Rückstellung für die Kosten zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

(OFD Münster, Info Nr. 05/2005 vom 21. 1. 2005)

Der BFH hat mit Urteil vom 19. 8. 2002 (BStBl 2003 II S. 131 = StuB 2002 S. 1172) entschieden, dass für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung von bereits entstandenen Geschäftsunterlagen, zu der das Unternehmen nach § 257 HGB und § 147 AO verpflichtet ist, sowohl handelsrechtlich als auch steuerlich zwingend eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden ist. Eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht abzuzinsen. Dies gilt auch im zeitlichen Anwendungsbereich des § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e EStG i. d. F. des StEntlG 1999/2000/2002, d. h. für nach dem 31.12.1998 endende Wirtschaftsjahre. Die in Rede stehende Rückstellung betrifft eine Sachleistungsverpflichtung (BFH vom 19. 8. 2002, a. a. O., unter 3). Für ihre Abzinsung ist nach § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. e Satz 2 EStG der Zeitraum von der erstmaligen Bildung der Rückstellung bis zum Beginn der Erfül-S. 177lung maßgebend. Da aber die Aufbewahrungsverpflichtung der in § 257 HGB und § 147 AO genannten Geschäftsunterlagen mit dem Entstehen dieser Unterlagen beginnt, ergibt sich von vornherein kein Zeitraum, für den eine Abzinsung vorzunehmen wäre.