§ 39 EStG; Ausstellung und Übermittlung der Lohnsteuerkarten 2004

1. Grundlagen

Für die Ausstellung und Aushändigung der Lohnsteuerkarten für das Kalenderjahr 2004 sind zu beachten:

2. Stellung der Gemeinden

Die Gemeinden sind insoweit, als sie Lohnsteuerkarten auszustellen sowie Eintragungen auf den Lohnsteuerkarten vorzunehmen und zu ändern haben, örtliche Landesfinanzbehörden. Sie sind insoweit verpflichtet, den Anweisungen des örtlich zuständigen Finanzamts nachzukommen. Das Finanzamt kann erforderlichenfalls Verwaltungsakte, für die eine Gemeinde sachlich zuständig ist, selbst erlassen (§ 39 Abs. 6 EStG).

3. Aufbewahrung der Lohnsteuerkarten

Aus gegebenem Anlass werden die Gemeinden und Kommunalen Gebietsrechenzentren gebeten, den Diebstahl von Lohnsteuerkarten sofort der OFD Ffm, Besitz- und Verkehrssteuerabteilung, Referat St II 3, Postfach 11 14 31, 60049 Frankfurt am Main, anzuzeigen.

4. Verzeichnis der ausgestellten Lohnsteuerkarten

Nach R 108 Abs. 10 LStR hat die Gemeinde über die von ihr ausgestellten Lohnsteuerkarten in geeigneter Form ein Verzeichnis zu führen, in dem der Tag der Ausstellung der jeweiligen Lohnsteuerkarte und die auf der Lohnsteuerkarte vorgenommenen Eintragungen enthalten sein müssen. Das Verzeichnis ist auf Verlangen dem örtlich zuständigen Finanzamt vorzulegen. Für dieses Verzeichnis gilt eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren (vgl. Tz. 4.3 der Bestimmungen über Aufbewahrung, Aussonderung, Abgabe an Archive, Benutzung für wissenschaftliche Zwecke und Ausscheiden von Schriftgut der Finanzverwaltung – AufbewBeSt-FV- vom Januar 1982, enthalten in der Vorschriftensammlung Bundesfinanzverwaltung – Gemeinsame Organisations- und Verwaltungsangelegenheiten -00950-).

In diesem Verzeichnis sind alle ausgegebenen Lohnsteuerkarten aufzuführen. Soweit in der Vergangenheit Lohnsteuerkarten ausgegeben wurden, die nicht in das Verzeichnis aufgenommen wurden, bitte ich zukünftig sicherzustellen, dass sich solches nicht wiederholt.

5. Angabe der Druckerei

Für den Druck der Lohnsteuerkarten ist zuständig:

Firma
Brückel-Druck GmbH
Sudetenstr. 23
35440 Linden
Tel. 06403 – 90620
Fax 06403 – 5762
Herr Kai Brückel

6. Besondere Eindruckwünsche

Besondere Eindruckwünsche der Gemeinden oder der Kommunalen Gebietsrechenzentren auf den Lohnsteuerkarten hinsichtlich Ort, Datum usw. sind der nach Tz.5. zuständigen Druckerei unmittelbar mitzuteilen. Den durch solche Wünsche entstehenden Mehrpreis haben die Gemeinden oder Kommunalen Gebietsrechenzentren/KiV selbst zu tragen.

7. Verpflichtung der Gemeinden zur Ausstellung der Lohnsteuerkarte

Nach § 39 Abs. 1 Satz 1 EStG haben die Gemeinden den unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmern für jedes Kalenderjahr unentgeltlich eine Lohnsteuerkarte nach amtlich vorgeschriebenem Muster auszustellen und zu übermitteln. Es ist nicht zulässig, allen Einwohnern ab einem bestimmten Alter grundsätzlich Lohnsteuerkarten auszustellen; eine Lohnsteuerkarte darf nur dann ausgestellt werden, wenn diese nach den Unterlagen der Gemeinde auch tatsächlich benötigt wird.

8. Ausstellung von Lohnsteuerkarten für Kinder

Die Gemeinden sind nach dem Erlass des Hessischen Sozialministers vom 18. Januar 1977 – I/I c 5 – 53 d 735 – (Staatsanzeiger für das Land Hessen Nr. 7/1977, Seite 424) verpflichtet, die Staatlichen Gewerbeaufsichtsämter über die Ausstellung von Lohnsteuerkarten für Kinder zu unterrichten. Die Mitteilung ist auf den Namen, die Anschrift und das Geburtsdatum des Kindes zu beschränken.

Die Unterrichtung kann in den Fällen unterbleiben, in denen eine Lohnsteuerkarte lediglich wegen des Bezugs von Waisengeld ausgestellt wird.

9. Örtliche Zuständigkeit der Gemeinden/Sachliche Voraussetzungen

9.1 Bestimmungen über die örtliche Zuständigkeit

Die Bestimmungen über die örtliche Zuständigkeit der Gemeinden müssen genau beachtet werden, damit verhindert wird, dass derselbe Arbeitnehmer mehrere Lohnsteuerkarten mit den Steuerklassen I bis V erhält.

Die Zuständigkeit der Gemeinde für die Ausstellung der Lohnsteuerkarte richtet sich nach § 39 Abs. 2 EStG. Dabei wurde aus Vereinfachungsgründen auf melderechtliche Regelungen abgestellt; danach ist wie folgt zu verfahren:

9.1.1 Unverheiratete Arbeitnehmer und verheiratete Arbeitnehmer, deren Ehegatte nicht unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist

Bei unverheirateten Arbeitnehmern und bei verheirateten Arbeitnehmern, deren Ehegatte nicht unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist oder die von ihrem Ehegatten dauernd getrennt leben, ist die Gemeinde für die Ausstellung der Lohnsteuerkarte 2004 örtlich zuständig, in deren Bezirk der Arbeitnehmer am 20. September 2003 für seine Wohnung, bei mehreren Wohnungen für seine Hauptwohnung gemeldet ist. Ist der Arbeitnehmer für eine Wohnung nicht gemeldet, so ist die Lohnsteuerkarte 2004 von der Gemeinde auszustellen, in deren Bezirk der Arbeitnehmer am 20. September 2003 seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat.

9.1.2 Verheiratete Arbeitnehmer, deren Ehegatten unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist und die von ihrem Ehegatten nicht dauernd getrennt leben

Bei verheirateten Arbeitnehmern, deren Ehegatten unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist und die von ihrem Ehegatten nicht dauernd getrennt leben, ist die Gemeinde für die Ausstellung der Lohnsteuerkarte 2004 örtlich zuständig, in deren Bezirk beide Ehegatten am 20. September 2003 für eine gemeinsame Wohnung, bei mehreren Wohnungen für ihre gemeinsame Hauptwohnung gemeldet sind. Sind Ehegatten, die beide in einem Dienstverhältnis stehen, für eine gemeinsame Wohnung oder bei mehreren Wohnungen für eine gemeinsame Hauptwohnung nicht gemeldet, so sind die Lohnsteuerkarten 2004 von der Gemeinde auszustellen, in deren Bezirk der ältere Ehegatte am 20. September 2003 für seine Wohnung, bei mehreren Wohnungen für seine Hauptwohnung gemeldet ist (H 108 LStH ”Zuständigkeit der Gemeinde”).

• Sofern Gemeinden diese Regelung auch in Fällen anwenden, in denen nicht beide Ehegatten Arbeitnehmer sind, bitte ich, die Ausstellung der Lohnsteuerkarte für den Arbeitnehmer-Ehegatten im Einvernehmen mit ihm und der anderen Gemeinde vorzunehmen.

