Kaufleute für Büromanagement – Infoband 3 – Lernfelder 9-13
2. Aufl. 2018
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8. Geschäftsreisen nachbereiten
Damit nach der Geschäftsreise keine offenen Fragen entstehen, sollten alle Reisedetails bzw. Belege schon während der Geschäftsreise festgehalten und gesammelt werden. Um eine Reisekostenabrechnung durchzuführen, sind die steuerlich relevanten Reisekosten, wie Abreise- und Ankunftsdaten, Reiseorte, Zweck der Dienstreise wichtig.
8.1 Reisekostenabrechnung
In einer Reisekostenabrechnung werden alle Kosten aufgelistet, die dem Unternehmen durch eine Geschäftsreise entstanden sind, wie z. B. Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten.
Das Ziel der Reisekostenabrechnung besteht darin, die Gesamtkosten einer Reise zu ermitteln. Daher müssen alle Kosten der Reise erfasst und dem Mitarbeiter, der eventuell in finanzielle Vorleistung getreten ist, erstattet werden.S. 346
Grundsätzlich werden Geschäftsreisen vom Unternehmen finanziert. Da eine Geschäftsreise eine berufliche Tätigkeit außerhalb der geregelten Arbeitsstätte ist, erhält der Mitarbeiter für seinen Aufwand einen finanziellen Ausgleich. Dieser wird im Rahmen der Reisekostenabrechnung ermittelt und an den Mitarbeiter als Verpflegungsmehraufwand ausgezahlt.