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Die E-Rechnung: Umsetzung mit dem ZUGFeRD-Format
Erfüllt der Standard die gesetzlichen Anforderungen?
Damit die gesetzlichen Vorgaben des E-Rechnungsaustausches ab 2025 im B2B-Bereich erfüllt werden können und eine medienbruchfreie Erstellung, Übermittlung und Verarbeitung möglich ist, muss die E-Rechnung als strukturiertes elektronisches Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden.
Auf europäischer Ebene sind diese Vorgaben in der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und national im Bundesgesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG) sowie in der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (ERechV) gegeben.
Der ZUGFeRD-Standard ermöglicht sowohl privatwirtschaftlichen Unternehmen als auch der öffentlichen Verwaltung und Banken branchenübergreifend elektronische Rechnungen in einem einheitlichen Standard auszutauschen. Der Standard, d. h. die Taxonomie, steht der Öffentlichkeit frei zur Verfügung; es handelt sich nicht um eine Software, sondern vielmehr um eine Beschreibung des Aufbaus der E-Rechnung.
Die aktuelle Version ZUGFeRD 2.2 ist kostenfrei als Download auf der Webseite des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) abrufbar. Für die Erstellung, Versendung und andererseits den Empfang und die Verarbeitung einer solchen Rechnung bedarf es jedoch einer Software bzw. eines bestehenden Systems (ERP), welches die Integration von ZUGFeRD unterstützt.
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I. Darstellung des ZUGFeRD-Standards
[i]PDF/A und XML-DateiDer ZUGFeRD-Standard basiert auf dem internationalen UN-CEFACT Standard. Damit ist die Möglichkeit gegeben, aus dem vorhandenen ERP-System eine Rechnung zu erzeugen, die sowohl als XML-Datei erzeugt wird und andererseits in ein PDF/A-3 eingebettet wird. Die Rechnung wird damit als XML-Datei und als PDF/A (in einer Datei) übermittelt. Daneben ist es möglich, Ergänzungen durch Freitextformulierungen vorzunehmen.
Der Empfänger der Rechnung hat damit für die Verarbeitung die Möglichkeit, entweder das Format PDF/A zu verwenden, also die Bearbeitung der Rechnung anhand des Bildes vorzunehmen, oder aber im Rahmen eines automatisierten Rechnungsprüfungsverfahrens elektronisch auf die XML-Datei zuzugreifen.
II. Varianten des ZUGFeRD-Formats
[i]Unterschiedliche VerarbeitungsmöglichkeitenZUGFeRD bietet vier Varianten, die miteinander kompatibel sind. Sie unterscheiden sich durch ihre unterschiedlichen Verarbeitungsmöglichkeiten, da die Umfänge unterschiedlich sind. Darin wird jeweils bestimmt, wie viele Informationen mittels des ZUGFeRD-XML strukturiert und standardisiert übermittelt werden. Es wird unterschieden in: