Kaufleute für Büromanagement – Infoband 3 – Lernfelder 9-13
2. Aufl. 2018
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4. Veranstaltungen durchführen
Die Durchführung einer Veranstaltung umfasst alle Aufgaben, die am Veranstaltungstermin übernommen und erledigt werden müssen. Für einen reibungslosen Ablauf, ist es sehr wichtig, dass eine Person die Verantwortung und Leitung der Veranstaltung übernimmt.
Diese Person ist für die Überprüfung und Koordination aller Einzelheiten der Veranstaltung verantwortlich. Keine Veranstaltung verläuft wie geplant, sei sie auch noch so gut organisiert. Daher sind klare Zuständigkeiten notwendig, damit eine problemlose Umsetzung von kurzfristigen Änderungen gewährleistet ist.
Alle Beteiligten des Projektteams müssen über
den Veranstaltungsablauf
den eigenen Einsatzbereich
die Verantwortlichkeiten
die teilnehmenden Personen
die örtlichen Gegebenheiten
die Maßnahmen in unerwarteten Situationen
informiert sein. Hier ist das wichtigste Instrument der Ablaufplan. Eine gemeinsame Teambesprechung kurz vor Beginn der Veranstaltung sorgt dafür, dass alle Zuständigkeiten und Fragen geklärt sind.S. 307
Alle notwendigen Unterlagen und Schriftstücke, wie Programmablauf, Sitzungsunterlagen, Teilnehmerliste, Namensschilder sollten mindestens einen Tag vor der Veranstaltung fertiggestellt sein.
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