Die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen ergeben sich aus § 257 HGB und § 147 AO. Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind 6 Jahre aufzubewahren. Die nachfolgende Übersicht subsumiert die einzelnen betrieblichen Schriften und Vorgänge unter diese Begriffe und macht deutlich, welche Unterlagen ab dem 1. Januar eines jeden Jahres vernichtet werden können.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluß des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, ein Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnungen vorgenommen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Die Aufbewahrungsfrist endet in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, das sich aus Beginn und Dauer der Frist errechnen läßt.

Für die ordnungsmäßige Aufbewahrung ist s...