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So setzt Du die Elemente Aufgaben und Kontakte in Microsoft Outlook effizient ein
Aufgaben und Kontakte gehören zu den Kernfunktionen in Outlook. Insbesondere das Aufgabenmanagement ist auf den ersten Blick nicht durchschaubar. Das ist der Grund, warum die Aufgabenfunktion in vielen Unternehmen ein Schattendasein führt oder gar nicht zum Einsatz kommt. Dieser Beitrag greift das Thema auf und zeigt Dir zudem, wie Du die Kontaktfunktionen effizient einsetzt.
Das Thema Outlook wird in Lernfeld 3 unterrichtet und wird in der AP 1 Informationstechnisches Büromanagement geprüft.
Aufgaben anlegen und bearbeiten
Anstatt einer Zettelsammlung, z. B. in Form unübersichtlicher Post-its, die an Bildschirm oder Schreibtisch kleben und bei denen wichtige Informationen möglicherweise verloren gehen, solltest Du in Outlook eine zentrale Aufgabenliste einsetzen. Das Element Aufgaben kannst Du zudem mit anderen Outlook-Funktionen wie bspw. Kontakte, Termine oder E-Mails kombinieren. Das spart Zeit, da Du Informationen nur ein einziges Mal erfassen musst.
Termine haben ein festgelegtes Zeitfenster, zur Erledigung von Aufgaben gibt es keine vorgegebenen Bearbeitungszeiträume, jedoch häufig einen Zeitpunkt, zudem die Aufgabe erledigt sein soll (Fälligkeitsdatum).