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Workation im In- und Ausland rechtskonform umsetzen
Betriebsstättenrisiko, Sozialversicherungsrecht, Arbeitsrecht und Datenschutz
Das mobile Arbeiten hat sich in der Praxis mittlerweile vielfach durchgesetzt, ist es doch technisch ohne Weiteres möglich. Deswegen wollen Mitarbeiter zunehmend innerhalb Deutschlands, aber auch vom Ausland aus remote arbeiten, beispielsweise im Rahmen einer Workation. Dieser Beitrag gibt Unternehmen einen Überblick, welche rechtlichen Implikationen zu beachten sind, wenn Mitarbeitern eine Workation ermöglicht werden soll.
Workation von bis zu sechs Monaten im In- und Ausland (abhängig vom Zielland) ist für Unternehmen meist gut umsetzbar.
Eine Workation innerhalb Deutschlands lässt sich rechtlich eher risikoarm umsetzen. Die wirtschaftlichen Risiken aufgrund rechtlicher Unwägbarkeiten bei Workation im Ausland sind überschaubar.
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I. Was ist eine Workation?
Unter [i]Workation ist zeitlich befristet und geht erfahrungsgemäß auf den Wunsch des Arbeitnehmers zurück Workation wird die Verbindung von Arbeit („work“) und Urlaub („vacation“) verstanden. Wesensmerkmale einer Workation sind, dass die Tätigkeit gerade nicht im Büro des Arbeitgebers ausgeübt wird, sondern im Homeoffice oder von einem anderen Ort aus. Die Tätigkeit erfolgt zeitlich befristet (in der Regel vor oder nach einem Urlaub) und geht erfahrungsgemäß auf den ausdrücklichen Wunsch des Arbeitnehmers zurück. Anders als bei einer Entsendung liegt die nur vorübergehende Änderung des Arbeitsorts (der im Arbeitsvertrag vereinbart ist) also nicht in einer betrieblichen Anweisung des Arbeitgebers, sondern stellt vielmehr ein mittlerweile sehr beliebtes Mitarbeiter-Benefit dar.
In der Praxis erhalten die Mitarbeiter die Möglichkeit, für wenige Wochen bis maximal sechs Monate, von ihrem Urlaubsort aus für den Arbeitgeber zu arbeiten. Dies bietet sich vor allem in den Berufen an, in denen nur ein Laptop und eine stabile Internetverbindung erforderlich ist, z. B. typischerweise in der Softwarebranche. In Zeiten S. 114des zunehmenden Fachkräftemangels sollten m. E. Unternehmen eine Workation daher ermöglichen, um als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben.
Eine gesetzliche Definition oder einen Rechtsanspruch auf das mobile Arbeiten gibt es derzeit nicht. Daher müssen die einzelnen betroffenen Rechtsgebiete näher beleuchtet werden:
II. Workation innerhalb Deutschlands
Eine Workation innerhalb Deutschlands lässt sich rechtlich eher risikoarm umsetzen. Der Mitarbeiter arbeitet beispielsweise für ein Softwareunternehmen in Berlin, möchte aber für eine gewisse Zeit von Bayern aus arbeiten, um dort seinen Urlaubsaufenthalt in den Bergen verlängern zu können.
1. Betriebsstättenrisiko
Soweit ersichtlich käme innerhalb Deutschlands nur eine gewerbesteuerliche Betriebsstätte in Betracht, nämlich dann, wenn ein Mitarbeiter zeitweise an einem anderen Ort in Deutschland als dem Büro des Arbeitgebers arbeitet gemäß § 4 Abs. 1 GewStG i. V. mit § 12 Satz 1 AO.
Die [i]Keine Begründung einer gewerblichen Betriebsstätte bei unter 6 MonatenBegründung einer gewerbesteuerlichen Betriebsstätte setzt u. a. voraus, dass die feste Geschäftseinrichtung auf eine gewisse Dauer angelegt ist und nicht nur vorübergehend der Unternehmenstätigkeit dient. Da die Rechtsprechung von einer Mindestzeitspanne von sechs Monaten ausgeht, wird davon ausgegangen, dass unterhalb der sechs Monate jedenfalls keine Betriebsstätte begründet wird, beispielsweise aufgrund einer nur kurzfristigen Anmietung eines Coworking Spaces. Dies wird man auf eine Workation sicherlich übertragen können, wenn die Workation arbeitsvertraglich von vornherein auf unter sechs Monate begrenzt wird. Gleichwohl ist die sechs-Monats-Grenze keine starre Grenze.
Die Finanzverwaltung hat aber jedenfalls erklärt, dass durch die Tätigkeit eines Arbeitnehmers in dessen häuslichem Homeoffice in der Regel keine Betriebsstätte des Arbeitgebers begründet wird. Nichts anderes muss dann auch in Workation-Fällen gelten.