Archivierung von Lieferscheinen auf CD

Es wird zur Zeit vermehrt angefragt, ob Lieferanten anhand ihrer eigenen Unterlagen Archivierungs-CDs für ihre Kunden erstellen können, so dass die Kunden auf die Aufbewahrung der Lieferscheine, die ihnen vom Lieferanten ursprünglich zugesandt worden sind, verzichten können. Dies ist zu verneinen.

Lieferscheine sind als empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe nach § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO oder bei Verwendung als Buchungsbeleg nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO aufzubewahren. Gemäß § 147 Abs. 2 Nr. 1 AO können in Papier empfangene Lieferscheine dabei auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Dies setzt u. a. voraus, dass die Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt. Dabei müssen alle auf dem Original angebrachten Vermerke (Eingangsstempel, Sicht- und Kontrollvermerke, Korrekturen, Kontierungen etc.) erhalten bleiben, vgl. auch Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS), BMF-Schreiben vom 07.11.1995 - IV A 8 - 52/95, BStBl. 1995 Teil 1. S. 738, AO-Kartei § 146 Abs. 5 AO Karte 1. Aufzubewahrende Unterlagen i. S. d. § 147 Abs. 2 AO kann folglich nur der Lieferschein sein, der dem Kunden zeitnah mit der jeweiligen Lieferung im Original zugegangen ist, und zwar unabhängig davon, ob der Kunde auf diesem empfangenen Lieferschein tatsächlich Vermerke angebracht hat.

Allein mit Aufbewahrung der Archivierungs-CD, die anhand der Daten des Lieferanten erstellt worden ist, erfüllt der belieferte Kunde seine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten folglich nicht. Die Archivierungs-CD gibt nämlich nicht die Originale des aufbewahrungspflichtigen Kunden wieder, sondern Unterlagen eines Dritten.

Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main v. 24.05.2002 - S 0317 A