des Grundstückseigentümers.