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Aufbewahrungspflichten und -fristen
I. Aufbewahrungspflichten
Jeder Kaufmann (→ ) ist verpflichtet, Buchführungsunterlagen innerhalb bestimmter Fristen aufzubewahren (§ 257 HGB). Darüber hinaus sind steuerrechtlich zur Aufbewahrung verpflichtet:
alle nicht im Handelsregister eingetragenen land- und forstwirtschaftlichen Betriebe,
sonstige Gewerbetreibende und
die Freiberufler (§ 147 AO).
Die Unterlagen dienen zur Dokumentation und Beweissicherung der Geschäftsvorfälle für die Buchführung. Sie sollen zu diesem Zweck bei Buchprüfungen und Rechtsstreitigkeiten vorgelegt werden; innerhalb bestimmter Fristen sollen die Buchführungsunterlagen für Prüf- und Beweiszwecke verfügbar sein. Die Aufbewahrungsfristen gewährleisten somit die Vorlage der Buchführung. Sie sind von allen Buchführungspflichtigen zu beachten, also nicht nur von Kaufleuten, sondern auch von den Buchführungspflichtigen gemäß Abgabenordnung.
Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können (§ 239 Abs. 4 HGB).