Archivierung von Lieferscheinen auf CD

(OFD Frankfurt/M., Vfg. vom 24. 5. 2002 - S 0317 A - 3 - St III 24)

Es wird zurzeit vermehrt angefragt, ob Lieferanten anhand ihrer eigenen Unterlagen Archivierungs-CD für ihre Kunden erstellen können, so dass die Kunden auf die Aufbewahrung der Lieferscheine, die ihnen vom Lieferanten ursprünglich zugesandt worden sind, verzichten können. Dies ist zu verneinen.

Lieferscheine sind als empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO oder bei Verwendung als Buchungsbeleg nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO aufzubewahren. Gem. § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO können in Papier empfangene Lieferscheine dabei auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger aufbewahrt werden, wenn dies den GoB entspricht. Dies setzt u. a. voraus, dass die Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt. Dabei müssen alle auf dem Original angebrachten Vermerke (Eingangsstempel, Sicht- und Kontrollvermerke, Korrekturen, Kontierungen etc.) erhalten bleiben (vgl. auch Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme [GoBS], BMF-Schreiben vom 7. 11. 1995 - IV A 8 - S 0316 - 52/95, BStBl I S. 738 = BBK F. 7 S. 999). Aufzubewahrende Unterlage i. S. des § 147 Abs. 2 AO kann folglich nur der Lieferschein sein, der dem Kunden zeitnah mit der jeweiligen Lieferung im Original zugegangen ist, und zwar unabhängig davon, ob der Kun...