Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung

Inhaltsverzeichnis

Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung
StuB 15/2002
I. Rechtliche Grundlagen des Datenzugriffs
- 1. Seit wann besteht das Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung?
- 2. Was beinhalten die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU)”?
- 3. Welche Möglichkeiten des Datenzugriffs bestehen?
- 4. Darf der Finanzamtsprüfer eigenmächtig Daten aus dem betrieblichen DV-System zur Weiterverarbeitung auf seinem Rechner herunterladen?
- 5. Wie definiert die Finanzverwaltung „steuerlich relevante Daten”?
- 6. Nach den „GDPdU” sind der Finanzbehörde auf Verlangen die steuerlich relevanten Daten in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Was bedeutet „maschinelle Auswertbarkeit” i. S. der „GDPdU”?
- 7. Besteht ein Verwertungsverbot für versehentlich überlassene Daten?
- 8. Das Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung besteht ab dem 1. 1. 2002. Dürfen die Prüfer auch auf Daten vorangegangener Wirtschaftsjahre zugreifen?
- 9. Besteht die Möglichkeit, das vorhandene oder geplante DV-System von der Finanzverwaltung als „GDPdU-konform” zertifizieren zu lassen?
- 10. Drohen Sanktionen, wenn ein Unternehmen die Anforderungen der „GDPdU” nicht erfüllt?
II. Prüfsoftware der Finanzverwaltung
- 1. Welche Auswertungsprogramme wird die Finanzverwaltung zur Analyse der steuerlich relevanten Daten nutzen?
- 2. Welche Dateiformate werden von der Prüfsoftware der Finanzverwaltung akzeptiert?
- 3. Müssen für Zwecke der Datenträgerüberlassung gesonderte Schnittstellen zur Prüfsoftware in den Buchhaltungs- und Archivierungssystemen geschaffen werden?
III. Aufbewahrungs- und Archivierungsanforderungen
- 1. Welche Aufbewahrungsfristen (6 oder 10 Jahre) gelten für welche Unterlagen?
- 2. Besteht wegen des neuen Datenzugriffsrechts der Finanzverwaltung eine Pflicht zur Digitalisierung eingehender Unterlagen (Eingangsrechnungen, Belege, Geschäftsbriefe etc.)?
- 3. Wie müssen die bei der Datenträgerüberlassung angeforderten Daten strukturiert sein? Reicht eine Textdatei zur Volltextsuche oder ein „selbsttragendes” Archivierungssystem aus?
- 4. Sofern Unterlagen nicht zur Weiterverarbeitung in einer DV-gestützten Buchführung geeignet sind, besteht keine Verpflichtung zur Archivierung in maschinell auswertbarer Form. Als Beispiel führen die „GDPdU” Textdokumente auf. Gilt dies auch für Rechnungen, die auf einer Speicherschreibmaschine mit Textbausteinen oder mit Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen erstellt werden?
- 5. Nach den „GDPdU” dürfen Daten nicht mehr ausschließlich in nicht maschinell auswertbaren Formaten (Microfilm, pdf-Format etc.) archiviert werden. Unter welchen Voraussetzungen ist auch weiterhin die Speicherung von Unterlagen in maschinell nicht auswertbaren Formaten erlaubt?
- 6. Unter welchen Voraussetzungen besteht eine Verpflichtung zur Archivierung hausinterner Zwischenformate zusammen mit den original empfangenen oder abgesandten Datenformaten?
- 7. Nach den „GDPdU” darf bei einem Systemwechsel nur dann von der Aufbewahrung bislang verwendeter Hard- und Software abgesehen werden, wenn die maschinelle Auswertbarkeit der Daten durch das neue System gewährleistet ist. Dazu ist im Regelfall jedoch eine Datenkonvertierung nötig, die wiederum der in den „GoBS” verlangten Unveränderbarkeit der gespeicherten Daten widerspricht.
- 8. Unter welchen Voraussetzungen und in welchen Formaten müssen E-Mails archiviert oder für den Datenzugriff bereitgehalten werden?
- 9. Dürfen Daten im Archiv auch nach Inkrafttreten des Rechts auf Datenzugriff verschlüsselt werden?
- 10. Auf welchen Speichermedien darf archiviert werden?

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StuB Nr. 15 vom 09.08.2002 Seite 762

Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung

(BMF-Mitteilung mit Stand 1. 7. 2002 - IV D 2)

I. Rechtliche Grundlagen des Datenzugriffs

1. Seit wann besteht das Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung?

Ab dem 1.1.2002 ist der Finanzverwaltung aufgrund der gesetzlichen Neuregelungen im StSenkG vom 23.10.2000 (BGBl I S. 1433 Art. 7 und 8) das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Stpfl. durch Datenzugriff zu prüfen.

2. Was beinhalten die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU)”?

Die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU)” beinhalten Anwendungsregelungen zur Umsetzung des Rechts auf Datenzugriff. Sie wurden nach intensiver Erörterung mit den Vertretern der Wirtschaft mit BMF-Schreiben vom 16. 7. 2001 - IV D 2 - S 0316 - 136/01 (BStBl I S. 415 = StuB 2001 S. 712 = BBK F. 27 S. 2217) veröffentlicht.

3. Welche Möglichkeiten des Datenzugriffs bestehen?

Beim Datenzugriff selbst kann der Prüfer nach pflichtgemäßem Ermessen – auch kumulativ – den „unmittelbaren Datenzugriff”, den „mittelbaren Datenzugriff” oder die Datenträgerüberlassung wählen. Ein „Online-Zugriff” auf das betriebliche DV-System ist hingegen ausdrücklich ausgeschlossen.

Der „unmittelbare Datenzugriff” beinhaltet den Nur-Lesezugriff au...

Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung

(BMF-Mitteilung mit Stand 1. 7. 2002 - IV D 2)

I. Rechtliche Grundlagen des Datenzugriffs

1. Seit wann besteht das Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung?

2. Was beinhalten die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen (GDPdU)”?

3. Welche Möglichkeiten des Datenzugriffs bestehen?

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