NWB Nr. 50 vom Fach 18 Seite 651
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Seit dem Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Beitrages kann sich die Rechtslage so geändert haben, dass einzelne Ausführungen oder auch ganze Textpassagen heute nicht mehr zutreffen. Deshalb wurde dieser Beitrag am 01.01.1994 aus dem gedruckten Nachschlagewerk ausgeschieden.
Steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten
Die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen ergeben sich aus § 257 HGB und § 147 AO. Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind 6 Jahre aufzubewahren. Die nachfolgende Übersicht subsumiert die einzelnen betrieblichen Schriften und Vorgänge unter diese Begriffe und macht deutlich, welche Unterlagen ab vernichtet werden können.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, ein Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnungen vorgenommen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Die Aufbewahrungsfrist endet in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, das sich aus Beginn und Dauer der Frist errechnen läßt.
Für die ordnungsmäßige Aufbewahrung ist stets der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige verantwortlich. Dies gilt auch dann, wenn die Buchführung oder die sonstigen Aufzeichnungen von Dritten erfolgen.
Nach Ablauf der Fristen brauchen Unterlagen nur noch aufbewahrt werden, wenn sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers bedeutsam sind.
Mikroverfilmte Unterlagen müssen richtig und vollständig den Inhalt wiedergeben; eine spätere Änderung der Aufnahmen muß abgeschlossen sein. Die Rückvergrößerung muß auf Verlangen in angemessener Frist und lesbarer Größe möglich sein.
Hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten aus anderen Vorschriften und Gesetzen sei auf die Veröffentlichung ”Aufbewahrungsfristen von A bis Z” in NWB F. 15 S. 541 verwiesen.
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Beleg aus
dem Jahre . .
. und früher ------------------------------------------------------------------ Abhängigskeitsberichte 1981 Ablochbelege mit Buchungsbelegfunktion 1985 Abrechnungsunterlagen 1985 Abschlagzahlungen 1985 Abschlußbuchungsbelege 1985 Abschlußkonten 1981 Abschlußrechnungen, -buchungsbelege 1985 Abschreibungsunterlagen 1985 Abtretungserklärungen 1985 Abwertungsbelege 1985 S. S. 3903S. NWB-F.18-652 NWB-1991-3902 Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 1981 Akkreditive 1985 Akkordunterlagen 1985 Aktenvermerke 1985 Angebote 1985 Angestelltenversicherung (Belege) 1985 Anlageninventare 1981 Anlagengruppenschlüsselverzeichnis 1981 Anlagenunterhaltungskosten 1985 Anlagevermögensbücher und -karteien 1981 Anleihebücher 1981 Anleihen 1985 Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen 1985 Anzahlungsunterlagen 1985 Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 1981 Arbeitgeberzuschußkarten 1985 Auftragskostenbelege 1985 Ausfuhrunterlagen 1985 Ausgangsrechnungen 1985 Ausschlußlisten als Buchungsbelege 1985 Außendienstabrechnungen 1985 Außenhandelsunterlagen 1985 Auszahlungsbelege 1985 Bahnabrechnungen 1985 Bahnfrachtbriefe 1985 Bahnbelege 1985 Bankbürgschaften 1985 Bareinkaufs- und verkaufsunterlagen 1985 Bauantragskostennachweise 1985 Baubeschreibungen 1985 Baugenehmigungen 1985 Baubücher 1981 Beherrschungsverträge 1981 Beförderungssteuernachweise 1985 Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 1985 Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Post-Buchhaltung) 1981 Bergamtsanweisungen 1985 Berlinförderungsunterlagen 1985 Bestandsberichtigungen 1985 Bestandsermittlungen 1981 Bestandsverzeichnisse 1981 Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen erforderlich 1985 Betriebskostenrechnung 1985 Betriebsprüfungsberichte 1985 Betriebsunfallunterlagen 1985 Bewertungsunterlagen 1985 Bewirtungsunterlagen 1985 Bezugskostennachweise 