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Auftragsgrößenanalyse: Unrentable Kleinaufträge erkennen und Ordervolumen optimieren
Mit neuem Excel-Tool in der NWB Datenbank
Jeder Unternehmer freut sich über Aufträge: Je mehr, desto besser. In der Praxis ist zu beobachten, dass viele Inhaber oder Vertriebsmitarbeiter gerne auch kleine Aufträge annehmen. Dabei ist ihnen oft nicht bewusst, dass sie mit diesen Aufträgen trotz Umsatzerhöhung nur kleine Margen erzielen oder sogar Verluste erwirtschaften. Unternehmer sollten daher zumindest annäherungsweise wissen, bis zu welchem Volumen sie einen Auftrag aus betriebswirtschaftlicher Sicht eher ablehnen sollten und ab wann sie mit einer Order Geld verdienen, sprich Deckungsbeiträge erwirtschaften. Aufträge, die dieses Volumen unterschreiten, sollten möglichst nicht angenommen werden – es sei denn, eine Annahme ist aus strategischen Gründen sinnvoll oder der Kunde ist beispielsweise bereit, einen Teil der entstehenden Kosten zu tragen. Der Beitrag erläutert, worauf Unternehmer achten müssen. Mit dem dazu passenden Excel-Tool „Auftragsgrößenanalyse“, NWB BAAAJ-30304, erhalten Sie u. a. eine grafische Auswertung und können die Mindestauftragswerte berechnen.
Auftragsgrößenanalyse – Berechnungsprogramm, NWB BAAAJ-30304
Unternehmer nehmen häufig Kleinaufträge an, die unter dem Strich eine geringe Gewinnspanne haben oder sogar negative Deckungsbeiträge erzielen; daher sollte die Anzahl der Kleinaufträge insgesamt reduziert werden.
Trotzdem kann es Gründe geben, die auch die Annahme von Kleinaufträgen rechtfertigen, etwa wenn man neue Kunden gewinnen möchte.
Allgemein gilt: Je mehr Kleinaufträge ein Unternehmen hat und je niedriger der durchschnittliche Auftragswert, desto eher sollten Unternehmer versuchen, mit gezielten Maßnahmen das Ordervolumen zu erhöhen; dabei ist der Mindestauftragswert entscheidend.
Das Excel-Berechnungsprogramm „Auftragsgrößenanalyse“ unterstützt bei der Optimierung der Auftragsgrößenstruktur.
I. Warum sind Kleinaufträge oft schlecht für ein Unternehmen?
Aufträge sind gut für Geschäft, Gewinn und Liquidität. So oder ähnlich denken viele Unternehmer. Auch wenn der grundlegende Zusammenhang richtig ist, bedeutet das nicht, dass sich jeder Auftrag unabhängig von der Höhe des Umsatzes wirklich lohnt. Oft ist das Gegenteil der Fall und man erzielt mit kleinen Aufträgen kaum Margen oder realisiert sogar Verluste bzw. negative Deckungsbeiträge. Warum ist das so?
Ein wesentlicher Grund besteht darin, dass für die Auftragsbearbeitung fixe Kosten anfallen. Diese muss ein Auftrag neben den variablen Kosten ebenfalls tragen, auch wenn diese Kosten häufig nicht zugerechnet oder gar ausgewiesen werden. Die Zurechnung bzw. der Ausweis der fixen Kosten wäre aber eigentlich betriebswirtschaftlich richtig.
Was vielen Unternehmern nicht bewusst ist: Die Höhe der Bearbeitungskosten hängt oft nicht vom Auftragsvolumen ab. Denn häufig ist der Zeitaufwand für die Berechnung eines Auftrags ähnlich, egal, ob das Volumen 1.000 € oder 10.000 € beträgt. Dieser Zusammenhang trifft nur dann nicht zu, wenn sich die Aufträge erheblich voneinander unterscheiden. Aber in vielen Fällen sind die Arbeitsschritte und damit auch der Zeitaufwand nahezu identisch. Beispielsweise muss der Kunde nach seinen Wünschen gefragt werden, es müssen die Adressdaten erfasst sowie Einzelheiten (u. a. Termine, Lieferung, Transport) geklärt und erfasst sowie die Verfügbarkeit von Kapazitäten und Materialen geprüft werden.
Ein Mitarbeiter bearbeitet zwei Kundenaufträge. Auftrag 1 hat ein Volumen von 200 €, Auftrag 2 von 2.000 €. Die variablen Kosten belaufen sich in beiden Fällen auf 45 %. Damit bleibt von Auftrag 1 ein Deckungsbeitrag (DB) von 110 €, bei Auftrag 2 beläuft sich der DB auf 1.100 €.S. 39
Die Produktionskosten liegen bei Auftrag 1 bei rund 60 €, bei Auftrag 2 etwa bei 750 €. Die Bearbeitung der Aufträge dauert in beiden Fällen ca. 30 Minuten. Die Personalkosten in der Auftragsbearbeitung betragen 110 € pro Stunde. Weitere Bearbeitungskosten, etwa für IT, bleiben unberücksichtigt.
Mit der folgenden kurzen Berechnung wird deutlich, dass der Betrieb mit dem kleinen Auftrag noch nicht einmal die direkten Kosten erwirtschaftet, die der Auftrag verursacht hat:
Tabelle in neuem Fenster öffnen
Auftrag
1 | Auftrag
2 | |
Umsatz | 200 | 2.000 |
Variable Kosten | 90 | 900 |
DB I | 110 | 1.100 |
Produktionskosten | 60 | 750 |
Bearbeitungskosten | 55 | 55 |
DB II | -5 | 295 |