Umsatzsteuererklärung und Abschluss der Umsatzsteuer-Konten

Zusammenfassung

Jeder Unternehmer hat grundsätzlich eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abzugeben, in der er die Umsatzsteuer für das Kalenderjahr selbst berechnen muss. Der Beitrag gibt einen Überblick über die Abgabeverpflichtung, die Berechnungsgrundlagen einschließlich der Inhalte zu den einzelnen Formularen und der abgabenrechtlichen Wirkung der Umsatzsteuererklärung. Hinweise zum Abgabezeitpunkt und den Fallstricken bei einer verspäteten Abgabe sowie zur Buchung der Umsatzsteuer-Jahresschuld runden den Beitrag ab.

1. Welche Konten werden im SKR 03 oder 04 benötigt?

1.1 SKR 03

1.2 SKR 04

2. Rechtsgrundlagen

3. Wie wird kontiert?

3.1 Abgabeverpflichtung der Umsatzsteuererklärung

Unternehmer i. S. des § 2 UStG haben nicht nur Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben, sondern nach § 18 Abs. 3 UStG auch eine Umsatzsteuererklärung für den jeweiligen Besteuerungszeitraum. Besteuerungszeitraum ist nach § 16 Abs. 1 Satz 2 UStG ausschließlich das Kalenderjahr. Unternehmer, die aus ertragsteuerlichen Gründen ein vom Kalenderjahr abweichendes Wirtschaftsjahr nach § 4a EStG haben, müssen darauf achten, dass die Bilanz- und die Gewinnermittlungswerte für umsatzsteuerliche Zwecke entsprechend den Verhältnissen des Kalenderjahres angepasst werden.

Die Abgabeverpflichtung besteht auch dann, wenn der Unternehmer keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben hat.

Zum Kreis der abgabeverpflichteten Unternehmer gehören auch:

• Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG (gilt nur bis zum Kalenderjahr 2023),

• Pauschalierende land- und forstwirtschaftliche Betriebe nach § 24 UStG.

Ab dem Kalenderjahr 2024 besteht für einen Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG keine Abgabeverpflichtung mehr, es sei denn, die Finanzbehörde fordert den Unternehmer nach § 149 Abs. 1 Satz 2 AO auf, eine Umsatzsteuererklärung abzugeben.

Weiterhin bestehen Sonderfälle des § 18 Abs. 4a und 4b UStG für:

• Unternehmer oder juristische Personen, die nur eine Steuer für Umsätze nach § 1 Abs. 1 Nr. 5 UStG (innergemeinschaftlicher Erwerb), nach § 13b Abs. 5 UStG (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers) oder nach § 25b Abs. 2 UStG (innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte) schulden,

• Fahrzeuglieferer nach § 2a UStG,

• Steuerschuldner nach § 14c Abs. 2 UStG (unberechtigter Steuerausweis in Rechnungen) oder nach § 6a Abs. 4 Satz 2 UStG (betrügerische innergemeinschaftlichen Lieferungen),

• Fiskalvertreter nach § 22b Abs. 2 UStG.

Die Umsatzsteuererklärung ist nach § 18 Abs. 3 Satz 1 UStG i. V. mit § 87a Abs. 6 Satz 1 AO grundsätzlich nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle der Finanzbehörde zu übermitteln. Hierzu hat sich der Unternehmer vorab zu registrieren.

Eine Abgabe auf Papier ist nach § 18 Abs. 3 Satz 3 UStG nur in Ausnahmefällen gestattet: Hierzu bedarf es eines schriftlichen Antrags bei der zuständigen Finanzbehörde unter Darlegung der Hinderungsgründe. Wird der Antrag genehmigt, muss der Unternehmer darauf achten, dass er die Umsatzsteuererklärung eigenhändig unterschreiben muss.

Die gesonderte Erklärungspflicht besteht nicht für Organgesellschaften nach § 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG, sondern ausschließlich für den Organträger. In derartigen Fällen hat der Organträger eine Umsatzsteuererklärung für die Besteuerungsgrundlagen des gesamten Organkreises abzugeben.

Begründen Organisationseinheiten der Gebietskörperschaften Bund und Länder durch ihr Handeln eine umsatzsteuerliche Erklärungspflicht, z. B. nach § 18 UStG i. V. m. §§ 149 und 150 AO, obliegen diesen Organisationseinheiten insoweit alle steuerlichen Rechte und Pflichten der jeweiligen Gebietskörperschaft für die Umsatzbesteuerung nach § 18 Abs. 4f Satz 1 UStG.

Auch Unternehmer, die mehrere Betriebe unterhalten – sog. Unternehmenseinheit – müssen nur eine Umsatzsteuererklärung für sämtliche Betriebe abgeben. Hierbei ist es unerheblich, ob die einzelnen Betriebe ertragsteuerlich unterschiedlichen Einkunftsarten zuzuordnen sind.

3.2 Berechnung der Steuer und Inhalt der Umsatzsteuererklärung

Die Grundlagen zur Berechnung der Jahressteuer hat der Unternehmer selbst zu ermitteln. Die Berechnung richtet sich nach den folgenden Regelungen in § 16 Abs. 1 bis 4 UStG und § 17 UStG:

Abb. 1: Berechnungsschema der Umsatzsteuer

Zur Berechnung der Abschlusszahlung oder des Erstattungsanspruchs ist die verbleibende Umsatzsteuer oder der verbleibende Überschuss um das Vorauszahlungssoll aus dem Umsatzsteuer-Voranmeldungsverfahren zu mindern.

Das Formular der Umsatzsteuererklärung bis 2017 besteht aus einem sog. Hauptvordruck USt 2 A und der Anlage UR für im Inland ansässige Unternehmer sowie der Anlage UN für im Ausland ansässige Unternehmer. Ab dem Besteuerungszeitraum 2018 entfällt die Anlage UR. Der Hauptvordruck wurde neu strukturiert.

Das Formular zur Umsatzsteuer-Erklärung 2023 enthält folgende Struktur:

Abb. 2: Steuererklärung ab 2018

Aufgrund der Regelungen in § 18b Satz 1 UStG sind verpflichtend die Angaben:

• zu steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen,

• zu den steuerfreien innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften nach § 25b UStG und

• zu den im übrigen Gemeinschaftsgebiet ausgeführten steuerpflichtigen sonstigen Leistungen i. S. des § 3a Abs. 2 UStG, für die der in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet.

In der Anlage UN sind folgende Angaben zu machen:

Abb. 3: Anlage UN

Zur Ermittlung der Umsatzsteuer-Zahllast oder des Umsatzsteuer-Erstattungsanspruchs werden in der Buchhaltung im SKR 03 bzw. SKR 04 folgende Konten vorgehalten:

Abb. 4: Umsatzsteuerkonten im SKR 03/04