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KSR Nr. 3 vom Seite 11

Elektronische Archivierung steuerlich relevanter Belege

BayLfSt gibt Hinweise zu Zweifelsfragen

Bernhard Paus

Nachdem die früher üblichen Papierbelege durch elektronische Daten ersetzt wurden, mussten die Regeln des Nachweises und der Belegsammlung entsprechend angepasst werden. Angestoßen von Seiten der EU (Richtlinie 2001/115/EG) hatte das (BStBl 2014 I S. 1450) Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern usw. veröffentlicht. Mit drei Verfügungen hat das BayLfSt ergänzend drei besondere Problembereiche angesprochen.

Kontierungsvermerke auf elektronisch empfangenen Eingangsrechnungen

Da der Buchhaltung kein Papierbeleg vorliegt, kann der früher verlangte Kontierungsvermerk nicht angebracht werden. Buchungsvermerke u. Ä. sind als gesonderter Datensatz zu speichern. Dabei wird zusätzlich eine elektronische Verknüpfung mit dem Originaldokument verlangt, etwa durch einen eindeutigen Index oder eine Art Barcode. Unverzichtbar ist zudem eine Verfahrensdokumentation über sämtliche Bearbeitungsvorgänge und ggf. Veränderungen an den Dokumenten.

Archivierung elektronischer Kontoauszüge

Nur elektronisch versandte Kontoauszüge von Banken werden grundsätzlich anerkannt. Den Betrieben (nicht Privatkunden) werden jedoch erhebliche Sicherungs- und Nachweispflichten auferl...