Handbuch zur Kassenführung
3. Aufl. 2019
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V. Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht
1. Aufbewahrungspflichten nach Handelsrecht
§ 257 Abs. 1 HGB verpflichtet Kaufleute, „Unterlagen“ geordnet zehn Jahre bzw. sechs Jahre aufzubewahren:
Handelsbücher (= sämtliche Aufzeichnungen des Kaufmanns, in denen er seine Geschäftsvorfälle [Definition s. Praxishinweis] erfasst), Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
Zu diesen Unterlagen gehören auch:Sachkonten, Debitoren und Kreditoren (= Geschäftsfreundebuch bzw. Kontokorrentbuch)
Kassenbuch (auch in Form aneinandergereihter Kassenberichte)
Anlagenbuchführung und Investitionskontrolle
Warenwirtschaft sowie Inventuraufzeichnungen
Auftragswesen und Fakturierung
Bestellwesen und Rechnungseingangsprüfung
Lohn- und Gehaltsbuchhaltung
Darlehens- und Wertpapierbuchführung
etc.
Empfangene und abgesandte Handelsbriefe (= Schriftstücke [Briefe, Faxe, E-Mails], die der Vorbereitung, Durchführung, dem Abschluss oder der Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts dienen, § 257 Abs. 2 HGB; nur Kaufleute senden Handelsbriefe),
Buchungsbelege.
Die in § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB aufgeführten Unterla...