Besitzen Sie diesen Inhalt bereits, melden Sie sich an.
oder schalten Sie Ihr Produkt zur digitalen Nutzung frei.

Dokumentvorschau
BBK Nr. 10 vom Seite 470

Aufbau und Anfertigung einer Investitionscontrolling-Richtlinie

Formulierungsbeispiele zur unternehmensindividuellen Ausgestaltung

Prof. Dr. Ludwig Hierl

Nach [i]Hierl, Planungs- und Kontrollrechnungen von Investitionen, BBK 18/2015 S. 851 NWB NAAAF-01732 § 91 Abs. 3 AktG in der Fassung des Finanzmarktintegritätsstärkungsgesetzes (FISG) hat der Vorstand einer börsennotierten Gesellschaft ein angemessenes und wirksames internes Kontrollsystem (IKS) und Risikomanagementsystem (RMS) einzurichten. Eine Investitionscontrolling-Richtlinie (ICR), die häufig etwas kürzer als Investitionsrichtlinie bezeichnet wird, ist ein typischer Bestandteil eines solchen IKS-RMS. Als Handlungsgrundlage zum Umgang mit vorgesehenen, begonnenen und abgeschlossenen Investitionen wird eine ICR allerdings ebenso allen anderen und damit insbesondere auch kleineren Unternehmen empfohlen. Zum einen können so Investitionschancen gezielter genutzt und Investitionsrisiken gemanagt werden, die sogar den Fortbestand eines Unternehmens gefährden können. Zum anderen widerspricht es einer anzustrebenden betriebswirtschaftlichen Effizienz, bei jedem Investitionsvorhaben neue Überlegungen zu Verantwortlichkeiten und Entscheidungskompetenzen anzustellen. Investitionsprozesse sollten weitestmöglich standardisiert sowie Vorgaben und Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt werden. Als Ausgangsbasis für eine unternehmensindividuelle Ausgestaltung einer internen ICR werden in diesem Beitrag ausgewählte formale und inhaltliche Aspekte beispielhaft prozessual und instrumental skizziert.

I. Allgemeine Angaben

1. Deckblatt

[i]Layout und FormalienEs bietet sich an, die erste, üblicherweise mit einem Schreibprogramm wie MS Word im Format DIN A4 erstellte Seite einer Investitionscontrolling-Richtlinie als Deckblatt mit einem ansprechenden, Corporate Identity (CI)-konformen Layout zu gestalten.

Formulierungsbeispiel:S. 471

Neben dem Unternehmensnamen mit Firmenlogo könnten die Bezeichnung „Investitionscontrolling-Richtlinie“, der Versionsstand (z. B. V3) mit Erstellungsdatum (z. B. ) und Beginn der Gültigkeit (z. B. ab dem ) sowie der Name des Erstellers (z. B. Ludwig Hierl) aufgenommen werden.

2. Inhaltsverzeichnis

Ein bei vielen Schreibprogrammen automatisch generierbares Inhaltsverzeichnis mit Seitennummerierung erleichtert der Leserschaft die Orientierung sowie die zielorientierte Suche nach bestimmten Inhalten.

3. Zielsetzung

Mit [i]Ziele einer Investitionscontrolling-Richtlinie der Angabe einer Zielsetzung wird der Nutzen des Dokuments erkennbar und damit das Verständnis bei den Anwenderinnen und Anwendern erhöht.

Formulierungsbeispiel:

Diese Investitionscontrolling-Richtlinie regelt das Verfahren, wie bei dem Unternehmen Beispiel GmbH Investitionen beantragt, bewertet, entschieden, realisiert, kontrolliert sowie dokumentiert werden. Die Richtlinie soll dafür sorgen, dass Investitionsentscheidungen transparent und effizient getroffen sowie Missverständnisse vermieden werden. Die Dokumentationen zur Beantragung, zur Bewertung, zur Entscheidung, zur Realisation, zur fortlaufenden Kontrolle, zum vorzeitigen Projektabbruch (bei erkennbarem Misserfolg) sowie zum (erfolgreichen) Projektabschluss sollen objektiv und prägnant so erfolgen, dass diese auch von unbeteiligten Dritten in kurzer Zeit nachvollzogen werden können. Anregungen zur Verfahrensverbesserung oder zur Überarbeitung dieser Richtlinie nimmt die kaufmännische Leitung (oder die Geschäftsleitung bzw. der Vorstand) gerne formlos entgegen. Dem Controlling obliegt in Anlehnung an Küpper et al. eine Koordinations- und Servicefunktion.

