Vom Muster zum Leitfaden: Die Verfahrensdokumentation zur Kassenführung
Das Thema Verfahrensdokumentation ist nahezu episch mittlerweile. Ausgehend von den gesetzlich geforderten „sonstigen Organisationsunterlagen“, die für das Verständnis einer Buchführung notwendig sind, führt ein direkter Weg zur Dokumentation der Datenflüsse und der eingesetzten Hardware sowie der entsprechenden Berechtigungen der Mitarbeiter, damit ein Prüfer gleich welcher Herkunft seinen Prüfungsansatz stärker als Systemprüfung denn als Einzelfallprüfung anlegen kann. Während es in eher größeren Unternehmen schon länger Konsens ist, in wenn auch meist zu knappem Umfang Ressourcen hierfür bereitzustellen, tun sich die klassischen Mittelständler nach wie vor schwer: sei es aufgrund eines geringeren Organisationsgrads, sei es aus fehlendem Problembewusstsein oder weil schlicht zwar guter Wille, die Ressourcen aber nicht da sind. Wenig hilfreich war es, wenn Betriebsprüfer eher schematisch Verfahrensdokumentationen anforderten, vor allem bei kleineren Unternehmen, und dann ebenfalls schematisch Hinzuschätzungen vornehmen wollten, weil die Unterlagen nicht ausreichten oder nicht vorhanden waren. Dass Verfahrensdokumentationen mitunter nur Alibi-Charakter hatten, zeigt einerseits die mittlerweile legendäre Anekdote einer an den Prüfer als Verfahrensdokumentation übersandten pdf-Datei im Umfang von mehreren hundert Seiten: Bis auf die ersten und letzten jeweils 20 Seiten war die Datei komplett leer, und der Prüfer legte sie dann offenkundig unbeachtet zu den digitalen Unterlagen. Dass durch einen derartig zugespitzten Formalismus die Neigung eines Unternehmers nicht eben steigt, in eine Verfahrensdokumentation Zeit und auch noch Geld zu investieren, wenn man es nicht unbedingt aufgrund von Compliance-Anforderungen muss, ist nicht so wahnsinnig überraschend. Gleichwohl bleibt das Dilemma, wie sich das Thema einerseits pragmatisch, andererseits aber auch hinreichend angehen lässt. Um dieses Dilemma und den Zielkonflikt von Nutzen und Aufwand jedenfalls für das Thema Kassenführung zu lösen, haben Tobias Teutemacher und Patrick Krullmann ab einen Leitfaden formuliert: Ausgehend von der Muster-Verfahrensdokumentation des DFKA e. V. haben sie alle notwendigen Informationen beispielhaft zusammengetragen und mit vielen Hinweisen versehen, wie welche Punkte und Abläufe erläutert werden könnten. Ziel ist es eben nicht, viele dutzend Seiten Text zusammenzutragen, sondern das Essenzielle zu dokumentieren. Wer sich für eine Verfahrensdokumentation etwa zur Kassenführung ein fertiges Muster erhofft, bei dem nur noch Name, Anschrift und Steuernummer eingetragen werden müssen, wird zwangsläufig enttäuscht sein. Aber der Beitrag von Tobias Teutemacher und Patrick Krullmann beschränkt sich jedenfalls für die bargeldintensiven Betriebe auf das Notwendige, darin liegt der große Nutzen. In einer der nächsten Ausgaben folgt noch ein ähnlicher Beitrag zur offenen Ladenkasse.
Beste Grüße
Christoph Linkemann
Fundstelle(n):
BBK 2022 Seite 393
NWB HAAAI-60363