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Excel für den Beratungsalltag – Teil 7: Tabellen automatisch strukturieren und berechnen
Zeit sparen mit der Funktion „Teilergebnis“
Nicht immer hat man ausreichend Zeit, die vorhandenen Daten in Excel ordentlich aufzubereiten. Daher ist es hilfreich, dass Excel unterschiedliche automatische Analysefunktionen besitzt. Eine Funktion ist das automatische Gliedern mit TEILERGEBNIS.
Excel für den Beratungsalltag: Alle veröffentlichten Teile im Überblick, NWB ZAAAH-79571
Excel kann mit der Funktion TEILERGEBNIS in wenigen Schritten Daten eigenständig nach eindeutigen Kriterien gruppieren und für diese Kriterien Zwischenergebnisse oder auch ein Gesamtergebnis generieren.
Als Ergebnis kann Excel u. a. SUMME, MITTELWERT, PRODUKT oder ANZAHL errechnen – entweder für eine Kriteriumsspalte oder für mehrere Spalten.
Sie können die Gruppierung der Zellen auch eigenständig vornehmen und Ihre Daten je nach Bedarf ein- und ausblenden.
Alle bereits veröffentlichten Teile der Beitragsreihe „Excel für den Beratungsalltag“ im Überblick finden Sie in der NWB Datenbank unter NWB ZAAAH-79571.
I. Datenvorbereitung
Die einfache TEILERGEBNIS-Funktion wurde schon in Teil 3 der Beitragsreihe vorgestellt (Teil 3: Bedingte Summierungen, NWB-BB 9/2021 S. 283, NWB TAAAH-87057). Mit ihr lassen sich verschiedene bedingte Ergebnisse ermitteln. Bei dieser Funktion werden nur die sichtbaren Zellen zu einem Ergebnis zusammengetragen. Excel hat diese Überlegung erweitert und eine automatische Gliederungsfunktion TEILERGEBNIS zur Verfügung gestellt. Wie der Name schon verrät, wird der vorhandene Datenbereich nach gewissen Kriterien gegliedert und mit Zwischen- sowie Gesamtergebnissen ausgegeben. Vorteil: Sie ersparen sich mühsames händisches Strukturieren und Ermitteln von unterschiedlichen Ergebnissen.
Ein erweitertes Anlagegitter mit mehreren Spalten dient als Ausgangspunkt für die Erklärungen.
Als Grundlage der Funktion bedarf es lediglich eines Datenbereichs mit unterschiedlichen eindeutigen Kriterien. Im Beispiel die Rubriken „Bilanzposition“ und „Kostenstelle“ mit ihren einzelnen Gruppen.
Damit Excel die Zwischenergebnisse automatisch generieren kann, ist zuvor der Datenbereich zu sortieren (vgl. Teil 6: Datenabfrage mittels Sortier- und Filterfunktion, NWB-BB 4/2022 S. 117, NWB SAAAI-58136). Der Bereich ist nach dem Kriterium (bzw. der Spalte) zu sortieren, für das Sie die Ergebnisse ermitteln möchten. So erfolgt die Sortierung im Beispiel nach der Bilanzposition. Alle Vermögensgegenstände werden nach ihrer Bilanzposition alphabetisch sortiert (siehe Übersicht 1). Durch diese Sortierung kann Excel die Logik der Zusammenhänge erkennen und somit automatisch aggregieren.
II. Teilergebnisse ermitteln
Nachdem der Datenbereich vorbereitet ist, kann die Gliederungsfunktion TEILERGEBNIS zum Einsatz kommen. Markieren Sie hierfür den gesamten Datenbereich, also das komplette Anlagegitter. Die Funktion findet sich im Reiter Daten S. 183unter der Rubrik Gliederung mit der gleichnamigen Schaltfläche Teilergebnis (siehe Übersicht 2). Durch Betätigen erscheint ein neues Dialogfeld (Übersicht 3).