Elektronische Übermittlung von Bilanzdaten gem. § 5b EStG (E-Bilanz)

Gesetzlicher Übermittlungsumfang;
Möglichkeit zur Übermittlung weiterer Unterlagen

Übermittlungspflichten

Der zu übermittelnde Datenumfang wird in Abhängigkeit von der durch den Steuerpflichtigen gewählten Übermittlungsvariante i. S. des § 5b Abs. 1 EStG [7] durch die Vorgaben des Handelsgesetzbuches, insbesondere § 266, 275 HGB, des § 5b EStG in Verbindung mit § 51 Abs. 4 Nr. 1b EStG [8] sowie die Buchführung des Steuerpflichtigen bzw. sein Buchungsverhalten bestimmt.

Ferner sind der Steuererklärung gem. § 60 Abs. 3 EStDV – soweit vorhanden – eine Abschrift des Anhangs, des Lageberichts oder des Prüfungsberichts beizufügen. Bei der Gewinnermittlung nach § 5a EStG ist mit der Steuererklärung das besondere Verzeichnis nach § 5a Abs. 4 EStG einzureichen. § 60 Abs. 3 EStDV wurde im Zusammenhang mit der Einfügung des § 5b EStG durch das Gesetz zur Modernisierung und Entbürokratisierung des Steuerverfahrens vom 20. Dezember 2008 [9] nicht angepasst, sodass diese Unterlagen weiterhin grundsätzlich in Papierform vorzulegen sind.

Bisher wurde in der Praxis zudem vielfach – auch ohne gesetzliche Verpflichtung – sowohl ein sog. Kontennachweis als auch ein Anlagespiegel oder Anlagenverzeichnis den einzureichenden Unterlagen beigefügt. Aufgrund der damit zusätzlich vorliegenden Informationen konnten in der Vergangenheit in vielen Fällen Nachfragen der Finanzämter bei den Steuerpflichtigen/ihren steuerlichen Beratern vermieden werden. An dieser Praxis sollte sich durch die Umstellung auf das elektronische Verfahren aus Sicht der Finanzverwaltung, aber auch nach Aussagen der am Umsetzungsverfahren zu § 5b EStG beteiligten Vertreter der Steuerberater- und Wirtschaftsprüferkammern sowie der Wirtschaft grundsätzlich nichts ändern.

Die im Datenschema durch die Finanzverwaltung hinterlegten „Mussfelder” sowie „Mussfelder Kontennachweis erwünscht” stellen besondere Anforderungen an die Buchführung der Unternehmen; die betreffenden Konten sind jedoch nicht in jedem Buchhaltungswerk enthalten. Im Hinblick darauf sind nach Rz. 16 und 17 des BMF-Schreibens vom 28.09.2011 die in den Taxonomien als „Mussfeld/Mussfeld Kontennachweis erwünscht” gekennzeichneten Positionen grundsätzlich zwingend zu übermitteln (Mindestumfang). Im Rahmen der Übermittlung wird elektronisch geprüft, ob formal alle Mussfelder in den übermittelten Datensätzen enthalten sind. Sofern sich aber ein Mussfeld nicht mit Werten füllen lässt, weil die Position in der individuellen Buchführung nicht geführt wird oder sich daraus nicht ableiten lässt, ist zur erfolgreichen Übermittlung des Datensatzes die entsprechende Position mit einem technischen „leer” Wert (technisch: NIL-Wert) zu übermitteln. Entscheidend ist daher, unter welchen Voraussetzungen ein Wert „ableitbar” im Sinne des vg. BMF-Schreibens ist.

Ein Wert ist grundsätzlich aus der Buchführung ableitbar, wenn er sich aus den Buchführungsunterlagen im Sinne des § 140 Abgabenordnung (AO) ergibt. Die Ableitbarkeit bezieht sich auf die Buchführung als Ganzes (Hauptbuch, Nebenbücher – wie z. B. ein Beteiligungsverzeichnis – oder die maschinelle Auswertungen von Buchungsschlüsseln). Es reicht aus Sicht der Finanzverwaltung jedoch aus, wenn die Ableitung der Werte aus dem Hauptbuch vorgenommen wird, d. h. die Werte so übermittelt werden, wie sie sich aus den im Unternehmen geführten Kontensalden des Hauptbuches ermitteln lassen. Dabei ist das individuelle Buchungsverhalten des jeweiligen Unternehmens maßgeblich. Ein Standardkontenrahmen, der dem Unternehmen lediglich die Möglichkeit gibt, aus einer Vielzahl von angebotenen Konten auszuwählen, ist hier nicht entscheidend.

Steuerpflichtige, die eine durch Mussfelder vorgegebene Differenzierung für einen bestimmten Sachverhalt nicht aus der Buchführung ableiten können, können zur Sicherstellung der rechnerischen Richtigkeit für die Übermittlung der Daten alternativ im Datenschema enthaltene Auffangpositionen nutzen (siehe Rz. 19 des BMF-Schreibens vom 28.09.2011).

