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Forderungsmanagement (Mahnwesen)
Die aktuell schwache Konjunkturlage in vielen Branchen wie auch die Folgen des Ukraine-Kriegs machen deutlich, wie elementar die stete Liquiditätssicherung für Unternehmen ist. Dies auch vor dem Hintergrund, dass die Insolvenzzahlen inzwischen deutlich ansteigen.
Ende 2024 verjähren alle Zahlungsansprüche, die der Regelverjährung von drei Jahren unterliegen, z. B. aus Kauf- oder Werkverträgen. Betroffen sind Forderungen, die im Jahr 2021 entstanden sind. Unternehmer sollten aktiv werden, um Zeitnot zum Jahresende zu vermeiden. Am besten ist es, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten oder mit Schuldnern Verjährungsverzicht zu vereinbaren. Mahnungen verhindern die Verjährung nicht, wenn der Schuldner nicht reagiert. Noch besser ist es, wenn man bereits beim Forderungsmanagement auf zeitnahe Mahnungen usw. achtet.
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) hat eine Checkliste zur Bonitätsprüfung von Kunden herausgegeben. Der Abruf als PDF ist möglich unter http://go.nwb.de/2lbbt.
Die Ausgabe 08 der GründerZeiten des Ministeriums beinhaltet eine Broschüre zum Forderungsmanagement und gibt Hilfestellungen bei der Organisation des Mahnwesens, der Bonitätsprüfung des Kunden und bei der Durchsetzung von Forderungen. Diese Broschüre ist abrufbar unter http://go.nwb.de/uy0s8.
In der NWB-Datenbank steht Ihnen ein „Kundenbonitäts-Rechner“ zur Verfügung (Stand: Mai 2023), mit dem die Kundenbonität bewertet werden kann. Kern des Berechnungsprogramms sind
ein Fragebogen mit 30 Fragen zur Bonitätseinschätzung sowie
ein Kundenprofil, welches zu jedem Kunden neben der ermittelten Kundenbonität auch weitere Angaben wie die Kreditlinie enthält.
Zuletzt stehen Ihnen mit dem Excel-Tool „Forderungsmanagement mit Kennzahlen“ (MS-Excel, Stand: Februar 2024) 15 ausgewählte betriebswirtschaftliche Kennzahlen zur Verfügung, um die Forderungen und die Mahntätigkeit zu analysieren.
1. Definition
Unternehmen gewähren ihren Kunden in Form von Zahlungszielen kurzfristige Kredite auf die erbrachten Lieferungen und/oder Leistungen. Zum Forderungsmanagement gehören alle Maßnahmen, die vor der Hereinnahme von Aufträgen, während der Laufzeit der Forderungen und bei drohendem Ausfall von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen getroffen werden.
Das Forderungsmanagement unterstützt die Analyse und die Minimierung der Risiken. Als eine auf den Vertrieb und die Debitorenbuchhaltung verteilte Unternehmensfunktion verfolgt es insbesondere die folgenden Ziele:
Verkürzung des effektiven Kundenzahlungsziels zwecks Erhöhung der Liquidität und Reduzierung der Kapitalbindung,
Verminderung von Forderungsausfällen sowie
Verbesserung des Ergebnisses und damit Existenzsicherung des Unternehmens.
Erichsen, Forderungsmanagement mit Kennzahlen, Arbeitshilfe
Erichsen, Kundenbonitäts-Rechner, Arbeitshilfe
Erichsen, Optimierung des Debitorenprozesses, Arbeitshilfe
Erichsen, „Quick-Wins“: Kurzfristig wirkende Maßnahmen zur Gewinnsteigerung, Arbeitshilfe
Erichsen, Wie Sie durch Verkürzung der Debitorenziele die Liquidität Ihrer Mandanten sichern, NWB-BB 8/2020 S. 242
Erichsen, Frühwarnindikatoren für KMU: Mit Kennzahlen Risiken rechtzeitig erkennen und vorbeugen,
Erichsen, Best-Possible-DSO: Die unterschätzte Kennzahl zur Analyse der Forderungslaufzeiten, NWB-BB 3/2024 S.81ff.
Mausbach/Simmert, Forderungsmanagement: Maßnahmen zur Vermeidung von Zahlungsausfällen, Arbeitshilfe
Müller, Die Kundenbonität zutreffend einschätzen, NWB-BB 4/2020 S. 111
2. Gewährung von Lieferantenkrediten
2.1. Wirkung
Bei Lieferungen und Leistungen auf Ziel gewährt der Lieferer dem Kunden einen zinslosen Kredit für die Zeit vom Tag der Lieferung bis zum Eingang der Zahlung. Die Verzinsung dieses Kredits über den mit dem Zahlungsziel vereinbarten Zeitraum kann unter Anwendung eines kalkulatorischen Zinssatzes im Kaufpreis berücksichtigt werden. Bei einer Verzögerung der Zahlung über den vereinbarten Zahlungstermin hinaus fällt beim Lieferer ein zusätzlicher Aufwand für die Finanzierung des Kaufpreises an, nämlich für die Zeit vom vereinbarten Zahlungstermin bis zum Eingang des Rechnungsbetrags.