UStAE Aktuell
2024
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14b.1. Aufbewahrung von Rechnungen
Aktualisierende und ergänzende Anmerkungen zur konsolidierten Fassung des UStAE
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz vom (BGBl I 2024 Nr. 323) ist die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen auf 8 Jahre verkürzt worden. Die Neuregelung ist auf alle Rechnungen anzuwenden, deren 10jährige Aufbewahrungsfrist am noch nicht abgelaufen ist (§ 27 Abs. 40 UStG).
Papierrechnungen können unter bestimmten Voraussetzungen als Wiedergaben auf einem Bildträger (z. B. Mikrofilm) oder auf anderen Datenträgern (z. B. Magnetband, Diskette, CD-ROM) aufbewahrt werden (Abschn. 22.1 Abs. 2 UStAE; vgl. dazu auch Henn/Kuballa, NWB 2017 S. 2779). Elektronische Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden (vgl. dazu Abschn. 14b.1 Abs. 6 UStAE). Eine Aufbewahrung als Papierausdruck ist nicht zulässig. Das bei der Aufbewahrung angewendete Verfahren muss den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ entsprechen. Daher sollten elektronische Rechnungen unmittelbar nach dem Zugang in ihrer Urform archiviert werden (vgl. hierzu Groß/Lamm/Lindges, DStR 2012 S. 1413; Robisch, UR 2012 S. 550; ...