Der Strategieprozess in der Steuerkanzlei

A. Einführung: Digitalisierungs- und Modernisierungsstrategie

1Im Zusammenhang mit dem digitalen Wandel wird häufig vom Begriff der „Digitalisierungsstrategie“ gesprochen. Bei genauer Betrachtung greift dieser Begriff zu kurz. Verengt er doch die Strategieentwicklung auf den Begriff „digital“ und damit auf Computertechnik. Auch wenn Software einen grundlegenden strategischen Aspekt einer modernen Kanzlei bedeutet, sollte (vorgeschaltet) eine ganzheitliche Prozessstrategie verfolgt werden. Hinzu kommen wesentliche Strategieelemente hinsichtlich des Faktors „Mensch“ in Form von Mitarbeitern und Mandanten. Sachgerecht ist es daher eine umfassende „Modernisierungsstrategie“ zu entwickeln, um die Kanzlei zukunftsfest zu machen bzw. deren Wert zu erhalten.

Dieser Artikel erklärt die Aufgaben und Zwecke der Strategieentwicklung und gibt dem Kanzleiinhaber einen Leitfaden für den eigenen Strategieprozess an die Hand. Vor der Definition des Ziels ist zunächst eine Analyse der Lage erforderlich. Nach Erkenntnissen über die eigene Lage lässt sich ein klares Ziel  formulieren. Zum Erreichen dieses Ziels wird eine Strategie entwickelt. Im Rahmen der Strategieentwicklung sind die vorhandenen Ressourcen und Rahmenbedingungen von wesentlicher Bedeutung. Es empfiehlt sich daher eine Betrachtung an Hand der Perspektiven: Mandanten, Prozesse, Personal sowie Finanzen und Erlöse. Im Rahmen der Umsetzungsphase kommt es auf die Einbindung der Stakeholder, ein optimales Controlling und die angemessene und zeitnahe Reaktion auf Abweichungen an.

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B. Aufgaben und Zwecke der Strategieentwicklung

5In der Praxis werden häufig Zielsetzung und Strategie synonym verwendet. Beide bedingen zwar einander, sind jedoch nicht identisch.

Der Begriff Strategie entstammt aus dem altgriechischen „Strategia“ (dt. Feldherrenkunst). Gemeint ist damit der Plan und das Handeln zur Durchführung eines Vorhabens, das der Erreichung eines gesetzten Ziels dient. Übertragen auf den wirtschaftlichen Begriff einer Kanzleistrategie bedeutet dies, dass die Strategie der Plan und das Handeln in der Kanzlei ist, um ein bestimmtes Ziel, das für die Kanzlei gesetzt wurde, zu erreichen.

6Zunächst ist daher ein Ziel zu formulieren, zu dessen Erreichung eine Strategie benötigt wird. Die Zielsetzung lässt sich nicht allgemein formulieren. Vielmehr ist eine individuelle Entscheidung des oder der Kanzleiinhaber erforderlich. Kanzleiinhaber, die sich zur Ruhe setzen möchten und keinen Nachfolger haben, werden andere Ziele verfolgen, als solche Kanzleiinhaber, die neu auf den Markt getreten sind bzw. noch eine längere Zeit auf dem Markt tätig sein möchten. Solange das Ziel der Kanzlei nicht klar formuliert ist, braucht nicht über eine Strategie nachgedacht werden. Sobald das Ziel formuliert ist, ist im Anschluss die richtige Strategie zu finden.

C. Der Strategieprozess

7Entscheidend für den Strategieprozess ist Folgendes:

• Zunächst ist eine Analyse der Lage vorzunehmen.

• Sodann erfolgt die Festlegung des Ziels und

• die  perspektivenorientierte Strategieentwicklung.

• Letztlich ist mit der Umsetzung zu beginnen.

I. Erst-Analyse der Ausgangslage

8Am Beginn der Lageanalyse steht die Frage, in welchem Stadium der Entwicklung sich die Kanzlei befindet. Es empfiehlt sich bereits bei der Analyse der Ausgangslage an Hand der vier Perspektiven: Mandanten, Prozesse, Personal sowie Finanzen und Erlöse vorzugehen. Die in der folgenden Übersicht aufgeführten Kriterien sollten bei der Analyse berücksichtigt werden, um ein sachgerechtes Gesamtbild zu erhalten. Aus diesem können dann im Anschluss individuell passende Kanzleiziele abgeleitet werden. Je nach Bedarf lassen sich weitere Analysekriterien ergänzen. Diese Erst-Analyse kann vergleichsweise kurz gehalten werden. Eine Detailanalyse erfolgt im Rahmen des Strategieprozesses (II.3., Rn. 15)

9Diese Analyse kann durch den Kanzleiinhaber selbst oder begleitet durch einen externen Coach bzw. eine Vertrauensperson aus der Kanzlei erfolgen.

In der Checkliste „Strategieprozess digitale Kanzlei“ werden wichtige Fragestellungen und Aspekte aufgelistet, die bei der Lageanalyse und Strategieentwicklung beleuchtet werden sollten:

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