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Die Weihnachtsfeier als Steuerfalle
Die einkommen- und umsatzsteuerliche Behandlung von Betriebsveranstaltungen
Für den einen sind Betriebsveranstaltungen ein lästiges Übel, für den anderen eine willkommene Abwechslung, mit Kollegen auch einmal abseits des Büroalltags in einem anderen Umfeld ins Gespräch zu kommen, insbesondere nachdem aufgrund pandemiebedingter Kontaktbeschränkungen und zunehmendem Trend zum Homeoffice Begegnungen am Arbeitsplatz seltener geworden sind. Auch aus Sicht des Arbeitgebers stellen Betriebsveranstaltungen eine Möglichkeit dar, Mitarbeiter zu binden bzw. in Zeiten von Fachkräftemangel neues Personal zu akquirieren – daher heißt es bei Art und Umfang oft „Nicht kleckern, sondern klotzen!“. Steuerlich gibt es allerdings Beschränkungen, die hinsichtlich Einkommen- und Umsatzsteuer auch noch unterschiedlich sind.
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I. Ertragsteuern
1. Definition und Freibetrag
[i]BetriebsveranstaltungZuwendungen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer und ggf. dessen Begleitperson(en) anlässlich von Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter (Betriebsveranstaltungen) gehören gem. § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 1 EStG zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit. Solche Betriebsveranstaltungen können z. B. Betriebsausflüge, Weihnachts- und Jubiläumsfeiern, nicht jedoch die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder eines einzelnen Arbeitnehmers z. B. bei dessen Ausscheiden aus dem Betrieb sein ( BStBl 2015 I S. 832, Tz. 1), und zwar unabhängig von ihrer Dauer (zu einer zweitägigen Veranstaltung: , BStBl 2006 II S. 439). Unerheblich ist, ob die Veranstaltung vom Arbeitgeber, Betriebsrat oder Personalrat durchgeführt wird ( BStBl 2015 I S. 832, Tz. 1).
[i]Veranstaltung muss allen Angehörigen des Betriebs oder Betriebsteils offenstehenAuch wenn die Legaldefinition in § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 1 EStG für das Vorliegen einer Betriebsveranstaltung nicht ausdrücklich verlangt, dass die Veranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht, so wie es Satz 3 hinsichtlich des Freibetrags erfordert (s. unten 2), sei dies nach Ansicht der OFD NRW unter Verweis auf die ständige BFH-Rechtsprechung vor der gesetzlichen S. 3179Normierung dennoch Voraussetzung (OFD NRW, Kurzinformation v. , DB 2016 S. 2696 m. w. N.; s. aber unten 3).
[i]Zuwendungen anlässlich einer BetriebsverstaltungZuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung sind nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 2 EStG alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Veranstaltung aufwendet.
Hierzu [i]Beispiele für typische Zuwendungengehören z. B.:
Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten;
die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten (z. B. eine vom Arbeitgeber organisierte gemeinsame Busfahrt zum Ausflugsziel, nicht aber Reisekosten von an einem anderen Unternehmensstandort tätigen Arbeitnehmern, die für den Betriebsausflug zunächst zur Unternehmenszentrale anreisen; diese Fahrt- und Übernachtungskosten können gem. § 3 Nr. 16 EStG vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden (, BStBl 2020 II S. 531, Rz. 21);
Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft;
Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager (das anderslautende , BStBl 2021 II S. 395 betrifft die alte Rechtslage!), aber auch z. B. Kosten für anwesende Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, Stornokosten oder Trinkgelder, nicht dagegen rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers, wie z. B. die anteiligen Kosten bei einer Betriebsveranstaltung in seinen eigenen Räumlichkeiten (AfA, Strom, Wasser) ( BStBl 2015 I S. 832, Tz. 2 m. w. N.) und
„No-Show“-Kosten (s. unten 2).
[i]Freibetrag von 110 €Die Zuwendungen gehören nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 3 EStG jedoch nicht zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit, soweit sie den Betrag von 110 € je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen und die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht (unter Betriebsteil ist eine betriebliche Organisationseinheit von einiger Bedeutung und Größe zu verstehen, BT-Drucks. 18/3441 S. 57).
[i]Begrenzt auf max. zwei Betriebsveranstaltungen jährlichDie Befreiung gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 4 EStG). Nimmt der Arbeitnehmer an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teil, können die beiden Veranstaltungen, für die der Freibetrag gelten soll, ausgewählt werden ( BStBl 2015 I S. 832, Tz. 4, c).