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Die Zeit drängt: E-Rechnungen auf dem Vormarsch
Wie Sie die Umstellung mit Ihren Mandanten angehen können
Der Rechnungseingang in den Unternehmen erfolgt zunehmend in Dateiform. Vorreiter des Versands von E-Rechnungen sind Energieversorger und Telekommunikationsunternehmen. So erstellten bereits 2022 einer BITKOM-Studie zufolge 72 % der deutschen Unternehmen mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen elektronisch. Aber auch umgekehrt verlangen Geschäftskunden immer häufiger, dass die gestellten Rechnungen elektronisch übermittelt werden. Aktuelle Initiativen der EU und die Gesetzgebung in Deutschland werden nun dazu führen, dass für immer mehr Unternehmen in Deutschland in naher Zukunft die Verpflichtung entstehen wird, elektronische Rechnungen erstellen und verarbeiten zu können. Das wird wesentliche Prozesse im Unternehmen tangieren. Die Anpassung und die Optimierung dieser Prozesse werden nicht ohne Vorbereitung gelingen können. Sie sollten daher Ihre Mandanten jetzt auf diese Entwicklung ansprechen und vorbereiten.
Die Verpflichtung zur Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen wird in absehbarer Zeit in Deutschland und in der EU umgesetzt werden, und zwar nicht nur im B2G-Geschäft (Business to Government), sondern auch im B2B-Geschäft (Business to Business).
Die bisher bereits häufig genutzte Erstellung und Versendung von PDF- oder JPG-Dateien wird dann den gesetzlichen Anforderungen nicht mehr genügen.
Zeitlich parallel laufende Initiativen der Gesetzgeber in der EU und in Deutschland werden darüber hinausgehende Anforderungen an die Berichterstattung und das Meldesystem der Unternehmen schaffen.
Eine reibungslose Umstellung auf die „neuen“ gesetzlichen Vorgaben erfordert ein zeitnahes, planvolles Handeln in den Unternehmen.
Unabhängig von gesetzlichen Zwängen ist die konsequente Umstellung auf die E-Rechnungserstellung und -verarbeitung wirtschaftlich überaus sinnvoll.
I. Wie ist der Status quo und die Entwicklung der E-Rechnung national und international?
1. Was ist eine elektronische Rechnung?
Als elektronische Rechnung (E-Rechnung, E-Invoice) gilt bislang landläufig jede Rechnung, die in Dateiform erstellt und versendet wird und dabei die Vorgaben des § 14 UStG erfüllt. Bis dato werden im B2C-Geschäft (Business to Consumer) daher sehr häufig PDF-Dateien, JPG-Dateien oder andere Bilddateien erstellt und an die jeweiligen Kunden verschickt. Auch im B2B-Geschäft (Business to Business) ist der Versand von PDF- oder Bilddateien weit verbreitet. Professionell agierende größere Unternehmen nutzen seit vielen Jahren im B2B-Bereich auch das EDI-Verfahren.
Auf der Empfängerseite gibt es zunehmend Unternehmen, die ihren Rechnungseingang digitalisieren. Eingehende Papierrechnungen werden gescannt und anschließend in entsprechend gestalteten Workflows weiterbearbeitet. Zunehmend werden die Lieferanten aufgefordert (je nach Kaufkraft kann man auch sagen „gezwungen“), ihre Rechnungen digital einzureichen.
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU stellt nun höhere Anforderungen an die E-Rechnung. In Artikel 2 der Richtlinie wird eine E-Rechnung neu definiert: Eine E-Rechnung ist „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.“
„Simple“ PDF- oder Bild-Dateien werden die Anforderung an eine automatische und elektronische Verarbeitung nicht mehr erfüllen und daher keine E-Rechnungen im Sinne der EU-Richtlinie darstellen. Solche Dateien werden künftig – wie Papierrechnungen – als „sonstige Rechnungen“ bezeichnet.
Um sicherzustellen, dass E-Rechnungen die Anforderungen zukünftig grenzüberschreitend erfüllen, hat die EU-Kommission die zuständige europäische Normungsorganisation mit der Erarbeitung einer europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung beauftragt. Daraufhin wurden die entS. 72sprechenden Vorgaben in der EN 16931 erarbeitet und verpflichtend geregelt. Auf dieser Grundlage soll künftig die Rechnungsstellung und -verarbeitung in der EU (nahezu ausschließlich) erfolgen.
2. Grad der E-Rechnungsnutzung und -verpflichtung in Deutschland
2.1 E-Rechnungsstandards in Deutschland
In Deutschland existiert seit 2010 FeRD, das Forum für elektronische Rechnung in Deutschland. Das Ergebnis der FeRD-Arbeit ist das sog. ZUGFeRD-Format für elektronische Rechnungen.