9.1.3 Gemeinde, in deren Bezirk der Arbeitnehmer oder bei verheirateten Arbeitnehmern der ältere Ehegatte gemeldet ist

Die Gemeinde, in deren Bezirk der Arbeitnehmer oder bei verheirateten Arbeitnehmern der ältere Ehegatte für eine Nebenwohnung gemeldet ist, darf für den Arbeitnehmer keine Lohnsteuerkarte ausstellen. Soweit die Ausstellung einer Lohnsteuerkarte 2004 unterbleibt, weil die Gemeinde ihre Zuständigkeit nach Tz. 9.1.2 in den Fällen nicht feststellen kann, in denen die Ehegatten für keine gemeinsame Wohnung oder bei mehreren Wohnungen für keine gemeinsame Hauptwohnung gemeldet sind, ist die Lohnsteuerkarte von dieser Gemeinde auf Antrag des Arbeitnehmers nachträglich auszustellen.

Bei einem Wohnsitzwechsel um den Stichtag 20. September ist für die Ausstellung der Lohnsteuerkarte grundsätzlich die Gemeinde zuständig, bei der der Arbeitnehmer am Stichtag noch gemeldet ist. In den Fällen, in denen die Abmeldung vor und die Anmeldung nach dem 20. September erfolgt, also der Arbeitnehmer am Stichtag in keiner Gemeinde gemeldet ist, sind die Lohnsteuerkarten von der Zuzugsgemeinde auszustellen. Dies gilt auch bei (versehentlich oder ordnungswidrig) für längere Zeit unterlassener Anmeldung, es sei denn, der Arbeitnehmer ist ohne festen Wohnsitz.

Bei einer rückwirkenden An- und Abmeldung über den Stichtag 20. September hinaus bleibt die Gemeinde zuständig, bei der der Arbeitnehmer am Stichtag tatsächlich gemeldet war.

9.1.4 Wehrpflichtige, Berufssoldaten, Soldaten auf Zeit und Studenten

Bei Wehrpflichtigen, Berufssoldaten, Soldaten auf Zeit und Studenten gelten hinsichtlich der örtlichen Zuständigkeit der Gemeinde für die Ausstellung der Lohnsteuerkarte 2004 keine Besonderheiten. Wehrpflichtige brauchen jedoch nach den zur Zeit geltenden Anordnungen des Bundesministers für Verteidigung keine Lohnsteuerkarten vorzulegen; für Wehrpflichtige sind deshalb Lohnsteuerkarten nur auf Antrag auszustellen.

9.1.5 Arbeitnehmer, die erst nach dem Stichtag in die Bundesrepublik zuziehen

Arbeitnehmern, die erst nach dem Stichtag in die Bundesrepublik zuziehen, wird die Lohnsteuerkarte auf Antrag von der Gemeinde ausgestellt, in deren Bezirk der Arbeitnehmer erstmals eine Wohnung bzw. Hauptwohnung oder seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat.

Wegen der Zuständigkeit bei nachträglicher Ausstellung oder Änderung und Ergänzung von Lohnsteuerkarten vgl. Tz. 20.1 und 23.1.1.

9.1.6 Ausstellung von Lohnsteuerkarten ausschließlich an unbeschränkt Steuerpflichtige

Lohnsteuerkarten sind nur den unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Arbeitnehmern auszustellen (s. Tz.9.1.1); unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind alle natürlichen Personen, die im Inland einen Wohnsitz oder ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben (§ 1 Abs. 1 EStG). Hierbei ist Folgendes zu beachten:

9.1.6.1 Wohnsitz

Einen Wohnsitz im Sinne der Steuergesetze hat jemand dort, wo er eine Wohnung unter Umständen innehat, die darauf schließen lassen, dass er die Wohnung beibehalten und benutzen wird (§ 8 AO – vgl. Tz.9.1.6).

Dabei sind im Einzelfall alle tatsächlichen Umstände zu berücksichtigen, die erkennen lassen, dass die Wohnung dadurch als Bleibe dient, dass sie ständig oder doch mit gewisser Regelmäßigkeit und Gewohnheit benutzt wird. Solche tatsächlichen Umstände können sein: die Dauer der tatsächlichen Nutzung, Bauausführung, Lage, Ausstattung und Einrichtung, Angemessenheit nach den sonstigen Lebensverhältnissen des Inhabers, der Anlass für den Aufenthalt, die zeitlichen Pläne über die Rückkehrabsicht eines Gastarbeiters in sein Heimatland sowie seine Familienbande dorthin.

Wer eine Wohnung von vornherein nur in der Absicht nimmt, sie nur vorübergehend (weniger als 6 Monate) beizubehalten und zu benutzen, begründet nach den Grundsätzen im Urteil des Bundesfinanzhofs vom 30. August 1989, BStBl 1989 II S. 956, dort keinen Wohnsitz im steuerrechtlichen Sinne.

9.1.6.2 Wohnungsbegriff

Wohnungen im Sinne von § 8 AO sind alle zum Wohnen geeigneten Räumlichkeiten. Hierzu können auch möblierte Zimmer (insbesondere bei ledigen Arbeitnehmern) und Barackenunterkünfte gehören. Ein Arbeitnehmer hat eine Wohnung im Sinn von § 8 AO inne, wenn er über sie tatsächlich verfügen kann und sie als Bleibe entweder ständig oder doch mit einer gewissen Regelmäßigkeit und Gewohnheit benutzt. Diese Voraussetzungen sind im Allgemeinen nicht erfüllt, wenn eine Wohnung nur zu Besuchszwecken zur Verfügung gestellt wird. Umstände, die darauf schließen lassen, dass die Wohnung beibehalten und benutzt wird, liegen regelmäßig nicht vor, wenn ein Arbeitnehmer nur vorübergehend in Lagern, Baracken, Notunterkünften, Gasthäusern, Pensionen usw. untergebracht ist.

9.1.6.3 Ausländische Arbeitnehmer, die sich nur kurzfristig im Inland aufhalten

Bei ausländischen Arbeitnehmern, die sich nur für einen kurzen Zeitraum in der Bundesrepublik Deutschland aufhalten, z.B. zum vorübergehenden Einsatz im Baugewerbe, in der Forstverwaltung oder als Erntehelfer, ist daher anhand der Aufenthaltsgenehmigung und insbesondere der Arbeitserlaubnis zu überprüfen, ob sie sich mehr als 6 Monate im Inland aufhalten werden.

Ist die Aufenthaltsgenehmigung nur für einen kürzeren Zeitraum (z.B. 3 Monate) ausgestellt, liegt ein starkes Indiz dafür vor, dass der Steuerpflichtige im Inland keinen Wohnsitz begründet hat, und somit nicht unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist. Eine Lohnsteuerkarte ist dann nicht auszustellen. Dies gilt bis zur Erteilung einer mindestens 6-monatigen Aufenthaltsgenehmigung auch dann, wenn eine entsprechende Erlaubnis voraussichtlich zu erwarten ist (vgl. auch Tz.10.1).

9.1.6.4 Gewöhnlicher Aufenthalt

Den gewöhnlichen Aufenthalt im Sinne der Steuergesetze hat jemand dort, wo er sich unter Umständen aufhält, die erkennen lassen, dass er an diesem Ort oder in diesem Gebiet nicht nur vorübergehend verweilt (§ 9 AO).

Die An- und Abmeldung nach Melderecht ist für die Frage der Begründung oder Aufgabe eines Wohnsitzes oder gewöhnlichen Aufenthalts im Sinne des Steuerrechts ohne entscheidende Bedeutung.