1985 Bilanzen (Jahresbilanzen) 1981 Bilanzbücher Bilanzkonten 1981 Bilanzunterlagen 1985 Börsenaufträge 1985 Bons 1985 Buchungsanweisungen 1985 Buchungsbelege 1985 Bruttoerlösnachweise 1985 Bruttolohnlisten 1985 Bruttolohnsammelkarten 1985 Bruttolohnstreifen 1985 Buchführungsrichtlinien soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich 1981 Bürgschaftsunterlagen 1985 Bundesbahnverrechnungskarten 1985 Clearing-Belege 1985 Code-Pläne für Verständnis der Buchführung 1981 COM-Verfahrensbeschreibungen 1981 CPD-Konto 1981 Darlehenskonto 1981 Darlehensunterlagen 1985 Darlehensverträge 1985 Dauerauftragsunterlagen 1985 Dauervorschüsse 1985 DDR-Bezüge und Leistungen 1985 Debitorenkonten 1981 Deklarationen 1985 Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 1985 Depotbücher 1981 Deputatunterlagen 1985 Devisenunterlagen 1985 Doppelbesteuerungsunterlagen 1985 Dubiosenbücher 1981 Edelmetallbestände 1981 Edelmetallumsätze 1985 Effektenbuch 1981 Effektenkassenquittungen 1985 Eichaufnahmen 1985 Einfuhrunterlagen 1985 Eingangsrechnungen 1985 Eingangsüberweisungsträger 1985 Eingliederungsverträge 1981 Einheitswertbescheide 1985 Einkaufsbücher 1985 Einnahmeüberschußrechnung 1981 Einheitswertunterlagen 1985 Einzahlungsbelege 1985 Energieverbrauchsunterlagen 1985 Erlösjournale 1981 Ersatzkassenunterlagen 1985 Essensmarkenabrechnungen 1985 Exportunterlagen 1985 Expreßauslieferungsbücher 1985 Fahrtkostenerstattungen 1985 Fehlerjournale als Buchungsbelege 1985 Fernschreiben (Handelsbriefe) 1985 Feuerversicherungsunterlagen 1985 Finanzberichte 1985 Frachtbriefe 1985 Freistemplerabrechnungen 1985 Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) 1981 Fürsorgeunterlagen 1985 Gebrauchsmusterunterlagen 1985 Gehaltslisten 1985 Gehaltsquittungen 1985 Gehaltsvorschußkonten 1981 Gemeinkostenverteilungsschlüssel 1985 Gesamtjournale 1981 Geschäftsberichte 1981 Geschäftsbriefe 1985 Geschenknachweise 1985 Gesellschaftsverträge 1981 Gewährleistungsverpflichtungen 1985 Gewerbesteuerunterlagen 1985 Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) 1981 Gewinnfeststellungen 1985 Grundbücher 1981 Grundlohnliste 1985 Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 1981 Gutschriftsanzeigen 1985 Haftungsverhältnisunterlagen 1981 Handelsbilanzen 1981 Handelsbriefe 1985 Handelsbücher 1981 Handelsregisterauszüge 1985 Hauptabschlußübersicht (wenn an Stelle der Bilanz) 1981 Hauptbücher und -karteien 1981 Hinterlegungsscheine 1985 Hypothekenbriefe 1985 Hypothekenpfandbriefe 1985 Importrechnungen 1985 Inkassobücher 1985 Inventare als Bilanzunterlagen 1981 Investionsabrechnungen 1985 Investionszulagenunterlagen 1985 Jahresabschlußerläuterungen 1985 Jahreskontoblätter 1981 Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 1981 Jubiläumsunterlagen 1985 Jubilarfeierunterlagen 1985 Kalkulationsunterlagen 1985 Kantinenunterlagen 1985 Kapitalerhöhungsunterlagen 1985 Kapitalverkehrssteuerunterlagen 1985 Kassenberichte 1985 Kassenbücher,-blätter 1981 Kaufverträge 1985 Kilometergeldabrechnungen 1985 Konnossemente 1985 Konsortialakten 1985 Kontenpläne 1981 Kontenregister 1981 Kontoauszüge 1985 Kostenartenpläne 1981 Kostenstellenpläne 1985 Kreditunterlagen 1985 Kreditorenkonten 1981 Kurssicherungsunterlagen 1985 Kurzarbeitergeldlisten 1985 Ladescheine 1985 Lagerbuchführungen 1985 Leasingunterlagen 1985 Leergutabrechnungen 1985 Lieferscheine 1985 Lizenzunterlagen 1985 Lohnbelege 1985 Lohnlisten 1985 Lohnsteuerkonten 1981 Lohnsteuerunterlagen 1985 Lohnvorschußkonten 1985 Luftfrachtbriefe 1985 Magnetbänder mit Buchfunktion 1981 Mahnbescheide 1985 Maklerschlußnote 1985 Materialabrechnungen 1985 Materialbeanstandungen 1985 Mietunterlagen 1985 Mikrofilmverfahrensbeschreibungen 1981 Mineralölunterlagen 1981 Montageversicherungsakten 1985 Mutterschaftsgeldunterlagen 1985 Nachnahmebelege 1985 Nachkalkulationen 1985 Nebenbücher 1981 Nettolohnliste 