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Bewirtungskosten
Eine Übersichtsseite zu den Stichwörtern des Kontierungslexikons finden Sie hier: NWB LAAAE-91155.
Zusammenfassung
Bei der Prüfung der Abzugsfähigkeit von Bewirtungsaufwendungen gilt es, Unterschiede zwischen der ertragsteuerlichen und der umsatzsteuerlichen Beurteilung zu beachten. Der Beitrag stellt die Unterschiede dar und gibt anhand von Beispielen Hinweise zur zutreffenden Buchung dieser Aufwendungen.
1. Welche Konten werden im SKR 03 oder 04 benötigt?
1.1 SKR 03
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1200 | Bank |
1570 | Abziehbare Vorsteuer |
1576 | Abziehbare Vorsteuer 19 % |
4306 | Nicht abziehbare Vorsteuer 19 % |
4650 | Bewirtungskosten |
4654 | Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten |
1.2 SKR 04
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1400 | Abziehbare Vorsteuer |
1406 | Abziehbare Vorsteuer 19 % |
1800 | Bank |
6640 | Bewirtungskosten |
6644 | Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten |
6871 | Nicht abziehbare Vorsteuer 19 % |
2. Rechtsgrundlagen
Tabelle in neuem Fenster öffnen
3. Wie wird kontiert?
3.1 Allgemeine Grundsätze
Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass unterliegen nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG einem Verbot des Betriebsausgabenabzugs, soweit sie 70 % der Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind.
Darüber hinaus ist zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung der Aufwendungen ein schriftlicher Beleg zu erstellen, in dem folgende Angaben enthalten sind:
Ort,
Tag,
Teilnehmer und
Anlass der Bewirtung sowie
Höhe der Aufwendungen.
Die steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen wurden im ausführlich erläutert. Bei Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb ist zum Nachweis die Rechnung über die Bewirtung beizufügen; dabei genügen auf dem Eigenbeleg Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung. Die zum Nachweis von Bewirtungsaufwendungen erforderlichen schriftlichen Angaben müssen zeitnah gemacht werden. Hierfür wird regelmäßig ein formloses Dokument (sog. Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg, vgl. Mustervorlage in Abschnitt 3.3) erstellt. Dieser Eigenbeleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben.
Die Rechnung muss nach R 4.10 Abs. 8 Satz 8 EStR den Anforderungen des § 14 UStG genügen. Sie muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis zu 250 € (Kleinbetragsrechnungen) müssen mindestens die Anforderungen des § 33 UStDV erfüllt sein.
Nach dem vorgenannten BMF-Schreiben muss der Bewirtungsbeleg die folgenden Angaben enthalten:
a) Rechnungen bis 250 € (Kleinbetragsrechnungen):
den Namen und die Anschrift des Bewirtungsbetriebs,
das Ausstellungsdatum,
den Tag der Bewirtung,
den Rechnungsbetrag und
die Leistungsbeschreibung.
b) Rechnungen über 250 €:
den Namen und die Anschrift des Bewirtungsbetriebs,
die Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
das Ausstellungsdatum,
die Rechnungsnummer,
den Tag der Bewirtung,
den Rechnungsbetrag und
die Leistungsbeschreibung.
Bei der Leistungsbeschreibung genügen Angaben wie „Menü 1“, „Tagesgericht 2“ oder „Lunch-Buffet“, nicht aber allgemeine Angaben wie „Speisen und Getränke“.
Bei Rechnungen über 250 € (brutto) muss der Name des bewirtenden Unternehmers auf der Rechnung enthalten sein. Diese Vorgabe wird durch eine ordnungsmäßige Rechnung mit der Angabe des Leistungsempfängers i. S. des § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG erfüllt.
Sofern der Gastwirt ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion i. S. von § 146a AO i. V. mit § 1 KassenSichV verwendet, muss auch die Bewirtungsrechnung maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet und mithilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung abgesichert sein. Handschriftliche Rechnungen oder lediglich maschinell erstellte Rechnungen erfüllen die Nachweisanforderungen des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 1 EStG nicht.