9.2 Ausstellung von Lohnsteuerkarten bei Haftentlassenen

Damit ein Haftentlassener, der unter der Anschrift der Justizvollzugsanstalt (JVA) gemeldet ist, zum Zeitpunkt der Entlassung nicht über eine Lohnsteuerkarte verfügt, welche die Anschrift der JVA als Anschrift enthält, kann zunächst auf die Ausstellung einer Lohnsteuerkarte verzichtet werden. Die (nachträgliche) Ausstellung einer Lohnsteuerkarte kann dann nach der Haftentlassung beantragt werden. Die Ausstellung der Lohnsteuerkarte, für die nach wie vor die Gemeinde örtlich zuständig ist, in deren Bezirk sich die JVA befindet, ist dabei mit der Abmeldung und der Anmeldung bei der ersten Wohnsitzgemeinde nach der Haftentlassung in der Weise zu verbinden, dass die zuständige Gemeinde die Lohnsteuerkarte ausstellt und als Wohnanschrift die neue Meldeadresse einträgt (vgl. R 108 Abs. 8 LStR).

9.3 Ausstellung von Lohnsteuerkarten bei Personen, die am Stichtag keine Wohnung im Bezirk einer Gemeinde haben

Unbeschränkt steuerpflichtige Personen, die am Stichtag keine Wohnung und keinen gewöhnlichen Aufenthalt im Bezirk einer Gemeinde haben, erhalten die Lohnsteuerkarte von der Gemeinde des Ortes, in dem sie sich nach dem Stichtag erstmalig polizeilich angemeldet haben. Vor Ausschreibung der Lohnsteuerkarte hat der Arbeitnehmer eine schriftliche Versicherung abzugeben, dass er am Stichtag ohne Wohnung und ohne gewöhnlichen Aufenthalt gewesen ist. Die Gemeinde der letzten ermittelten Wohnung ist von der Ausschreibung der Lohnsteuerkarte zu unterrichten.

9.4 Lohnsteuerkarte wurde versehentlich nicht ausgestellt

Soweit die Ausstellung einer Lohnsteuerkarte 2004 versehentlich unterblieben ist oder die zuständige Gemeinde aus ihren Unterlagen nicht erkennen konnte, dass der Arbeitnehmer eine solche Lohnsteuerkarte benötigt, hat die Gemeinde die Ausstellung nachzuholen.

9.5 Ausstellung der Lohnsteuerkarte wird verweigert

Weigert sich die zuständige Gemeinde, die Lohnsteuerkarte auszustellen, so kann auf Antrag das Finanzamt die Ausstellung der Lohnsteuerkarte (§ 39 Abs. 6 EStG) veranlassen.

10. Sonderregelungen/Nichtausstellung in besonderen Fällen

10.1 Beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer

Lohnsteuerkarten sind für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer nicht auszustellen.

Beschränkt einkommensteuerpflichtig sind nach § 1 Abs. 4 EStG Arbeitnehmer, die im Inland weder einen Wohnsitz noch ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, wenn sie Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit im Sinne des § 49 Abs. 1 Nr. 4 EStG beziehen. Das für ihren Arbeitgeber zuständige Betriebsstättenfinanzamt hat ihnen nach § 39 d Abs. 1 EStG auf Antrag eine Bescheinigung zu erteilen, die die Funktion einer Lohnsteuerkarte übernimmt.

Bei beschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmern gilt die Einkommensteuer (Lohnsteuer) durch den Steuerabzug als abgegolten (§ 50 Abs. 5 EStG). Dies gilt nicht für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer, die Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit im Sinne des § 49 Abs. 1 Nr. 4 EStG beziehen und Staatsangehörige eines Mitgliedstaates der Europäischen Union oder eines Staates, auf den das Abkommen über den Europäischen Wirtschaftsraum Anwendung findet, und die im Hoheitsgebiet eines dieser Staaten ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, wenn diese eine Veranlagung zur Einkommensteuer beantragen.

Arbeitnehmer, die sich nur vorübergehend und nicht länger als 6 Monate im Inland aufhalten, sind auf das Verfahren nach § 39 d EStG zu verweisen. Eine Lohnsteuerkarte und eine Bescheinigung nach § 39 d EStG dürfen für den selben Zeitraum nicht ausgestellt wird.

10.2 Arbeitnehmer ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland

Für Arbeitnehmer ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland (§§ 8 und 9 AO) sind Lohnsteuerkarten auch dann nicht auszustellen, wenn diese gemäß § 1 Abs. 2 EStG – z. B. Diplomaten, Konsularbeamte, Soldaten bei den Natostreitkräften – unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind – oder gemäß § 1 Abs. 3 EStG als unbeschränkt einkommensteuerpflichtig gelten.

Nach § 1 Abs. 3 EStG werden Arbeitnehmer ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland als unbeschränkt einkommensteuerpflichtig behandelt, wenn ihre Einkünfte mindestens zu 90 v.H. der deutschen Einkommensteuer unterliegen oder die nicht der deutschen Einkommensteuer unterliegenden Einkünfte nicht mehr als 6.136 € im Kalenderjahr betragen. Der Betrag von 6.136 € wird ggf. nach den Verhältnissen des Wohnsitzstaates gekürzt.

Für den Steuerabzug vom Arbeitslohn erhalten die Arbeitnehmer, die unter die Regelungen des § 1 Abs. 2 oder 3 EStG fallen, auf Antrag von dem zuständigen Betriebsstättenfinanzamt des Arbeitgebers eine Bescheinigung über die maßgebende Steuerklasse und einen etwa zu berücksichtigenden Freibetrag (§ 39 c Abs. 3 und 4 EStG).

10.3 NATO-Truppenstatut

Nach Art. X Abs. 1 Satz 2 des NATO-Truppenstatuts – NTS – (BGBl 1961 II S. 1183) und Art. 68 Abs. 4 des Zusatzabkommens zum NTS (BGBl 1961 II S. 1218) begründen die nichtdeutschen Mitglieder und technischen Fachkräfte der ausländischen Streitkräfte und deren nichtdeutsche Ehegatten und Kinder in der Bundesrepublik Deutschland keinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt, wenn ihre Anwesenheit in der Bundesrepublik Deutschland allein auf dem Umstand beruht, dass einer der Ehegatten bei den Streitkräften beschäftigt ist. Hieraus folgt, dass dieser Personenkreis als beschränkt einkommensteuerpflichtig anzusehen ist, soweit Einkünfte im Sinne des § 49 EStG bezogen werden. Den nichtdeutschen Ehegatten ist deshalb vom Betriebsstättenfinanzamt für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs auf Antrag eine Bescheinigung mit der Steuerklasse I zu erteilen. Die Gemeinde hat in diesen Fällen keine Lohnsteuerkarte auszustellen.

Diese Regelung gilt nicht für Familienangehörige der Mitglieder der ausländischen Streitkräfte, wenn sie die deutsche Staatsangehörigkeit besitzen (vgl. Art. X Abs. 4 NTS). Die Ehepartner und Kinder eines Mitglieds der ausländischen Streitkräfte unterliegen somit der unbeschränkten Steuerpflicht, wenn sie deutsche Staatsbürger sind und die Voraussetzungen des § 1 Abs. 1 EStG erfüllen. Dem deutschen Ehegatten bzw. dem Ehegatten, der neben der ausländischen seine deutsche Staatsangehörigkeit beibehalten hat, ist deshalb auf Antrag eine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse I oder, wenn ihm der Haushaltsfreibetrag (§ 32 Abs. 7 EStG) zusteht, mit der Steuerklasse II auszustellen.

