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Digitale Archivierung von Papierbelegen mittels Scan-Verfahren
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[i]Krok, Aufbewahrungsfristen: Hinweise für eine rechtssichere Archivierung, NWB-BB 1/2014 S. 27 NWB XAAAE-51438 Trotz des digitalen Zeitalters unterhält die Mehrzahl der Unternehmen nach wie vor papierbasierte Aktenbestände. Zwar werden Papierbelege in der Regel gescannt und in elektronische Dokumente umgewandelt, zahlreiche Fragen und Unsicherheiten bezüglich der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten stehen aber der ausschließlich digitalen Archivierung entgegen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat nunmehr eine Verfahrensrichtlinie zum ersetzenden Scannen (RESISCAN) veröffentlicht, die mehr Rechtssicherheit schaffen soll.
In simulierten Gerichtsverfahren sollte dabei geprüft werden, welche rechtlichen Fallstricke beim ersetzenden Scannen noch bestehen und wie praxistauglich die Richtlinie ist. Insgesamt konnte die bemerkenswerte Initiative zu der aufgeführten Simulationsstudie zwar nicht mit wesentlich neuen Erkenntnissen überraschen. Jedoch vermittelt sie vielen Unternehmen verlässliche Orientierung und Ansätze für einen praktischen Handlungsrahmen bei digitaler Archivierung im Geschäftsalltag.
Dort, wo Unternehmen ihre Prozesse sachgerecht organi...