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NWB-BB Nr. 7 vom Seite 205

Leitfaden zur Erstellung und Auswertung eines Betriebsabrechnungsbogens

Mit Checkliste in der NWB Datenbank

Dipl.-Finw. (FH) Christof Maurer

Dieser Beitrag knüpft an den Beitrag „Kosten- und Leistungsrechnung in KMU einrichten“ aus NWB-BB 10/2019 S. 296, NWB VAAAH-30500, an. Als Schritt 6 (von 8) wurde dabei die Erstellung eines Betriebsabrechnungsbogens (BAB) genannt. Der Autor erläuterte, was unter einem BAB zu verstehen und wie dieser grds. zu handhaben ist. Da der BAB eine durchaus komplexe Materie ist, wird im Folgenden vertiefend auf ihn eingegangen und im Sinne eines Leitfadens ausführlich und anhand von Beispielen beschrieben, wie Sie ihn erstellen und aus ihm wertvolle wirtschaftliche Informationen generieren können. Passend hierzu finden Sie ein Berechnungsprogramm bzw. Muster eines BAB im Handel unter NWB QAAAE-26271. Die neue Checkliste „Betriebsabrechnungsbogen“, NWB UAAAI-60713, unterstützt Sie bei der Einrichtung und Anwendung des BAB.

Betriebsabrechnungsbogen – Checkliste, NWB UAAAI-60713
Betriebsabrechnungsbogen im Handel – Berechnungsprogramm, NWB QAAAE-26271

Kernaussagen
  • Der BAB ist als tabellarische Form der Kostenstellenrechnung zu verstehen.

  • Dessen Hauptaufgaben sind die möglichst verursachungsgerechte Verteilung der Gemeinkosten auf die Kostenstellen, die Bildung von Zuschlagssätzen und die Kontrolle der Kosten pro Kostenstelle.

  • Damit ist der BAB das geeignete Tool zur Kostenkontrolle sowie zur Initiierung und Überwachung von Kostenoptimierungsmaßnahmen im Bereich der Gemeinkosten.

  • Bei kleineren Unternehmen ist meistens die einstufige Variante des BAB ausreichend, da diese nur wenige Hauptkostenstellen haben und keine Vor- oder Hilfskostenstellen benötigen; dagegen ist der Einsatz des mehrstufigen BAB besonders für Unternehmen mit mehreren Fertigungsstellen und Hilfskostenstellen und einer breiten Produktpalette von Interesse.

I. Grundsätzliches zum Betriebsabrechnungsbogen

Der BAB ist ein weit verbreitetes und wichtiges Instrument der Kostenrechnung und wird vor allem von produzierenden Unternehmen sowie von Handelsunternehmen aller Größen angewandt. Er dient dazu, die Gemeinkosten eines Unternehmens zunächst auf Kostenstellen und dann anteilig auf die Kostenträger zu verteilen. Die Einzelkosten werden den Kostenträgern weiterhin direkt zugerechnet. Je nachdem, ob ein Betrieb lediglich Fertigungshauptkostenstellen oder zusätzlich noch sog. Hilfskostenstellen besitzt, wird der BAB entweder in einer einfachen oder in einer mehrstufigen Variante erstellt.

Jeder BAB ist so aufgebaut, dass er in horizontaler Richtung die Kostenstellen auflistet und in vertikaler Richtung die Kostenarten.

Der BAB kann mit Plan- und mit Istwerten erstellt werden. Hauptaufgabe des BAB ist die Übernahme der Gemeinkostenarten aus der Buchhaltung sowie deren Verrechnung auf die Kostenstellen, in denen sie entstanden sind. Mit seiner Hilfe werden dann die Zuschlagssätze errechnet, die Eingang in die Kostenträgerstückrechnung (Kalkulation) finden. Der BAB erfüllt darüber hinaus die wichtige Aufgabe der Kontrolle der Wirtschaftlichkeit. Mit seiner Hilfe können die Gemeinkosten am Ort ihrer Entstehung überwacht und Unregelmäßigkeiten aufgezeigt werden. Es können Zeit- oder Betriebsvergleiche sowie ein Vergleich mit Plankosten vorgenommen werden.