1985 Nutzflächenermittlung 1985 Obligationen 1985 Offenbarungseidanträge 1985 Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 1981 Orderpapiere 1985 Organschaftsabrechnungen 1985 Organschaftsverträge 1981 Pachtunterlagen 1985 Patentunterlagen 1985 Pensionsrückstellungsunterlagen 1981 Pensionszahlungen 1985 NWB-1991-3904 Pfändungsunterlagen 1985 Pfandleibücher 1981 Postscheckbelege 1985 Preislisten 1985 Preisvereinbarungen 1985 Privatentnahmebelege 1985 Proteste (Scheck/Wechsel) 1985 Protokolle 1985 Provisionsabrechnungen 1985 Provisionsgutschriften 1985 Prozeßakten 1985 Prüfungsberichte 1981 Quittungen 1985 Rabattsparbücher 1985 Rechnungen bei Offene-Posten-Buchhaltung 1981 Rechnungen, sonstige 1985 Rechnungsabgrenzungsermittlungen 1985 Reisekostenabrechnungen 1985 Repräsentationsaufwendungen 1985 Rückwareneingangsjournale 1985 Sachkonten 1981 Saldenbilanzen 1981 Saldenbestätigungen 1985 Schadensunterlagen 1985 Scheck- und Wechselunterlagen 1985 Scheckbestandsaufnahmen als Inventar 1981 Schriftwechsel 1985 Sicherungsübereignungen 1985 Skontounterlagen 1985 Sondergutschriften 1985 Sozialpläne 1985 Sozialversicherungsbeitragskonten 1985 Sparbücher 1985 Speditionsversicherungsscheine 1985 Speicherbelegungsplan bei EDV-Buchführung 1981 Spendenbescheinigungen 1985 Steuerrückstellungsberechnungen 1985 Steuerunterlagen 1985 Stornobelege 1985 Stundenlohnzettel als Buchungsbelege 1985 Telefonkostennachweise 1985 Teilzahlungsdebitorenkonten 1981 Testate als Bilanzteil 1981 Transportschadenunterlagen 1985 Transportversicherungsanmeldungen 1985 Trödlerbücher 1981 Übereignungsverträge 1985 Übernahmebescheinigungen (Spediteur) 1985 Überstundenlisten 1985 Überweisungsbelege 1985 Umbuchungsbelege 1985 Umsatzsteuervergütungen 1985 Umwandlungsbilanzen 1981 Umwandlungsunterlagen 1985 Unfallversicherungsunterlagen 1985 Unternehmerlohnverrechnungen 1985 Urlaubslisten für Rückstellungen 1985 Ursprungserzeugnisse, Berlin 1985 Valuta-Belege 1985 Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 1981 Verfrachtungsaufträge 1985 Verkaufsbücher, -journale 1981 Verkaufsbelege 1985 Vermögenssteuerunterlagen 1985 Vermögensverzeichnis 1981 Vermögenswirksame Leistungen 1985 Verpfändungsunterlagen 1981 Verrechnungskonten 1981 Verrechnungspreisunterlagen 1985 Versand- und Frachtunterlagen 1985 Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege 1985 Versicherungspolicen 1985 Versteigerungsunterlagen 1985 Verträge 1985 Vertreterverzeichnisse 1985 Verwaltungsbücher für Wertpapiere 1981 Viehregister 1981 Vollständigkeitserklärungen 1981 Vorauszahlungsbelege 1985 Vorschußkonten 1981 Vorschußlisten als Buchungsbelege 1985 Währungsforderungen 1981 Warenabgabescheine 1985 Wareneingangs- und -ausgangsbücher 1981 Warenverkehrsbscheinigungen 1985 Wechsel 1985 Wechselobligolisten als Bilanzunterlagen 1981 Weihnachtsgratifikation 1981 Werbekosten, Belege über Werksrentenanträge 1985 Werkstattabrechnungen 1985 Werkzeugkosten, Belege über 1985 Werkzeugregister als Inventar 1981 Wertberichtigungen 1981 Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen 1981 Wertpapierkurse al Buchungsbelege 1985 Wildhandelsbücher 1981 Wohnungsbauunterlagen 1985 Zahlungsanweisungen 1985 Zahlungsträger 1985 Zeichnungsvollmachten 1985 Zessionen 1985 Zinsabrechnungen 1985 Zinsberechnungsunterlagen 1985 Zollbelege 1985 Zugangsbelege 1985 Zuschüsse des Arbeitgebers 1985 Zustellungsquittungen 1985 Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirschtschaftsjahres) 1981 Zwischengewinnermittlungen 1985 |
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Literatur:
AWF, Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht, 5.
Auflage, 1989; B a l l o f / M e t z , Fristentabelle, 13. Aufl. 1991; B o l t
e n / P u l t e , Aufbewahrungsnormen und -fristen im Personalbereich, 3. Aufl.
1991.
Fundstelle(n):
NWB Fach 18 Seite 651 - 654
NWB1991
NWB AAAAA-83545