4. Geltungsbereich

[i]Zeitlicher und sachlicher GeltungsbereichDie Angabe eines zeitlichen und sachlichen Geltungsbereichs erleichtert die korrekte Anwendung bzw. auch Nichtanwendung der Investitionscontrolling-Richtlinie zum jeweils gültigen Stand.

Formulierungsbeispiel:

Diese Richtlinie ist in der Version 1 vom zum in Kraft getreten. Sie gilt ab diesem Zeitpunkt immer gemäß dem im Intranet veröffentlichten aktuellen Stand (Bereich Formulare – Richtlinien – Investitionscontrolling), seit dem in der Version 3 vom . Der sachliche Geltungsbereich umfasst sämtliche Anschaffungen von handels- oder steuerrechtlich aktivierungsfähigen Gegenständen des Anlagevermögens auf Rechnung des Unternehmens Beispiel GmbH. Auszahlungen für beispielsweise Forschung und Entwicklung sowie Marketing und Vertrieb sind von der Investitionscontrolling-Richtlinie generell ausgenommen, für diese gelten gesonderte Budgetierungsrichtlinien. Einzelne Vermögensgegenstände, deren Nettorechnungswert (ohne Umsatzsteuer) den gesetzlich festgelegten Wert für geringwertige Wirtschaftsgüter nicht übersteigt S. 472(derzeit 800 €), sind von dieser Richtlinie ebenfalls ausgenommen und unterliegen der Genehmigung entsprechend der Richtlinie für zu tätigende sonstige Ausgaben von geringerem Wert.
Für jede Abweichung von dieser Richtlinie ist ein schriftliches Einverständnis der kaufmännischen Leitung (oder der Geschäftsleitung bzw. des Vorstands) erforderlich.

5. Grundlegende Hinweise sowie Glossar

In [i]Verfahrenshinweise diesem Bereich können grundsätzliche Verfahrenshinweise gegeben werden, die nicht eindeutig nur einer Investitionsphase zugeordnet werden können. Ein Glossar mit Erklärungen zu den wichtigsten verwendeten Begriffen kann dabei helfen, Missverständnissen und Fehlinterpretationen vorzubeugen. Es kann ebenso wie Berechnungsbeispiele als Anhang zur Investitionscontrolling-Richtlinie angefügt werden.

Formulierungsbeispiel:

Die Verantwortung für die Einhaltung aller beschriebenen Verfahrensprozesse im Zusammenhang mit einer Investition trägt der Antragsteller bzw. die Antragstellerin, soweit von der kaufmännischen Leitung (oder der Geschäftsleitung bzw. vom Vorstand) keine anderweitige Zuordnung vorgenommen wurde.
Hinsichtlich der finanziellen Auswirkungen von Investitionen ist eine Gesamtbetrachtung durchzuführen. Das bedeutet unter anderem, dass weder eine Splittung von Investitionen vorgenommen werden darf (z. B. zur Umgehung von Genehmigungsgrenzen) noch Folgewirkungen auf beispielsweise andere Bereiche oder Investitionen vernachlässigt (oder sogar unberücksichtigt) bleiben dürfen. Es ist die gesamte Wertschöpfungskette in die Überlegungen einzubeziehen.
Für die Beantragung, die Bewertung sowie die laufende Überprüfung von Investitionen sind einheitliche Formulare in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden (siehe Intranet – Bereich Formulare). Sofern fachliche Stellungnahmen notwendig oder für die Entscheidung hilfreich sind, sind diese den jeweiligen Formularen als Anlage beizufügen. Bei Fragen, die nicht mithilfe der vier beigefügten Anhänge (ein Glossar mit wichtigen Begriffsklärungen sowie drei detaillierte Berechnungsbeispiele) geklärt werden können, sollte eine Rücksprache mit dem Fachbereich Controlling erfolgen.

II. Hinweise zur Planung und Bewertung

1. Beantragung und Planung

In [i]Weiland, Investitions-Check: Umfangreicher Leitfaden für die Planung von Investitionen, NWB-BB 1/2018 S. 14 NWB LAAAG-67854 diesem Bereich ist der Prozess der Antragstellung und Planung von Investitionen zu regeln.