Reisekosten des Arbeitnehmers

I. Reisekostenbegriff

1. Allgemeines

Wird der Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers außerhalb des Betriebs, der sog. ”regelmäßigen Arbeitsstätte”, tätig, so fallen häufig Reisekosten an. Diese Reisekosten sind dem Arbeitnehmer zumeist nach Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag zu ersetzen. Unabhängig von der Höhe dieses Arbeitgeberersatzes ist nur der sich aus den Vorschriften der §§ 3 Nr. 16, 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG, R 37-40a LStR ergebende Betrag ganz oder teilweise lohnsteuerfrei. Erfolgt keine Erstattung, so sind die Reisekosten i. S. der R 37-40a LStR als Werbungskosten gem. § 9 EStG bei den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit im Rahmen der Einkommensteuererklärung abziehbar. Reisekosten können steuerrechtlich aus Anlass einer Dienstreise, einer Fahrtätigkeit oder aufgrund einer Einsatzwechseltätigkeit anfallen. Zu den lohnsteuerrechtlich zu berücksichtigenden Reisekosten gehören die Fahrtkosten (R 38 LStR), der Verpflegungsmehraufwand (R 39 LStR), die Übernachtungskosten (R 40 LStR) und bestimmte Reisenebenkosten (R 40a LStR). Die Reisekosten sind nachzuweisen. Typischerweise erfolgt dies im Rahmen einer Reisekostenabrechnung, die Datum und Dauer der Reise, Reiseziel und - soweit keine pauschale Abrechnung mögl...