Nichtdeutsche Staatsangehörige, die mit einem Angehörigen der ausländischen Streitkräfte in der Bundesrepublik Deutschland eine Ehe schließen und vor dieser Eheschließung bereits in der Bundesrepublik Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig waren, bleiben auch weiterhin unbeschränkt steuerpflichtig (Urteil des BFH vom 16. September 1970 – I R 2/69 – BStBl 1970 II S. 869). Auch solchen Arbeitnehmern ist deshalb eine Lohnsteuerkarte auszustellen.

Nichtdeutschen – aber unbeschränkt steuerpflichtigen – Arbeitnehmern der ausländischen Streitkräfte, deren Lohnabrechnung durch deutsche Lohnstellen durchgeführt wird (z.B. Angehörige der zivilen Arbeitsgruppe bei den ausländischen Streitkräften), ist ebenfalls eine Lohnsteuerkarte auszuschreiben. Die in der Bundesrepublik Deutschland ansässigen unbeschränkt steuerpflichtigen und bei bestimmten Einrichtungen der US-Streitkräfte mit haushaltsrechtlichem Sondervermögen (non appropriated fund – NAF) beschäftigten amerikanischen Staatsbürger sind mit den entsprechenden Einkünften aufgrund eines Verständigungsabkommens gemäß Art. 19 Abs. 1 Buchst. a des DBA USA 1989 in der Bundesrepublik steuerbefreit. Hat er oder sein Ehegatte weitere Bezüge, für die der Bundesrepublik Deutschland ein Besteuerungsrecht zusteht, und ist der Ehegatte ebenfalls in der Bundesrepublik Deutschland ansässig, so kann bei der Besteuerung (weiterhin) die Steuerklasse III bzw. III/V oder IV/IV angewendet werden.

Die bei den französischen Streitkräften im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland beschäftigten zivilen Arbeitnehmern mit französischer Staatsangehörigkeit erhalten dagegen keine Lohnsteuerkarte. Diesen Personen sind von den zuständigen Finanzämtern Freistellungsbescheinigungen nach § 39 b Abs. 6 EStG auszustellen.

10.4 Leistungen aus einer Unterstützungskasse

Für Leistungen aus einer Unterstützungskasse braucht keine Lohnsteuerkarte ausgestellt werden, wenn die Leistungen im Monat 204,52 € nicht übersteigen und die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz erhoben wird.

11. Eintragungen auf den Lohnsteuerkarten

11.1 Notwendige Angaben auf der Lohnsteuerkarte

Bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarte ist auf die vorgeschriebene Reihenfolge der Eintragungen und auf die richtige Bezeichnung des Wohnsitzes des Arbeitnehmers besonders zu achten. Zur Bezeichnung der Gemeinde gehört auch ihr amtlicher Gemeindeschlüssel (AGS – R 108 Abs. 5 LStR). Auch auf die richtige und vollständige Bezeichnung des Finanzamtes und seiner vierstelligen Nummer nach dem bundeseinheitlichen Finanzamtsschlüssel ist zu achten, Es wird gebeten, den neuesten AGS und die entsprechende Finanzamts-Nummer der Druckerei (Tz.5.) zum Eindruck in die Lohnsteuerkarten mitzuteilen. Es sind bei dem AGS die ersten beiden Stellen des für Hessen zutreffenden Länderschlüssels 06 zu verwenden. Erweiterungen oder Abweichungen des 8-stelligen AGS sind nicht zulässig.

Bei der Namensangabe ist zuerst der Nachname und dann, nach einem Komma, der (die) Vorname(n) zu schreiben (zu drucken).

Vor der Bezeichnung der Gemeinde, des Finanzamts und des Wohnsitzes des Arbeitnehmers ist jeweils die Postleitzahl einzutragen.

11.2 Unterschrift und Dienstsiegel

Aus drucktechnischen Vereinfachungsgründen ist auf die Unterschrift und auf den Aufdruck des Dienstsiegels der Gemeinde verzichtet worden. Die Bezeichnung der ausstellenden Gemeinde in der ersten Zeile des Vordrucks braucht in der Unterschrift nicht mehr wiederholt zu werden. In der für die Unterschrift der Gemeinde vorgesehenen Zeile ist nur noch das Ausstellungsdatum einzutragen. Abweichend hiervon sind jedoch aus Sicherheitsgründen alle Lohnsteuerkarten, die im Rahmen des allgemeinen Ausstellungsverfahrens nicht mit EDV-Anlagen, Lochkartenanlagen oder Adressmaschinen ausgestellt werden, sowie alle Lohnsteuerkarten, die auf Antrag nachträglich ausgestellt werden, mit Dienstsiegel der ausstellenden Gemeinde und einer Unterschrift zu versehen; der Eindruck eines Dienstsiegels und einer faksimilierten Unterschrift auf der Lohnsteuerkarte ist nicht zulässig (R 108 Abs. 11 LStR).

11.3 Versendung der Lohnsteuerkarten

Wegen der Versendung der Lohnsteuerkarten in Fensterbriefumhüllungen wird auf Nr. 5 des o. a. BMF-Schreibens verwiesen.

12. Bezeichnung der Religionsgemeinschaft

12.1 Bezeichnung der Religionsgemeinschaft auf der Lohnsteuerkarte

Auf der Lohnsteuerkarte ist bei ”Kirchensteuerabzug” die Religionsgemeinschaft (Kirchen-, Religions- und Weltanschauungsgemeinschaft) einzutragen, der der Arbeitnehmer angehört, soweit die Religionsgemeinschaft die Erhebung der Kirchensteuer den Finanzbehörden übertragen hat. Dabei sind in Hessen folgende Abkürzungen zu verwenden:

Andere Abkürzungen dürfen nicht verwendet werden.

12.2 Entscheidung über die Kirchensteuerpflicht

Die Entscheidung über die persönliche Kirchensteuerpflicht ist Sache der Religionsgemeinschaft. Zweifel, die sich aus der Angabe hinsichtlich der rechtlichen Zugehörigkeit eines Arbeitnehmers zu einer zur Erhebung von Steuern berechtigten Religionsgemeinschaft ergeben, müssen in Abstimmung mit den Kirchenbehörden beseitigt werden. Auf Antrag ist den Kirchenbehörden die Möglichkeit zu einer Prüfung der Angaben über die Zugehörigkeit zu ihrer Religionsgemeinschaft zu geben. Die Art und Weise der Prüfung richtet sich nach den örtlichen Verhältnissen.

Für die Eintragung über die Zugehörigkeit zu einer Religionsgemeinschaft sind die Verhältnisse am 20. September 2003 maßgebend.

Bei Änderung der Verhältnisse nach diesem Stichtag sind für die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte ebenfalls die Gemeinden zuständig. Das gilt auch für Eintragungen über Beginn und Ende der Kirchensteuerpflicht (vgl. hierzu Tz. 24.).

Wenn bei Wohnungswechsel von Arbeitnehmern der Meldeschein keine Angaben zur Religionsgemeinschaft enthält, ist der Arbeitnehmer zu veranlassen, die entsprechende Angabe nachzuholen.

Der Arbeitnehmer kann im Übrigen nicht verlangen, dass die Steuerkarte ohne Angabe der Religionsgemeinschaft ausgestellt wird; die Eintragung ist verfassungsgemäß (BStBl 1968 II S. 785, BStBl 1975 II S. 839, BVerfG vom 23.10.1978 – BvR 439/75, DB 1979 S. 1487).