Soweit sich ein Mussfeld aus den Kontensalden (Summen- und Saldenliste) des Hauptbuches mit Werten füllen lässt, geht das Mussfeld bzw. gehen die Mussfelder einer Auffangposition vor. Insoweit besteht kein Wahlrecht.

Übermittlungsmöglichkeiten

Mit dem bereitgestellten Datenschema wurden die Voraussetzungen dafür geschaffen, sowohl die aufgrund gesetzlicher Verpflichtung zu übermittelnden Daten als auch die bisher auf freiwilliger Basis eingereichten Unterlagen der Finanzverwaltung elektronisch zur Verfügung zu stellen. Das technische Verfahren bietet die Möglichkeit, sowohl Kontennachweise als auch die gem. § 60 Abs. 3 EStDV – mangels elektronischer Übermittlungspflicht – grundsätzlich weiterhin in Papierform einzureichenden Unterlagen in elektronischer Form zu übermitteln. Werden die nach § 60 Abs. 3 EStDV einzureichenden Unterlagen elektronisch übersandt, sind diese nicht zusätzlich in Papierform anzufordern. Dies gilt unabhängig davon, dass ein ggf. vorliegendes Testat nicht als Bilddokument dem Datensatz beigefügt und übermittelt werden kann.

Nutzung der Übermittlungsmöglichkeiten in der Praxis

Festzustellen ist, dass der Datenumfang bzw. Informationsgehalt der elektronisch eingereichten Gewinnermittlungsunterlagen [10] erheblich von demjenigen der bisherigen papierbasierten Unterlagen abweicht. Ungeachtet der bestehenden elektronischen Möglichkeiten werden Kontennachweise bzw. Anlagespiegel und -verzeichnisse in deutlich weniger Fällen als bisher übermittelt. Dies führt sowohl bei den Finanzämtern als auch den Unternehmen/steuerberatenden Berufen aufgrund von vermehrtem Klärungs- bzw. Erläuterungsbedarf und den hieraus resultierenden Rückfragen zu erheblichem Mehraufwand.

Weiteres Vorgehen

Reichen die elektronisch übermittelten E-Bilanz-Daten für eine steuerrechtliche Beurteilung nicht aus, ergeben sich im Vergleich zur bisherigen Bearbeitung bei in Papierform vorliegenden Unterlagen keine Änderungen. Im Rahmen des § 88 AO ermittelt die Finanzbehörde den Sachverhalt von Amts wegen. Sie bestimmt Art und Umfang der Ermittlungen. Ausgehend hiervon können erforderliche Unterlagen, insbesondere auch Auszüge aus dem Buchführungswerk, Kontennachweise etc. nachgefordert werden. Im Falle der Anforderung von Kontennachweisen (ggf. nur für Teilbereiche) sollte insoweit um eine (erneute) detailliertere elektronische Übermittlung der E-Bilanz-Daten gebeten werden. Das Datenschema enthält für diesen Zweck eine entsprechende Erläuterungsposition in den Grunddaten. Im Unterschied zu Bilanzberichtigungen- und Bilanzänderungen ist in diesen Fällen (lediglich detailliertere Darstellung zu Erläuterungszwecken) § 4 Abs. 2 EStG nicht einschlägig.

Den Rückmeldungen aus der Praxis ist auch zu entnehmen, dass eine im Detailgrad von der Papierversion abweichende Übermittlung vielfach von den Unternehmen/steuerlichen Beratern nicht gewollt war, sondern lediglich auf Voreinstellungen in der genutzten Software zurückzuführen ist.

Um den ggf. entstehenden erhöhten Klärungs-/Erläuterungsbedarf zu minimieren rege ich an, im Rahmen von Klimagesprächen mit Steuerberatern auf die Problematik hinzuweisen und auf die Übermittlung von Kontennachweisen/Anlagespiegeln und -verzeichnissen etc. entsprechend den bisher in Papier eingereichten Unterlagen hinzuwirken.

Darüber hinaus können zu einer größeren Akzeptanz der E-Bilanz sowohl auf Seiten der Steuerberater wie auch der Finanzämter bspw. gemeinsame Aktionen beitragen, bei denen – wie bereits in Einzelfällen geschehen der Weg einer E-Bilanz von der Erstellung/Übermittlung durch den Berater bis zur Darstellung der übermittelten Daten auf dem Bildschirm des Empfängers im Finanzamt verfolgt wird.

Den Steuerberaterkammern und -verbänden wird diese Verfügung zur Kenntnis übersandt.

OFD Nordrhein-Westfalen v. 18.12.2014 - S 2133b - 2014/0009 - St 145