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Kein (zusätzliches) Kassenbuch bei Kassenführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme?
Leserfrage
Immer [i]bbk-leserfrage@nwb.de wieder erreichen uns Zuschriften von Lesern mit fachlichen Problemen, die auch für einen breiteren Leserkreis interessant sind. In loser Folge greifen wir diese Fragen in dieser Rubrik auf. Haben Sie auch eine fachliche Frage? Bitte richten Sie Ihre Zuschrift per E-Mail an bbk-leserfrage@nwb.de.
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Problem
[i]Teutemacher, Praxis-GoBD, 1. Aufl., Herne 2020 Im Zusammenhang mit der Digitalisierung bei Mandanten ergeben sich für Steuerberater in der Praxis zunehmend Fragen zur Kassenführung. Die Kassenhersteller und Kassenaufsteller wirken hier auf Mandantenebene verstärkt mit. Immer wieder fallen die Begriffe „Kassenjournal“, „Kassenbericht“ und „Kassenbuch“.
Verschiedene Kassenhersteller geben ihren Kunden und deren Steuerberatern oftmals folgende Auskunft:
„Wenn Sie das von uns installierte Kassensystem nutzen, wird nach unserer Erfahrung ein Kassenbuch nicht mehr benötigt, da sie zu jeder Zeit unverfälschte Daten exportieren können; also direkt am Termin, wenn der Finanzbeamte vor der Tür steht (Anmerkung: gemeint sind Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung). Da unsere Kassen GoBD-konform eingerichtet sind, dürfte es hier bei einer Prüfung zu keinen Problemen kommen.“
In diesem Zusammenhang stellt sich dem Steuerberater die folgende Frage:
Muss bei der Kassenführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme noch zusätzlich ein Kassenbuch geführt werden?
Antwort
1. Generelle Buchführungspflicht
[i]Krüger, Kassenführung (HGB), infoCenter NWB DAAAC-28623 Aus § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB ergibt sich, dass jeder Kaufmann (vgl. §§ 1, 2 6 HGB) verpflichtet ist, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen. S. 531
Neben der Pflicht zur Bilanzierung ergibt sich hieraus auch die Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs, d. h. zur buchmäßigen Darstellung der (baren) Geschäftsvorfälle (Geschäftskasse).
Nach [i]Befreiungstatbestände§§ 241a, 242 HGB sind Steuerpflichtige aber von der Buchführungs- und Bilanzierungspflicht befreit, wenn an zwei aufeinander folgenden Abschlussstichtagen der Jahresumsatz nicht mehr als 600.000 € und der Gewinn nicht mehr als 60.000 € beträgt.
Über § 140 AO gelten diese Pflichten auch für das Steuerrecht. Darüber hinaus müssen Steuerpflichtige ein Kassenbuch führen, wenn sie durch das Finanzamt aufgefordert werden, Bücher zu führen, weil sie die in § 141 AO genannten Grenzen überschreiten, oder wenn sie freiwillig Bücher führen (§ 5 EStG).
Die [i]Klarstellung im AEAOeindeutige Klarstellung erfolgt in Nr. 1.4 des AEAO zu § 146 durch die Finanzverwaltung. Denn hier wird explizit gefordert, dass jeder, der zur Führung von Büchern verpflichtet ist oder freiwillig Bücher führt, für die baren Betriebseinnahmen und baren Betriebsausgaben ein Kassenbuch (ggf. in Form aneinandergereihter Kassenberichte) zu führen hat.
Folglich [i]Happe, Einnahmen-Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG, Grundlagen NWB KAAAE-23480 besteht bei der Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG grundsätzlich keine Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs.
Über die Form oder die geforderten Inhalte des Kassenbuchs oder der Kassenberichte werden auch im AEAO keine direkten Anforderungen festgelegt.
Nur im [i]Teutemacher, Mandanten-Merkblatt: Checkliste für die Kassenführung mittels offener Ladenkasse, Arbeitshilfe NWB JAAAF-88008 Zusammenhang mit der Kassenführung mittels offener Ladenkasse gibt es eine konkrete Forderung an den zu nutzenden Kassenbericht: Sind Einzelaufzeichnungen bei der Kassenführung mittels offener Ladenkasse nicht zumutbar (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO), muss zwingend ein retrograd aufgebauter Kassenbericht verwendet werden.
2. Anforderungen an ein Kassenbuch
[i]EinzelaufzeichnungspflichtDas Kassenbuch stellt das buchmäßige Abbild der Geschäftskasse dar. Die dort vorzunehmenden Buchungen und erforderlichen Aufzeichnungen müssen täglich, einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 146 Abs. 1 Sätze 1 und 2 AO).
Der Begriff „Bücher“ ist funktional unter Anknüpfung an die handelsrechtliche Bedeutung zu verstehen. Die äußere Gestalt (gebundenes Buch, Loseblattsammlung oder Datenträger) ist dabei unerheblich. Eine gesetzlich vorgeschriebene Form für ein Kassenbuch gibt es nicht.