12.3 Kirchensteuermerkmale bei Ledigen

Bei Ledigen, bei dauernd getrennt lebenden Ehegatten und bei Arbeitnehmern, deren Ehegatte nicht unbeschränkt steuerpflichtig ist, ist die Religionsgemeinschaft des Arbeitnehmers einzutragen, für den die Lohnsteuerkarte ausgestellt wird.

12.4 Kirchensteuermerkmale bei Ehegatten

Für nicht dauernd getrennt lebende Ehegatten, die beide unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind, ist das Kirchensteuermerkmal für den Ehegatten nur bei konfessionsverschiedenen Eheleuten einzutragen; bei konfessionsgleichen und bei glaubensverschiedenen Eheleuten ist das Kirchensteuermerkmal des Ehegatten nicht zu bescheinigen.

Aus der Nichteintragung des Kirchensteuermerkmals für den Ehegatten kann nicht geschlossen werden, dass der Ehegatte keiner zur Erhebung von Kirchensteuer berechtigten Religionsgemeinschaft angehört.

13. Bescheinigung der Steuerklasse

13.1 Eintragung von Steuerklasse und Zahl der Kinder

Die Eintragung der Steuerklasse und ggf. der Zahl der Kinderfreibeträge sowie die Eintragung eines Freibetrags auf der Lohnsteuerkarte sind gesonderte Feststellungen von Besteuerungsgrundlagen im Sinne des § 179 Abs. 1 der Abgabenordnung, die unter dem Vorbehalt der Nachprüfung stehen (§§ 39 Abs. 3 b, 39 a Abs. 4 EStG).

Für die Eintragung der Steuerklasse sind die Verhältnisse zu Beginn des Kalenderjahres 2004 maßgebend (§ 39 Abs. 3 b EStG). Wegen der bereits im September/Oktober 2003 durchzuführenden allgemeinen Ausstellungsarbeiten ist es jedoch erforderlich, die Verhältnisse am 20. September 2003 zugrunde zu legen.

13.2 Ausstellung der Lohnsteuerkarte für ein erstes Dienstverhältnis

Bei der Ausstellung einer Lohnsteuerkarte 2004 für ein erstes Dienstverhältnis kommen die Steuerklassen I bis V in Betracht. Die Steuerklasse ist auf der Lohnsteuerkarte in Buchstaben einzutragen (§ 39 Abs. 3 Nr. 2 EStG).

13.2.1 Steuerklasse I

Die Steuerklasse I (ggf. mit Zahl der Kinderfreibeträge)
ist bei Arbeitnehmern einzutragen, die am 01.01.2004

13.2.2 Steuerklasse II

Die Steuerklasse II (mit Zahl der Kinderfreibeträge) ist bei ledigen Arbeitnehmern und bei verheirateten Arbeitnehmern, deren Ehegatten nicht unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind oder die von ihren Ehegatten dauernd getrennt leben, einzutragen, wenn diesen Arbeitnehmern der Haushaltsfreibetrag nach § 32 Abs. 6 EStG zusteht (§ 32 Abs. 7 EStG).

Die einschränkende Regelung in § 32 Abs. 7 Satz 6 EStG, wonach die Voraussetzungen für die Eintragung der Steuerklasse II bereits in 2001 vorgelegen haben mussten, ist rückwirkend zum 01.01.2002 entfallen. Die stufenweise Abschmelzung des Haushaltsfreibetrags (2002 und 2003: 2.340,- € und 2004 1.188 €) ist unverändert geblieben, so dass der Haushaltsfreibetrag letztmalig für das Kalenderjahr 2004 gewährt wird. Auf die Rundverfügung vom 15.07.2002 – S 2363 A – 41 – St II 30 wird hingewiesen.

Diese Voraussetzungen liegen vor bei Arbeitnehmern, die nicht als Ehegatten oder Verwitwete in die Steuerklasse III, IV oder V einzureihen sind und einen Kinderfreibetrag oder Kindergeld für mindestens ein Kind erhalten, das zu Beginn des Kalenderjahrs 2004 das 18. Lebensjahr (vgl. Tz.15.) noch nicht vollendet hat und denen ein Haushaltsfreibetrag i.S.d. § 32 Abs. 7 EStG zusteht.

EU/EWR-Staatsangehörige, die die Einkommensgrenzen des § 1 Abs. 3 EStG erfüllen (vgl. Tz.10.), erhalten auf Antrag auch dann die Steuerklasse II, wenn das Kind in einer in einem EU/EWR-Staat belegenen Wohnung des Steuerpflichtigen gemeldet ist. Die Eintragung der Steuerklasse II nimmt in diesen Fällen das zuständige Finanzamt vor (vgl. auch Tz.13.2.3).

Es ist sicherzustellen, dass die Steuerklasse II nicht beiden Elternteilen bescheinigt wird. Wegen der Zuordnung von Kindern und der Steuerklasse II vgl. Tz. 14.6.

13.2.3 Steuerklasse III

Die Steuerklasse III (ggf. mit Zahl der Kinderfreibeträge) ist von der Gemeinde bei Arbeitnehmern einzutragen,

Für Staatsangehörige eines Mitgliedstaates der Europäischen Union -EU- oder eines Staates, auf den das Abkommen über den Europäischen Wirtschaftsraum -EWR- anwendbar ist, besteht unter den Voraussetzungen des § 1 a EStG die Möglichkeit der Bescheinigung der Steuerklasse III, wenn der Arbeitnehmer zusammen mit seinem im EU-/EWR-Staat (Belgien, Dänemark, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Italien, Luxemburg, Niederlande, Österreich, Portugal, Schweden, Spanien, Vereinigtes Königreich; nach dem Abkommen über den Europäischen Wirtschaftsraum ist diese Regelung auch auf Staatsangehörige Islands, Norwegens und Liechtensteins anzuwenden) lebenden Ehegatten die Einkommensteuergrenze erfüllt, wobei sich in diesem Fall der Betrag von 6.136 € auf 12.272 € verdoppelt.

Die im Inland wohnenden EU-/EWR-Staatsangehörigen, die mit ihrem im EU-/EWR-Staat lebenden Ehegatten die Einkommensgrenzen der §§ 1 Abs. 3 und 1 a Abs. 1 Nr. 2 EStG (90 v.H. oder 12.272 €) erfüllen, können ebenfalls auf Antrag die Steuerklasse III erhalten. Für die Eintragung der Steuerklasse III ist in diesen Fällen das Finanzamt zuständig (§ 39 Abs. 3 Satz 2 EStG), da die Einkunftsgrenzen zu prüfen sind. Hierdurch kann gleichzeitig die Einkommensteuer-Pflichtveranlagung gem. § 46 Abs. 2 Nr. 7 EStG vorgemerkt werden. Weitere Steuerermäßigungen (z.B. Kinderfreibeträge) sind ebenfalls beim Wohnsitzfinanzamt zu beantragen.

Kinderfreibeträge sind nur dann einzutragen, wenn es sich nicht um ermäßigte Kinderfreibeträge i.S.d. § 32 Abs. 6 Satz 4 EStG handelt. Diese ermäßigten Kinderfreibeträge können sich erst im Zuge der Veranlagung auswirken, vgl. Tz.15.4.

Bei Mitgliedern der ausländischen Streitkräfte kann die familiengerechte Steuerklasse nur bescheinigt werden, wenn beide Ehegatten aufgrund anderer Tatsachen ihren Wohnsitz in der Bundesrepublik Deutschland begründet haben und damit unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind. Hiervon ist z.B. bei einem Mitglied der ausländischen Streitkräfte auszugehen, das zusammen mit seinem Ehegatten, der die deutsche Staatsangehörigkeit besitzt, und ggf. seinen Kindern eine gemeinsame inländische Familienwohnung bezogen hat (BFH vom 26. April 1991 – II R 104/89 – BFH/BNV 1992 S. 373; vgl. auch Tz. 10.3).

