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Mitarbeiterentsendung ins Ausland
Ein Leitfaden für die Unternehmen – insbesondere HR- und Steuerabteilungen
Der Beitrag behandelt ausgehend von den Gründen für Mitarbeiterentsendungen im Konzern die Überlegungen, die vor der Entsendung eines Mitarbeiters anzustellen sind, und die organisatorischen Maßnahmen, die vor, während und am Ende der Entsendung ergriffen werden müssen. Ein besonderer Schwerpunkt liegt bei der Darstellung der zu bedenkenden steuerrechtlichen Aspekte.
Ebber, Auslandstätigkeit, infoCenter, NWB MAAAA-57044
Was ist ganz allgemein bei Mitarbeiterentsendungen zu beachten?
Welche Aspekte sind für eine erfolgreiche Entsendung bedeutsam?
Was ist Sinn und Zweck der 183-Tage-Regelung?
I. Einleitung
[i]Lievenbrück/Droß/Dissen, Steuerrechtliche Aspekte bei grenzüberschreitender Arbeitnehmerentsendung, NWB 19/2019 S. 1364, NWB HAAAH-13094 Lievenbrück/Droß/Dissen, Grenzüberschreitende Arbeitnehmerentsendung: steuer-, arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten, NWB 19/2019 S. 1407, NWB YAAAH-13100 Ziele und Gründe einer Mitarbeiterentsendung ins Ausland sind so vielfältig wie die Unternehmen selbst. So können der Aufbau einer neuen Tochtergesellschaft, Know-how-Transfer oder mangelnde Fach- und Führungskräfte ebenso der Grund für den Einsatz eines Mitarbeiters im Ausland sein wie die Etablierung einheitlicher Standards oder schlicht die Chance für den einzelnen Mitarbeiter, einen weiteren Schritt auf der Karriereleiter zu gehen. Häufig ergibt sich die Notwendigkeit für einen Auslandsaufenthalt sehr kurzfristig, so dass innerhalb weniger Wochen die Organisation einer Mitarbeiterentsendung geplant werden muss.
Mitarbeiterentsendungen bieten jedoch nicht nur Chancen, sondern auch Risiken für Unternehmen und deren Geschäftsführer. Nicht nur der deutsche Staat überwacht die Einhaltung steuerrechtlicher Regelungen sehr streng und ahndet eventuelle Fehler oder Versäumnisse. Auch in ausländischen Staaten gibt es Regeln, die einzuhalten sind, und bei Nichteinhaltung entsprechende Haftungstatbestände auslösen. So kann das Unterlassen von Registrierungspflichten oder versäumte Abführung von Lohnsteuern oder Sozialversicherungsbeiträgen auch im Ausland zu empfindlichen Strafen führen. Durch die sich beständig ausweitende digitale Vernetzung der Staaten untereinander erfolgt immer häufiger ein grenzüberschreitender Datenaustausch zwischen Behörden, wodurch grenzüberschreitende Tätigkeiten von Mitarbeitern im Ausland leichter erkennbar und überprüfbar werden.
Als international agierendes Unternehmen empfiehlt es sich daher, insbesondere steuerrechtliche Fallstricke in der Mitarbeiterentsendung zu vermeiden. Neben dem Steuerrecht sind für das Unternehmen im Rahmen einer Entsendung jedoch auch andere Themenfelder zu beachten, damit eine Entsendung den gewünschten Erfolg hat. Allzu oft stehen im Unternehmen zunächst die rechtlichen Themen im Fokus. Aber auch in der Mitarbeiterkommunikation und der tatsächlichen Planung der Entsendung sind Fallstricke zu umgehen.
II. Phasen eines Entsendungsprozesses
Der Entsendungsprozess eines Mitarbeiters kann in verschiedene Phasen aufgeteilt werden, in der auf das Unternehmen unterschiedliche Herausforderungen warten, die es zu meistern gilt. Hierbei gilt es, Fallstricke sowohl vor der tatsächlichen Abreise des Mitarbeiters ins Ausland, während seiner Tätigkeit dort, aber zum Teil auch noch nach seiner Rückkehr aus dem Ausland zu vermeiden.S. 869
1. Mitarbeiterauswahl
1.1 Mitarbeiterkommunikation
Auch wenn eine frühzeitige Mitarbeiterauswahl und eine entsprechende Kommunikation gegenüber dem ausgewählten Mitarbeiter sich eigentlich von selbst verstehen sollten, zeigen Fälle aus der Praxis, dass nicht selten Entscheidungen über die Entsendung eines Mitarbeiters zunächst auf Geschäftsleitungs-Ebene ggf. mit Einbeziehung des HR-Teams, aber ohne Kenntnis des betreffenden Mitarbeiters getroffen werden. Eine solche Vorgehensweise ist natürlich nicht unproblematisch. So kann sich in einem zu spät geführten Gespräch mit dem Mitarbeiter herausstellen, dass die bereits geplante Mitarbeiterentsendung platzt, weil private Gründe des Mitarbeiters oder fehlende Sprachkenntnisse einer Entsendung entgegenstehen.
1.2 Interkulturelles Training/Besuch im Gastland
Sofern es sich um eine Entsendung in ein für den Mitarbeiter noch unbekanntes Land handelt, sollten Unternehmen Mitarbeitern, insbesondere bei einer für einen längeren Zeitraum geplanten Entsendung, die Möglichkeit geben, das betreffende Land mit seinen vielleicht sehr fremden Sitten und Gebräuchen kennenzulernen. Ein interkulturelles Training ist in jedem Fall ein guter Einstieg, um Mitarbeiter für zu beachtende Besonderheiten zu sensibilisieren. Sofern der Mitarbeiter nicht allein, sondern mit Familie ins Ausland gehen soll, sollte ihnen vorab ein Besuch im Gastland ermöglicht werden. Auch wenn ein kurzer Aufenthalt i. d. R. noch die Besonderheiten der Urlaubssituation in sich birgt, kann dieser dennoch die Realität in dem anderen Land zumindest in gewissem Maß verdeutlichen. Nicht selten hat die konkrete Situation vor Ort nichts mit den Vorstellungen der Mitarbeiter aus TV-Serien oder Berichten in Reisemagazinen zu tun. Allzu oft werden durchgeplante, langjährige Entsendungen, die für das Unternehmen wirtschaftlich entscheidend sein können, nach kurzer Zeit von dem Mitarbeiter abgebrochen, weil klimatische und/oder kulturelle Bedingungen im Gastland doch nicht den Vorstellungen des Mitarbeiters (oder dessen Familie) entsprechen.
2. Vergütung
Die Fragen zur Vergütung sind ebenfalls vielfältig und auch an dieser Stelle warten auf das Unternehmen „Fettnäpfchen“, die es zu umgehen gilt.