Wird über die Bewirtung eine Rechnung erstellt, deren Betrag überwiesen oder unbar bezahlt wird, genügt die Vorlage der Rechnung und des Zahlungsbelegs über die unbare Zahlung (d. h. Überweisung bzw. EC-Karten-Beleg).
Darüber hinaus sind im Abschnitt 3 des vorgenannten BMF-Schreibens Ausführungen zu digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnungen und -belegen sowie zur obligatorischen E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG enthalten. Danach kann der Eigenbeleg, der die Angaben zur Bewirtung (Anlass, Teilnehmer etc.) enthält, digital erstellt oder digitalisiert werden. Die erforderliche Autorisierung erfolgt durch eine elektronische Unterschrift oder elektronische Genehmigung. Das BMF verlangt eine digitale Zusammenfügung des digitalen bzw. digitalisierten Eigenbelegs mit der Bewirtungsrechnung. Der Betriebsausgabenabzug ist zu versagen, wenn sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen lässt.
Detaillierte Ausführungen zu den Nachweiserfordernissen sind in Rz. 18 ff. des vorgenannten BMF-Schreibens enthalten. Ebenso sind im Abschnitt 4 Hinweise zur Abziehbarkeit von Bewirtungskosten im Ausland enthalten.
Das vorgenannte BMF-Schreiben gilt für Zeiträume ab dem . Das bisherige gilt weiterhin für Bewirtungen bis zum .
Anders als bei der ertragsteuerlichen Beschränkung des Betriebsausgabenabzugs auf 70 % gibt es umsatzsteuerrechtlich keine Einschränkung: Nach § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG ist der Vorsteuerabzug für den nicht abzugsfähigen 30%igen Anteil der angemessenen Aufwendungen nicht ausgeschlossen. Der Vorsteuerabzug bleibt zu 100 % erhalten.
Diese Regelung gilt seit dem und war Ergebnis einer BFH-Entscheidung vom , wonach betrieblich veranlasste Bewirtungskosten unter den allgemeinen Voraussetzungen des Gemeinschaftsrechts zum vollen Vorsteuerabzug berechtigen. Eine Einschränkung des Rechts auf Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1a Satz 1 UStG ist nicht zulässig.
Die Finanzverwaltung hatte hierzu mit bereits im Vorgriff auf die gesetzliche Änderung den vollen Vorsteuerabzug in allen offenen Fällen zugelassen.
Einschränkend gilt, dass Voraussetzung für den Vorsteuerabzug neben den allgemeinen Voraussetzungen des § 15 UStG ist, dass die Bewirtungsaufwendungen nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen zu beurteilen sind. Soweit es sich nach der Verkehrsauffassung nicht um angemessene Aufwendungen handelt, ist der Vorsteuerabzug weiterhin zu versagen.
Ob die Bewirtungskosten angemessen sind, ist eine Einzelfallentscheidung. Kriterien für die Prüfung können sein:
die Üblichkeit der Aufwendungen bei vergleichbaren Betrieben,
die Größe des Unternehmens,
die Bedeutung des geschäftlichen Anlasses,
Bedeutung der bewirteten Personen für den Betrieb,
wirtschaftliche Erwartungen, die mit der Bewirtung verbunden sind wie Umsatz- und Gewinnerwartung.
Die Einzelfallprüfung ist für jede Bewirtung gesondert vorzunehmen. Eine Gesamtfallbetrachtung für alle Bewirtungen eines Veranlagungs- bzw. Besteuerungszeitraums ist nicht zulässig.
3.2 Was sind Bewirtungsaufwendungen?
Bewirtungsaufwendungen sind Umsätze für die Beköstigung von Personen, die umsatzsteuerrechtlich dem Begriff der Restaurationsleistung entspricht. Dies ist dann der Fall, wenn die Hingabe von Speisen und Getränke eindeutig im Vordergrund steht. Hierzu gehören auch Aufwendungen, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen und von untergeordneter Bedeutung sind, wie z. B. Trinkgelder oder Gebühren für die Garderobe.