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BBK Nr. 22 vom Seite 1057 Fach 27 Seite 2221

Dokumenten-Management-Systeme und das Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung

Dipl.-Sozialwissenschaftler Detlev Kaffka, Köln und WP/StB Klaus Endres, Düsseldorf

I. Einleitung

Die in ein Datenverarbeitungssystem einfließenden Daten der Buchhaltung sind naturgemäß die zentralen Daten eines Unternehmens. Der Einsatz rechnergestützter Organisationssysteme – welcher Art auch immer – bei gleichzeitigem Einsatz eines elektronischen Buchführungssystems führt nahezu zwangsläufig dazu, dass ”Buchhaltungsdaten” bereits in Arbeitsabläufen entstehen, die außerhalb der Abteilung ”Buchhaltung” stattfinden. Von besonderer Bedeutung sind in diesem Zusammenhang Dokumenten-Management-Systeme, die über die Eigenschaft verfügen können, sich in sämtliche innerhalb eines Unternehmens zur Anwendung kommende Software einzubinden und deren Auswertungen fest definierten Mitarbeitergruppen zur Information bzw. Weiterverarbeitung als Dokument zur Verfügung zu stellen.

Die nunmehr endgültig verabschiedeten Regelungen des BMF über die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) v. (BBK F. 27 S. 2217) haben schon in ihrem Entwurfsstadium zu Unruhe und Unsicherheit bei buchführungspflichtigen Stpfl. und Beratern geführt. Anwender von Dokumenten-Management-Systemen sind von den Änderungen in besonderer Weise betroffen.

Mit den Neuregelung...