13.2.4 Steuerklasse IV

Die Steuerklasse IV (ggf. mit Zahl der Kinderfreibeträge) ist bei Arbeitnehmern einzutragen, die am 01.01.2004 verheiratet sind, wenn beide Ehegatten unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind, nicht dauernd getrennt leben und der Ehegatte des Arbeitnehmers ebenfalls Arbeitslohn bezieht. Das gilt nicht, wenn für einen Ehegatten eine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse V ausgeschrieben ist (vgl. Tz.16.).

13.3 Ausstellung von Lohnsteuerkarten, wenn beide Ehegatten Arbeitnehmer sind

Es bestehen keine Bedenken, dass die Gemeinden in Fällen, in denen für beide Ehegatten bisher Lohnsteuerkarten mit den Steuerklassen IV oder mit den Steuerklassen III und V ausgestellt wurden, auch für 2004 im allgemeinen Ausstellungsverfahren diese Steuerklassen bescheinigen.

13.4 Bescheinigung des Familienstandes

Die Bescheinigung des Familienstandes in Abschnitt I der Lohnsteuerkarte entfällt. Der Familienstand ist jedoch für die Einordnung in die Steuerklassen von Bedeutung.

Die Frage, ob eine rechtsgültige Ehe besteht, ist ausschließlich nach dem bürgerlichen Recht zu beurteilen (BFH-Urteil vom 21. Juni 1957, BStBl 1957 III S. 300).

13.4.1 Im Ausland geschlossene Ehen

Im Ausland geschlossene Ehen werden auch im Bundesgebiet anerkannt, wenn die Ehe nach dem bürgerlichen Recht des Heimatlandes gültig ist. Die Anwendung eines ausländischen Gesetzes ist jedoch ausgeschlossen, wenn es gegen die guten Sitten oder den Zweck eines deutschen Gesetzes verstoßen würde (BFH-Urteil vom 06.12.1985 – BStBl 1986 II S. 390).

Nach diesem Urteil nötigt das Einkommensteuerrecht nicht dazu, bei prinzipieller bürgerlichrechtlicher Anerkennung von nach ausländischem Recht gültigen Mehrehen jeweils nur die zeitlich zuerst geschlossene Ehe eines unbeschränkt steuerpflichtigen Ausländers als Ehe im Sinne des § 26 EStG anzusehen. Daraus folgt, dass einem Arbeitnehmer, der nach dem Recht seines Heimatlandes mit mehreren Frauen eine gültige Ehe geschlossen hat, die Steuerklasse III, IV oder V auch dann zusteht, wenn eine seiner Ehefrauen im Bundesgebiet unbeschränkt steuerpflichtig ist und hier nicht dauernd von ihm getrennt lebt. Bestehen Zweifel, ob eine rechtsgültige Ehe im Ausland geschlossen wurde, kann mit dem zuständigen Finanzamt Rücksprache gehalten werden, ob weitere Ermittlungen (z. B. über ausländische Botschaften oder Konsulate) angezeigt sind.

Zu der Frage, wie bei unbeschränkter Steuerpflicht aller Ehegatten eines in gültiger Mehrehe Verheirateten zu entscheiden wäre, hat der BFH nicht Stellung genommen. In diesen Fällen kann nur einer Ehefrau die entsprechende Steuerklasse V, IV oder III gewährt werden; die andere(n) Ehefrau(en) erhält (erhalten) die Steuerklasse I oder II.

Für die Berücksichtigung des Familienstandes bei nicht mehr bestehenden Ehen gilt Folgendes:

13.4.2 Zeitpunkt

Die geschiedene Ehe gilt erst mit Rechtskraft des Scheidungsurteils als aufgelöst (§ 1564 BGB). Diese bürgerlich-rechtliche Regelung ist auch für das Einkommensteuerrecht maßgebend (BFH-Urteil vom 09.03.1973 – BStBl 1973 II S. 487). Eine Änderung der Steuerklasse zugunsten des Steuerpflichtigen ist wegen des Stichtagsprinzips nicht erforderlich.

13.4.3 Aufgehobene Ehen

Aufgehobene Ehen werden steuerlich wie geschiedene Ehen behandelt.

13.4.4 Verschollene Ehegatten

Ein Arbeitnehmer, dessen Ehegatte verschollen (vermisst) ist, gilt als verheiratet. Bei Kriegsgefangenen oder Verschollenen kann in der Regel davon ausgegangen werden, dass sie vor Eintritt der Kriegsgefangenschaft oder Verschollenheit einen Wohnsitz im Inland gehabt haben (BFH-Urteil vom 03.03.1978 – BStBl 1978 II S. 372). Wird ein verschollener Ehegatte für tot erklärt, so gilt der Arbeitnehmer vom Tag der Rechtskraft des Beschlusses an als verwitwet (vgl. § 49 AO). Ist ein verwitweter Steuerpflichtiger eine neue Ehe eingegangen und ist diese neue Ehe geschieden worden, so ist der Steuerpflichtige von dem Zeitpunkt an, in dem das Scheidungsurteil rechtskräftig geworden ist, wieder als verwitwet zu behandeln (BFH-Urteil vom 09.06.1965 – BStBl 1965 III S. 590).

13.4.5 Dauerndes Getrenntleben

Ein dauerndes Getrenntleben ist anzunehmen, wenn die zum Wesen der Ehe gehörende Lebens- und Wirtschaftsgemeinschaft nach dem Gesamtbild der Verhältnisse auf Dauer nicht mehr besteht. Dabei ist unter Lebensgemeinschaft die räumliche, persönliche und geistige Gemeinschaft der Ehegatten, unter Wirtschaftsgemeinschaft die gemeinsame Erledigung der die Ehegatten gemeinsam berührenden wirtschaftlichen Fragen ihres Zusammenlebens zu verstehen (BFH vom 15. Juni 1973 – BStBl 1973 II S. 640). Einer auf Dauer herbeigeführten räumlichen Trennung wird bei Abwägung der für und gegen die Annahme eines dauernden Getrenntlebens sprechenden Merkmale regelmäßig eine besondere Bedeutung zukommen. Die eheliche Lebens- und Wirtschaftsgemeinschaft ist jedoch im Allgemeinen nicht aufgehoben, wenn sich die Ehegatten nur vorübergehend räumlich trennen, z.B. bei einem beruflich bedingten Auslandsaufenthalt eines der Ehegatten. Sogar in den Fällen, in denen die Ehegatten infolge zwingender äußerer Umstände für eine nicht absehbare Zeit räumlich voneinander getrennt leben müssen, z.B. infolge Krankheit oder Verbüßung einer Freiheitsstrafe, kann die eheliche Lebens- und Wirtschaftsgemeinschaft noch weiterbestehen, wenn die Ehegatten die erkennbare Absicht haben, die eheliche Verbindung in dem noch möglichen Rahmen aufrechtzuerhalten und nach dem Wegfall der Hindernisse die volle eheliche Gemeinschaft wiederherzustellen. In der Regel sind die Angaben der Ehegatten, sie lebten nicht dauernd getrennt, anzuerkennen, es sei denn, dass die äußeren Umstände das Bestehen einer ehelichen Lebens- und Wirtschaftsgemeinschaft fraglich erscheinen lassen (BFH-Urteil vom 05. Oktober 1966 – BStBl 1967 III S. 84 und 100). In einem Scheidungsverfahren zum Getrenntleben getroffene Feststellungen (§ 1565 BGB) sind für die steuerliche Beurteilung nicht unbedingt bindend (BFH-Urteil vom 13.12.1985 – BStBl 1986 II S. 486). Ehegatten, von denen einer vermisst ist, sind im Allgemeinen nicht als dauernd getrennt lebend anzusehen (vgl. Tz. 13.4.4).

