Teil 4: Übergangs- und Schlussbestimmungen

§ 119 Übergangsvorschrift für bereits verwahrte Urkundensammlungen [1]

(1) ¹Das Amtsgericht kann von ihm verwahrte Schriftstücke aus den Urkundensammlungen der Notare einschließlich der Vermerkblätter in die elektronische Form übertragen. ²Übertragungen nach Satz 1 müssen jeweils den gesamten Jahrgang einer Urkundensammlung umfassen. ³Die elektronischen Dokumente sind in elektronischen Urkundensammlungen zu verwahren. ⁴Für jede elektronische Urkundensammlung ist ein Urkundenverzeichnis anzulegen. ⁵§ 55 Absatz 2 des Beurkundungsgesetzes gilt entsprechend. ⁶Die in den Urkundensammlungen verwahrten Erbverträge sind zuvor zu gesonderten Sammlungen zu nehmen und in den Urkundensammlungen durch beglaubigte Abschriften zu ersetzen. ⁷Für die Übertragung der Papierdokumente in die elektronische Form und die Einstellung der elektronischen Dokumente in die elektronischen Urkundensammlungen gilt § 56 Absatz 1 und 2 des Beurkundungsgesetzes entsprechend; anstelle des Notars handelt der Urkundsbeamte der Geschäftsstelle. ⁸Für die rechtliche Stellung der elektronischen Dokumente gilt § 56 Absatz 4 des Beurkundungsgesetzes entsprechend. ⁹In das Urkundenverzeichnis werden aus der Urkundenrolle mindestens die Angaben zum Namen und Amtssitz des Notars, zum Jahrgang der Urkundenrolle und zu der laufenden Nummer aufgenommen, unter der das Amtsgeschäft in der Urkundenrolle eingetragen ist.

(2) ¹An den jeweiligen elektronischen Dokumenten setzen sich die bis zur Übertragung geltenden Aufbewahrungsfristen fort. ²Die Aufbewahrungsfristen für die übertragenen Dokumente richten sich ab der Übertragung nach § 50 Absatz 1 Nummer 3 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse. ³Die Aufbewahrungsfristen für die übertragenen Dokumente beginnen mit dem ersten Tag des auf die Einstellung der elektronischen Dokumente in das Elektronische Urkundenarchiv folgenden Kalenderjahres neu und enden spätestens mit dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist für die jeweiligen elektronischen Dokumente. ⁴Für die Urkundenverzeichnisse gelten die Aufbewahrungsfristen für die Urkundenrollen entsprechend.

(3) ¹Der Notar kann Schriftstücke aus von ihm verwahrten Urkundensammlungen der Jahrgänge bis einschließlich 2021 einschließlich der Vermerkblätter in die elektronische Form übertragen sowie auch ohne eine solche Übertragung Urkundenverzeichnisse anlegen. ²Absatz 1 Satz 2 bis 9 und Absatz 2 gelten entsprechend.

(4) ¹Die Notarkammer kann Schriftstücke aus von ihr verwahrten Urkundensammlungen der Jahrgänge bis einschließlich 2021 einschließlich der Vermerkblätter in die elektronische Form übertragen sowie auch ohne eine solche Übertragung Urkundenverzeichnisse anlegen. ²Absatz 1 Satz 2 bis 9 und Absatz 2 gelten entsprechend.