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Einmalzahlungen bei geringfügigen Beschäftigungen
Bei der Minijobzentrale sind derzeit ca. 7 Mio. geringfügig Beschäftigte (Minijobber) gemeldet. Bei insgesamt rund 46 Mio. Beschäftigten ist damit ungefähr jede 6. Lohnabrechnung ein Minijob. Diese Zahlen machen deutlich, dass es wichtig ist, alle Regelungen zum Minijob genau zu kennen. Denn es darf nicht vergessen werden, dass der Minijob häufig der Beanstandungspunkt Nummer 1 ist, wenn die Deutsche Rentenversicherung eine Betriebsprüfung durchführt.
Dieser Beitrag beschäftigt sich daher mit der rechtlich korrekten Entgeltermittlung für Minijobber – gerade auch vor dem Hintergrund, dass Einmalzahlungen (z. B. Weihnachts- und Urlaubsgeld) gewährt werden sollen.
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I. Ermittlung des regelmäßigen Entgelts
Nach § 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV gilt: „Eine geringfügige Beschäftigung liegt vor, wenn das Arbeitsentgelt aus dieser Beschäftigung regelmäßig die Geringfügigkeitsgrenze nicht übersteigt.“
Diese [i]Dynamische GeringfügigkeitsgrenzeGeringfügigkeitsgrenze hat der Gesetzgeber mit § 8 Abs. 1a SGB IV seit dem dynamisch definiert. Sie wird berechnet, indem der Mindestlohn mit 130 vervielfacht, durch drei geteilt und auf volle Euro aufgerundet wird. Praxisnah ausgedrückt gilt also: Die Zehn-Stunden-Woche wird auf den Monat hochgerechnet und mit dem gültigen Mindestlohn nach dem MiLoG multipliziert und aufgerundet. Das ergibt seither: S. 1097
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Mindestlohn | 10-Stunden-Woche hochgerechnet auf einen Monat | Geringfügigkeitsgrenze | |
ab 10/2022 | 12,00 € | 43,33 | 520 € |
ab 1/2023 | 12,00 € | 43,33 | 520 € |
ab 1/2024 | 12,41 € | 43,33 | 538 € |
ab 1/2025 | 12,82 € | 43,33 | 556 € |
Bei der Prüfung der Geringfügigkeitsgrenze ist vom regelmäßigen Arbeitsentgelt auszugehen. Dazu gehören alle Entgelte, auf die der Beschäftigte einen Anspruch hat (Gesetz, Tarifvertrag, Arbeitsvertrag, betriebliche Übung). Das regelmäßige Arbeitsentgelt wird in Abhängigkeit von der Anzahl der Beschäftigungsmonate, für die eine Beschäftigung gegen Arbeitsentgelt besteht, ermittelt. Im Durchschnitt einer Jahresbetrachtung darf das regelmäßige Arbeitsentgelt die Geringfügigkeitsgrenze nicht übersteigen (für 2024 = 6.456 €).
Zu [i]Prognose bei BeschäftigungsbeginnBeginn einer Beschäftigung muss das zu erwartende Entgelt für einen Zwölfmonatszeitraum prognostiziert werden. Sofern die Beschäftigung im Laufe eines Kalendermonats beginnt, kann für den Beginn des Jahreszeitraums auf den ersten Tag dieses Monats abgestellt werden. In der Folge können Arbeitgeber stets zu Beginn eines jeden Kalenderjahres eine erneute vorausschauende Betrachtung der Ermittlung des regelmäßigen Arbeitsentgelts vornehmen. Der Arbeitgeber bzw. Lohnabrechner muss sich also die Frage stellen: Was werden die Mitarbeiter mit hinreichender Sicherheit in den nächsten zwölf Zeitmonaten an beitragspflichtigem Entgelt verdienen?
II. Rechtsansprüche der Minijobber hinsichtlich der Einmalzahlungen
Grundsätzlich muss also stets möglichst genau geklärt werden, welche Entgeltansprüche die zu beurteilenden Mitarbeiter haben. Denn wenn die Beschäftigung als Minijob abgerechnet werden soll, dürfen sämtliche Entgeltansprüche der Mitarbeiter in Summe nicht die jährliche Geringfügigkeitsgrenze überschreiten.
Hinsichtlich [i]Höhere Ansprüche als Mindestlohn möglichder Ansprüche auf laufendes Entgelt müssen Arbeitgeber zumindest auf den gesetzlichen Mindestlohn abstellen. Solche Ansprüche können sich jedoch auch oberhalb des Mindestlohns bewegen, wenn im Unternehmen z. B. ein Tarifvertrag zur Anwendung kommt oder wenn individualvertraglich höhere Stundenlöhne vereinbart werden.
Auch [i]Schriftliche Dokumentationwenn das Arbeitsrecht keine Schriftform für Arbeitsverträge fordert, so gilt – zumindest sozialversicherungsrechtlich – dennoch: „Wer schreibt, der bleibt!“ Und letztlich sind Arbeitgeber gemäß § 2 Abs. 1 NachwG verpflichtet, die wesentlichen Arbeitsbedingungen – die ggf. bisher mündlich ausgehandelt wurden – auch schriftlich zu dokumentieren.
Da der Fokus dieses Beitrags auch auf den Einmalzahlungen liegt, ist es wichtig zu wissen, dass es derzeit keine Gesetze gibt, die Arbeitgeber verpflichten, ihren Mitarbeitern und Aushilfen Einmalzahlungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld zu zahlen. Solche Rechtsansprüche werden in der Praxis jedoch häufig über anzuwendende Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, individuelle Vereinbarungen und über die betriebliche Übung hergeleitet.