13.5 Ausstellung von Lohnsteuerkarten für ein zweites oder weitere Dienstverhältnisse

Für die Ausstellung einer Lohnsteuerkarte für ein zweites oder weiteres Dienstverhältnis gilt Tz. 16.

13.6 Maßgebende Verhältnisse

Wenn die Lohnsteuerkarte 2004 nach dem 1. Januar 2004 ausgestellt wird, sind die Verhältnisse am 1. Januar 2004 maßgebend. Haben sich die Verhältnisse nach dem 1. Januar 2004 zugunsten des Arbeitnehmers geändert, so sind in Abschnitt I der Lohnsteuerkarte zunächst die am 1. Januar 2004 maßgebende Steuerklasse, die Zahl der Kinderfreibeträge (vgl. Tz.15.) sowie gleichzeitig in Abschnitt II die günstigere Steuerklasse und höhere Zahl der Kinderfreibeträge zu bescheinigen (vgl. Tz. 23.2).

13.7 Ungünstigere Steuerklasse

Auf Antrag des Arbeitnehmers kann eine für ihn ungünstigere Steuerklasse auf der Lohnsteuerkarte eingetragen werden. Der Antrag gilt vorbehaltlich eines Widerrufs auch für die Folgejahre. Im Verhältnis zu der Steuerklasse II sind die Steuerklasse I und IV, im Verhältnis zur Steuerklasse III sind die Steuerklassen I, II und IV als ungünstiger anzusehen.

Ein Wechsel der Steuerklassen wegen dauerndem Getrenntleben ist grundsätzlich nicht zulässig, vgl. Tz. 23.2.4.

14. Berücksichtigung von Kindern

14.1 Familienleistungsausgleich

Der Familienleistungsausgleich wird zunächst durch die Zahlung eines monatlichen Kindergeldes sichergestellt; Kinderfreibeträge werden bei der Berechnung der Lohnsteuer dafür nicht mehr berücksichtigt. Erst im Rahmen der Einkommensteuerveranlagung 2004 wird geprüft, ob sich durch den Ansatz der Kinderfreibeträge ggf. eine höhere Steuerfreistellung als durch die Zahlung des Kindergeldes ergibt. Das Ausstellungsverfahren durch die Gemeinden ändert sich in Bezug auf die Eintragung der Kinderfreibeträge jedoch nicht, da die Kinderfreibeträge sich nach wie vor auf die Höhe des Solidaritätszuschlags und der Kirchensteuer auswirken (§ 51 a Abs. 2 a EStG). Die Gemeinde hat daher auf der Lohnsteuerkarte bei den Steuerklassen I bis IV weiterhin die Zahl der Kinderfreibeträge einzutragen (§ 39 Abs. 3 Nr. 2 EStG).

In den Fällen der Steuerklasse III und IV sind bei der Eintragung der Zahl der Kinderfreibeträge auch Kinder des Ehegatten zu berücksichtigen.

14.2 Kinderfreibetrag und Freibetrag für den Betreuungs- und Erziehungs- oder Ausbildungsbedarf

Beim Kinderfreibetrag gilt nach § 32 EStG – wie beim Kindergeld – das Monatsprinzip, d.h. für jedes Kind des Steuerpflichtigen wird ein Kinderfreibetrag bei der Veranlagung zur Einkommensteuer nur für jeden Kalendermonat abgezogen, in dem die Voraussetzungen zur Berücksichtigung vorgelegen haben. Bei der Berechnung des Solidaritätszuschlags und der Kirchensteuer werden die Kinderfreibeträge (1.824 € bei Steuerklasse IV bzw. 3.648 € bei den Steuerklassen I, II und III) sowie die Freibeträge für den Betreuungs- und Erziehungs- oder Ausbildungsbedarf (1.080 € bei Steuerklasse IV bzw. 2.160 € bei den Steuerklassen I, II und III) dagegen weiterhin mit dem vollen Jahresfreibetrag berücksichtigt (§ 51 a Abs. 2 a EStG).

Für die Eintragung auf der Lohnsteuerkarte sind grundsätzlich die Verhältnisse zu Beginn des Kalenderjahrs 2004 maßgebend (§ 39 Abs. 3 b Satz 1 EStG). Es genügt jedoch, wenn das Kind mindestens an einem Tag des maßgebenden Kalenderjahres berücksichtigungsfähig war. Die Eintragung im Geburtsregister ist maßgebend, wenn Zweifel bestehen, ob ein Kind lebend geboren wurde. Bei nicht leiblichen Kindern ist der Zeitpunkt der Begründung des Kindschaftsverhältnisses maßgebend. Dieser Zeitpunkt muss vor Vollendung des 18. Lebensjahres (vgl. Tz.15.) liegen. Ohne Bedeutung ist bei unter 18 Jahre alten Kindern u. a., ob das Kind eigene Einkünfte hat, sich in der Berufsausbildung befindet, erwerbstätig oder verheiratet ist.

Vermisste und verschollene Kinder bis zu 18 Jahren werden solange steuerlich berücksichtigt, bis durch rechtskräftigen Gerichtsbeschluss der Todestag des vermissten (verschollenen) Kindes festgestellt wurde (§ 49 AO). Ein nach Beginn des Kalenderjahres rechtskräftig gewordener Beschluss hat keine Änderung der nach den Verhältnissen zu Beginn des Kalenderjahres eingetragenen Steuerklassen und der Kinderfreibeträge zur Folge (vgl. § 39 Abs. 3 b Satz 1 EStG).

Auf Antrag des Arbeitnehmers kann eine geringere Zahl der Kinderfreibeträge eingetragen werden (§ 39 Abs. 3 b Satz 2 EStG). Ein einmal gestellter Antrag ist auch bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarten für die Folgejahre solange zu berücksichtigen, bis er widerrufen wird (R 108 Abs. 2 LStR).

Die Eintragung ist jeweils in arabischen Zahlen vorzunehmen. Die Angabe in Buchstaben entfällt. Soweit keine Eintragung vorzunehmen ist, sind zwei Striche ”--” anzubringen.

14.3 Allgemeine Grundsätze zur Bescheinigung von Kindern

Von der Gemeinde sind nur noch solche Kinder zu bescheinigen, die im ersten Grad mit dem Arbeitnehmer verwandt sind (§ 32 Abs. 1 Nr. 1 EStG). Das sind eheliche, für ehelich erklärte, nichteheliche Kinder sowie Adoptivkinder.

14.3.1 Adoptivkinder

Das Adoptionsverhältnis wird durch die Zustellung des Beschlusses des Vormundschaftsgerichts begründet (§ 1752 Abs. 1 BGB). Das (Adoptiv-)Kind erlangt damit die rechtliche Stellung eines ehelichen Kindes der bzw. des Annehmenden (§ 1754 BGB); gleichzeitig erlischt das Verwandtschaftsverhältnis des Kindes zu seinen leiblichen Eltern, bei Annahme des nichtehelichen Kindes des Ehegatten nur das Verwandtschaftsverhältnis zum anderen Elternteil (§ 1755 BGB). Ab der Adoption darf das Kind nicht mehr auf der Lohnsteuerkarte der leiblichen Eltern bescheinigt werden. Ist für Kinder, die nicht im Haushalt des Arbeitnehmers leben, eine Auskunftssperre gemäß § 1758 Abs. 2 BGB im Melderegister gespeichert, weil für das Kind ein Adoptionsverfahren eingeleitet worden ist, so ist von der Meldebehörde jeweils vor Bescheinigung dieses Kindes auf einer Lohnsteuerkarte der leiblichen Eltern durch eine Rückfrage bei der für das Kind zuständigen Adoptionsvermittlungsstelle zu prüfen, ob das Adoptionsverfahren abgeschlossen ist. Ist das Adoptionsverfahren abgeschlossen, kann das Kind nur noch bei den Adoptiveltern berücksichtigt werden.

