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Aufbewahrung von Unterlagen: Elektronische Archivierung von Tagesrechnungen?
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Es gehen in letzter Zeit verstärkt Anfragen von Apotheken mit der Fragestellung ein, ob eine elektronische Archivierung von Tagesrechnungen vorgenommen werden kann. Die Fragesteller beabsichtigen, ihre in Papierform vorliegenden Rechnungen und Lieferscheine zu vernichten und stattdessen auf ein ihnen angebotenes Archivierungssystem zurückzugreifen.
Dieses System erfasst die Inhalte der nach § 147 Abs. 1 AO aufzubewahrenden Unterlagen bereits beim Großhändler tagesaktuell digital. Auf der Internetseite des Großhändlers werden den Apotheken diese Unterlagen zur Kontrolle, Einsicht und ggf. zum Ausdruck zur Verfügung gestellt. Diese Daten werden zum Jahresende fälschungssicher und verschlüsselt auf CD kopiert und den Apotheken zusammen mit einer Wiedergabe-Software übersandt.
Nach Ansicht des Programmvertreibers ist die CD das originär (digitale) Dokument; die dem Apotheker überlassene Rechnung in Papierform stelle lediglich ein Begleitdokument – eine Art Zweitschrift – dar, das lediglich dann aufbewahrungspflichtig sei, wenn der Apotheker auf dem Dokument (steuerlich relevante) Notizen vornehme. Das beschriebene Verfahren ist aus mehreren Gründen abzulehnen:
Das zu den GoBS ergangene