ABC der Umsatzsteuer-Kontierung

Zuwendungen, die der Unternehmer an das Personal abgibt, können unterschiedliche umsatzsteuerliche Rechtsfolgen auslösen. Sie können nicht steuerbar sein oder aber zu steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätzen führen. In bestimmten Fällen kann die Zuwendung auch ein fehlender Bezug für das Unternehmen sein. Der Beitrag gibt einen Überblick über die umsatzsteuerlichen Auswirkungen von Sachzuwendungen des Unternehmers an sein Personal. Anhand von Beispielen aus der betrieblichen Praxis werden die zutreffenden Buchungen dargestellt.

1. Welche Konten werden im SKR 03 oder 04 benötigt?

1.1 SKR 03

1.2 SKR 04

2. Rechtsgrundlagen

3. Abgrenzung von Sachbezügen

Zuwendungen durch den Unternehmer an das Personal – sog. Sachbezüge – führen umsatzsteuerrechtlich zu unterschiedlichen Auswirkungen. Folgende Sachverhalte und Rechtsfolgen kommen in Betracht:

• Die Leistung des Unternehmers an das Personal erfolgt unentgeltlich und im überwiegend betrieblichen Interesse. Folge: Die Zuwendung ist nicht steuerbar, mögliche Vorsteuern aus Eingangsleistungen sind abziehbar und ggf. abzugsfähig.

• Die Leistung des Unternehmers an das Personal erfolgt unentgeltlich und nicht im überwiegend betrieblichen Interesse, sondern für Privatzwecke des Personals. Folge: Die Zuwendung ist steuerbar und ggf. steuerpflichtig, mögliche Vorsteuern aus Eingangsleistungen sind abziehbar und ggf. abzugsfähig.

• Die Leistung des Unternehmers an das Personal erfolgt unentgeltlich und nicht im überwiegend betrieblichen Interesse, sondern für Privatzwecke des Personals, jedoch steht dies bereits bei Leistungsbezug der Zuwendung fest. Folge: Die Zuwendung ist nicht steuerbar, mögliche Vorsteuern aus Eingangsleistungen sind nicht abziehbar.

• Die Leistung des Unternehmers an das Personal erfolgt gegen Entgelt. Folge: Die Zuwendung ist steuerbar und ggf. steuerpflichtig, mögliche Vorsteuern aus Eingangsleistungen sind abziehbar und ggf. abzugsfähig.

4. Leistungen im überwiegend betrieblichen Interesse des Unternehmers

Grundsätzlich unterliegen Zuwendungen von Gegenständen und sonstige Leistungen an das Personal der Besteuerung als unentgeltliche Wertabgabe nach § 3 Abs. 1b Satz 1 Nr. 2 und § 3 Abs. 9a Nr. 1 und 2 UStG der Umsatzbesteuerung. Davon ausgenommen sind sog. Aufmerksamkeiten. Ebenso werden Leistungen, die im überwiegend betrieblichen Interesse des Unternehmers liegen, nicht besteuert.

Solche liegen vor, wenn betrieblich veranlasste Maßnahmen zwar auch die Befriedigung eines privaten Bedarfs des Personals zur Folge haben, diese Folge aber durch die mit den Maßnahmen angestrebten betrieblichen Zwecke überlagert wird. Dies ist regelmäßig anzunehmen, wenn die Maßnahme die dem Arbeitgeber obliegende Gestaltung der Dienstausübung betrifft.

Die Finanzverwaltung nennt in Abschnitt 1.8 Abs. 4 UStAE eine beispielhafte Aufzählung von Sachverhalten, die als nicht steuerbare Leistungen des Arbeitgebers an das Personal eingestuft werden:

• Leistungen zur Verbesserung der Arbeitsbedingungen, z. B. die Bereitstellung von Aufenthalts- und Erholungsräumen sowie von betriebseigenen Duschanlagen, die grundsätzlich von allen Betriebsangehörigen in Anspruch genommen werden können;

• die betriebsärztliche Betreuung sowie die Vorsorgeuntersuchung des Arbeitnehmers, wenn sie im ganz überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegt;

• betriebliche Fort- und Weiterbildungsleistungen;

• die Überlassung von Arbeitsmitteln zur beruflichen Nutzung einschließlich der Arbeitskleidung, wenn es sich um typische Berufskleidung, insbesondere um Arbeitsschutzkleidung handelt, deren private Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist;

• das Zurverfügungstellen von Parkplätzen auf dem Betriebsgelände;

• Zuwendungen im Rahmen von Betriebsveranstaltungen, soweit sie sich im üblichen Rahmen halten;

• das Zurverfügungstellen von Betriebskindergärten;

• das Zurverfügungstellen von Übernachtungsmöglichkeiten in gemieteten Zimmern, wenn der Arbeitnehmer an weit von seinem Heimatort entfernten Tätigkeitsstellen eingesetzt wird;

• Schaffung und Förderung der Rahmenbedingungen für die Teilnahme an einem Verkaufswettbewerb;

• bestimmte Sammelbeförderung, soweit diese im Interesse des Arbeitgebers liegt;

• die unentgeltliche Abgabe von Speisen anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z. B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung;

• die Übernahme von Umzugskosten durch den Arbeitgeber für die hiervon begünstigten Arbeitnehmer, wenn die Kostenübernahme im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegt.

Zur privaten Nutzung von PC und Telekommunikationsgeräten im Rahmen des Dienstverhältnisses vgl. das BMF-Schreiben vom 11.4.2001.

Liegen nicht steuerbare Sachzuwendungen vor, ist der Unternehmer berechtigt, Vorsteuerbeträge für entsprechende Eingangsleistungen in Abzug zu bringen. Die Vorsteuerabzugsberechtigung richtet sich danach, ob der Unternehmer im Übrigen umsatzsteuerpflichtige Umsätze ausführt. Entsprechendes gilt für erbrachte steuerfreie Umsätze, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen.

5. Leistungen ohne überwiegend betriebliches Interesse des Unternehmers

5.1 Bezug für das Unternehmen

Unentgeltliche Sachzuwendungen an Arbeitnehmer für dessen privaten Bedarf gelten als unternehmensfremde Tätigkeiten. Sie sind nach § 3 Abs. 1b Satz 1 Nr. 2 UStG als eine Lieferung gegen Entgelt zu besteuern. Die Umsatzbesteuerung ist davon abhängig, ob aus dem Erwerb des Gegenstands der Unternehmer zum vollen oder zumindest teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt war. Darüber hinaus setzt die Besteuerung voraus, dass die Verwendung des Gegenstands für den privaten Bedarf des Arbeitnehmers zum Zeitpunkt des Erwerbs noch nicht feststand.