Handbuch zur Kassenführung

V. Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht

1. Aufbewahrungspflichten nach Handelsrecht

§ 257 Abs. 1 HGB verpflichtet Kaufleute „Unterlagen“ geordnet 10 Jahre bzw. 6 Jahre aufzubewahren:

• Handelsbücher (= sämtliche Aufzeichnungen des Kaufmanns, in denen er seine Geschäftsvorfälle [Def. s. Praxishinweis] erfasst), Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
  Zu diesen Unterlagen gehören auch:

  • Sachkonten, Debitoren und Kreditoren (= Geschäftsfreundebuch bzw. Kontokorrentbuch)

  • Kassenbuch (auch in Form aneinandergereihter Kassenberichte)

  • Anlagenbuchführung und Investitionskontrolle

  • Warenwirtschaft sowie Inventuraufzeichnungen

  • Auftragswesen und Fakturierung

  • Bestellwesen und Rechnungseingangsprüfung

  • Lohn- und Gehaltsbuchhaltung

  • Darlehens- und Wertpapierbuchführung

  • etc.

• Empfangene und abgesandte Handelsbriefe (= Schriftstücke [Briefe, Faxe, Emails], die der Vorbereitung, Durchführung, dem Abschluss oder der Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts dienen, § 257 Abs. 2 HGB. Nur Kaufleute senden ...