Übersicht 1 zeigt, welche Bereiche der Kosten- und Leistungs-rechnung durch den BAB abgedeckt werden (rot umrandeter Bereich) und wie dieser aufgebaut ist: S. 206

II. Für KMU oft ausreichend: Der einstufige Betriebsabrechnungsbogen

Beim einstufigen BAB handelt es sich um die Grundform des BAB. Für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) ist diese Form oftmals ausreichend. Der einstufige BAB enthält i. d. R. die vier Hauptkostenstellen „Material“, „Fertigung“, „Verwaltung“ und „Vertrieb“, denen die Gemeinkosten ohne weitere Verteilung direkt zugerechnet werden.

Der einstufige BAB wird wie folgt erstellt:

  • Zunächst wird eine Aufstellung sämtlicher Gemeinkostenarten eines Betriebs vorgenommen. Diese werden im BAB in der linken Spalte vertikal angeordnet.

  • In der nächsten Spalte wird jetzt für jede Kostenart die Verteilungsgrundlage festgelegt, entweder direkt per Beleg oder indirekt durch Verwendung von Schlüsseln.

  • Anschließend werden in einer weiteren Spalte die Zahlen der Buchhaltung in den BAB übernommen und anhand der vorher definierten Kriterien auf die Kostenstellen oder Kostenbereiche, die in den nachfolgenden Spalten ausgewiesen sind, verteilt.

  • Addiert man jetzt die so verteilten Gemeinkosten einer jeden Kostenstelle, so erhält man die für die Kalkulation verschiedenartiger Erzeugnisse erforderlichen Summen pro Hauptkostenstelle (z. B. Einkauf, Produktion).

  • Die Hauptkostenstellengemeinkosten werden dann mit Hilfe von prozentualen Gemeinkostenzuschlagssätzen auf die Kostenträger verteilt. Die Zuschlagssätze werden ermittelt, indem man die Gemeinkosten einer Kostenstelle zu den Zuschlagsgrundlagen in Beziehung setzt.

  • Diese Zuschlagsgrundlagen müssen

    • die Inanspruchnahme einer Kostenstelle durch den Kostenträger wiedergeben und

    • in Abhängigkeit zu den verrechnenden Gemeinkosten sein.

  • Jeder Hauptkostenstelle wird eine Zuschlagsgrundlage zugewiesen, auf die die Gemeinkosten dieses Bereichs bezogen werden.

Download-Tipp

Das Excel-Tool „Betriebsabrechnungsbogen im Handel“, NWB QAAAE-26271, veranschaulicht den Aufbau eines einstufigen BAB und unterstützt bei der Erstellung.

Nachfolgend wird vertiefend auf die praktische Anwendung des einstufigen BAB eingegangen. Ziel ist es, die Herstellkosten sowie die Selbstkosten des Umsatzes möglichst genau zu ermitteln.

1. Möglichkeiten der Verteilung der Gemeinkosten

Eine für die Praxis schwierige Aufgabe besteht in der verursachungsgerechten Zuordnung der Gemeinkostenarten auf die einzelnen Kostenstellen. Übersicht 2 zeigt Kriterien für die Verteilung von Kostenarten, die sich in der Praxis bewährt haben:


Tabelle in neuem Fenster öffnen
Übersicht 2: Kriterien für die Verteilung von Kostenarten
Kostenarten
Verteilungsgrundlage
Gemeinkostenmaterial
Verbrauch lt. Kostenstelle nach Beleg oder Schätzung
Betriebsstoffe
Verbrauch lt. Kostenstelle und Beleg
Energiekosten
Verbrauch lt. Kostenstelle nach Zählern
Hilfslöhne
Lohnlisten → Beschäftigte pro Kostenstelle
Gehälter
Gehaltslisten → Beschäftigte pro Kostenstelle
Soziale Abgaben
Beschäftigte pro Kostenstelle S. 207
Miete
Quadratmeter pro Kostenstelle
Heizung
Quadrat- oder Kubikmeter pro Kostenstelle
Abschreibungen
Anlageverzeichnis
Marketing
Umsatz pro Sparte, Anzahl Aktionen, Zurechnung Vertrieb
Fuhrpark
Zuordnung Mitarbeiter und Abteilungen (Pool-Fahrzeuge)
Sonstige Kosten
Verursachungsgerechte Umlage nach Belegen
Kalkulatorische Kosten:
Kalk. Abschreibung
Wiederbeschaffungswerte lt. Inventar und Kostenstelle
Kalk. Wagnisse
Schadensfälle pro Kostenstelle
Kalk. Zinsen
Umlage auf Basis betriebsnotwendiges Kapital pro Kostenstelle
Kalk. Unternehmerlohn
Verteilung nach Leistungsbeträgen pro Kostenstelle

Zunächst erfolgt die Verteilung auf Basis der Planung, womit das Risiko einhergeht, dass die Vorgehensweise zu falschen Verteilungsergebnissen führt. Deshalb sollten im Rahmen eines monatlichen oder quartalsweisen Soll-Ist-Abgleichs identifizierte Verteilungsfehler korrigiert werden.

Beispiel

Das Unternehmen hat die Hauptkostenstellen Material, Fertigung, Verwaltung und Vertrieb. Der BAB soll so erstellt werden, dass die Kostenarten entsprechend der Verteilungsschlüssel den einzelnen Kostenstellen zugeordnet werden.


Tabelle in neuem Fenster öffnen
Kostenart
Betrag lt. KLR
Verteilungsgrundlage
Gehälter
600 T€
Gehaltslisten:
Material 5 %, Fertigung 60 %, Verwaltung 15 %, Vertrieb 20 %
Abschreibungen
200 T€
Verteilung entsprechend Inventar:
4 : 12 : 3 : 1
Miete
50 T€
qm: 3.500, 26.500, 16.000, 4.000
Strom
20 T€
kWh: 3.000, 14.000, 2.000, 1.000
Kalk. Wagnisse
9 T€
Material 3 T€, Fertigung 6 T€
Sonstige Kosten
1 T€
Verwaltung 0,6 T€, Vertrieb 0,4 T€
 
880 T€
 

Auf Basis der Verteilungsgrundlage werden die Gemeinkosten i. H. von 880 T€ nun auf die Hauptkostenstellen verteilt:


Tabelle in neuem Fenster öffnen
Gemeinkostenarten
Zahlen der KLR
Material
Fertigung
Verwaltung
Vertrieb
Gehälter
600 T€
30
360
90
120
Abschreibungen
200 T€
40
120
30
10
Miete
50 T€
3,5
26,5
16
4
Strom
20 T€
3
14
2
1
Kalk. Wagnisse
9 T€
3
6
0
0
Sonstige Kosten
1 T€
0
0
0,6
0,4
 
880 T€
79,5
526,5
138,6
135,4

Die Gemeinkosten sind nun in Summe auf die Hauptkostenstellen verteilt. D. h. alle (Hilfs-)Kostenstellen sind nun komplett entlastet, also auf 0 € gestellt und nur die Hauptkostenstellen sind noch belastet.

2. Gemeinkostenzuschlagssätze ermitteln

Im Anschluss an die Verteilung der Gemeinkosten auf die Hauptkostenstellen werden nun die jeweiligen Gemeinkostensummen den Einzelkosten prozentual zugeschlagen.

Dabei sind diese vier Gemeinkostenzuschlagssätze zu ermitteln:

  • Materialgemeinkosten-Zuschlagssatz,

  • Fertigungsgemeinkosten-Zuschlagssatz,

  • Verwaltungsgemeinkosten-Zuschlagssatz und

  • Vertriebsgemeinkosten-Zuschlagssatz.