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ZFA Nr. 2 vom Seite 23

Darauf sollten Sie bei der Verwaltung von Schriftgut achten

Oberstudienrat Diplom-Kaufmann Volker Helfen; Saarlouis

Bei der täglichen Verwaltungsarbeit fällt im Rahmen des Datenmanagements eine Vielzahl von Schriftgut an, mit dem unterschiedlich verfahren wird. Hier müssen von den Mitarbeitern rechtliche und organisatorische Aspekte berücksichtigt werden. Die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht bildet dabei die rechtliche Grundlage beim Umgang mit dem Schriftgut in der Praxis.

Rechtliche Aspekte zum anfallenden Schriftgut

Zahlreiche Gesetze, Verordnungen und Richtlinien sehen vor, dass verschiedene (hauptsächlich medizinische) Sachverhalte dokumentiert und entsprechende Schriftstücke für eine bestimmte Zeit in der Praxis aufbewahrt werden müssen. Hieraus ergeben sich folgende Pflichten:

  • die Dokumentationspflicht

  • die Aufbewahrungspflicht.

Dokumentationspflicht

Die Dokumentationspflicht ist eine Nebenpflicht aus dem Behandlungsvertrag, der zwischen dem Zahnarzt und seinem Patienten abgeschlossen wird. Darunter versteht man die Verpflichtung des Arztes, ordnungsgemäße Aufzeichnungen über medizinische Leistungen zu erstellen und diese aufzubewahren.

Dokumentiert werden vorwiegend diagnostische und therapeutische Sachverhalte, z. B. zur ordnungsgemäßen Erfüllung des Behandlungsvertrags, als Grundlage f...

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