14.3.2 Stiefkinder

Ein Stiefkind ist ein im ersten Grad mit dem Ehegatten des Steuerpflichtigen verwandtes Kind, das mit dem Steuerpflichtigen verschwägert ist. Das Stiefkindschaftsverhältnis wird durch die Eheschließung begründet und endet mit der Auflösung der Ehe, z.B. durch Tod des Ehegatten oder durch Scheidung der Ehe (vgl. BFH-Urteil vom 16.08.63 – BStBl 1963 II S. 488). Eine steuerliche Berücksichtigung des Stiefkindes ist grundsätzlich nicht möglich. Dies schließt jedoch nicht aus, dass das Stiefkind als leibliches Kind oder Adoptivkind des anderen Ehegatten in den Fällen der Steuerklassen III und IV auf der Lohnsteuerkarte des Stiefelternteils eingetragen werden kann. Die Stiefkinder sind in diesen Fällen auf der Lohnsteuerkarte des Stiefelternteils mit der Steuerklasse III so zu berücksichtigen, wie sie auf der Lohnsteuerkarte des Elternteils zu bescheinigen wären, wenn dieser die Lohnsteuerklasse III hätte. Hat der Stiefelternteil die Steuerklasse IV, so sind die Stiefkinder auf seiner Lohnsteuerkarte mit den gleichen Merkmalen zu bescheinigen, wie auf der Lohnsteuerkarte des Elternteils.

14.3.3 Pflegekinder

Ein Pflegekindschaftsverhältnis setzt voraus, dass das Kind im Haushalt der Pflegeeltern sein Zuhause hat und diese zu dem Kind in einer familienähnlichen, auf Dauer angelegten Beziehung wie zu einem eigenen Kind stehen, z.B., wenn der Steuerpflichtige ein Kind im Rahmen von Hilfe zur Erziehung in Vollzeitpflege (§§ 27, 33 SGB VIII) oder im Rahmen einer Eingliederungshilfe (§ 35a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 SGB VIII) in seinen Haushalt aufnimmt, sofern das Pflegeverhältnis auf Dauer angelegt ist. Hieran fehlt es, wenn ein Kind von vornherein nur für eine begrenzte Zeit im Haushalt des Steuerpflichtigen Aufnahme findet. Kinder, die vom Steuerpflichtigen mit dem Ziel der Annahme in Pflege genommen werden (§ 1744 BGB), sind regelmäßig Pflegekinder.

Weitere Voraussetzung für ein Pflegekindschaftsverhältnis zum Steuerpflichtigen ist, dass das Obhuts- und Pflegeverhältnis zu den leiblichen Eltern nicht mehr besteht, d.h. die familiäre Bindungen zu diesen auf Dauer aufgegeben sind. Gelegentliche Besuchskontakte allein stehen dem nicht entgegen. Ein Altersunterschied wie zwischen Eltern und Kindern braucht nicht unbedingt zu bestehen. Zudem muss die Pflegeperson das Kind zu einem nicht unwesentlichen Teil auf ihre eigenen Kosten unterhalten (im Einzelnen vgl. R 177 EStR).

Pflegekinder und Kinder des Arbeitnehmers, die zugleich Pflegekinder eines anderen Steuerpflichtigen sind, sind auf der Lohnsteuerkarte ausschließlich vom Finanzamt einzutragen. Das Finanzamt entscheidet darüber, ob ein Pflegekindschaftsverhältnis gegeben ist. Zur Vorlage einer steuerlichen Lebensbescheinigung für die Fälle, in denen das Kind nicht in der Wohnung des Arbeitnehmers gemeldet ist, vgl. Tz.15.2.

14.4 Unbeschränkte Steuerpflicht

Ein Kind kann von der Gemeinde nur berücksichtigt werden, wenn es unbeschränkt einkommensteuerpflichtig i.S.d. § 1 Abs. 1 EStG ist (§ 39 Abs. 3 Nr. 2 EStG), d.h., es muss entweder zu Beginn des Kalenderjahres im Inland (Bundesrepublik Deutschland) einen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt haben oder im Laufe des Kalenderjahres im Inland einen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt begründen. Hierauf ist im Besonderen bei Kindern ausländischer Arbeitnehmer zu achten, die sich unter Umständen nur besuchsweise während der Ferien im Inland aufhalten. Dagegen bleibt ein Kind, das sich lediglich zur Berufsausbildung im Ausland aufhält und seinen Wohnsitz im Inland beibehält, unbeschränkt einkommensteuerpflichtig.

Für Kinder, die im Ausland ansässig sind, wird ein Kinderfreibetrag nur vom Finanzamt auf der Lohnsteuerkarte eingetragen (vgl. Tz.15.4).

14.5 Kinder, die nicht in der Wohnung des Arbeitnehmers angemeldet sind

Kinder, die nicht in der Wohnung des Arbeitnehmers angemeldet sind, dürfen nach R 108 Abs. 3 LStR grundsätzlich nur dann auf der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers eingetragen werden, wenn

• der Arbeitnehmer eine von der Wohnsitzgemeinde des Kindes für steuerliche Zwecke ausgestellte Lebensbescheinigung (vgl. Tz. 15.2) vorlegt, die nicht älter als 3 Jahre ist oder

• der Gemeinde durch das Finanzamt die Berücksichtigung dieses Kindes für das vorangegangene oder das davor liegende Kalenderjahr angezeigt worden ist oder

• das Kind in den letzten zwei Jahren vor dem Beginn des Kalenderjahres aus der inländischen Wohnung eines Elternteils in der inländischen Wohnung des anderen Elternteils umgezogen ist und der Gemeinde eine Rückmeldung vorliegt.

Kann der Arbeitnehmer eine Lebensbescheinigung nicht beibringen, weil er z.B. den Aufenthalt des Kindes nicht kennt, oder ist in einer Lebensbescheinigung ein Pflegekindschaftsverhältnis angegeben, hat die Gemeinde den Antrag zur weiteren Bearbeitung dem örtlichen Finanzamt vorzulegen (vgl. Tz.15.4).

14.6 Zuordnung von Kindern und Steuerklasse II

Die Zuordnung von Kindern hat für die Bescheinigung der Steuerklasse II Bedeutung, wird aber nicht mehr durch die Angabe bei der Zahl der Kinder nachgewiesen. Es gelten folgende Grundsätze.

Bei einem unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen Elternpaar, das

ist das Kind mit 0,5 Kinderfreibetrag bei jedem Elternteil zu berücksichtigen.

Es wird aber für den Haushaltsfreibetrag (Steuerklasse II) nur dem Elternteil zugeordnet, in dessen Wohnung im Inland es gemeldet ist, gleichgültig, ob mit Haupt- oder Nebenwohnung (§ 32 Abs. 7 Satz 1 EStG, R 90 Abs. 1 LStR). Kinder, die bei beiden Elternteilen oder einem Elternteil und einem Großelternteil mit Wohnung im Inland gemeldet sind, werden nach § 32 Abs. 7 EStG dem Elternteil oder Großelternteil zugeordnet, in dessen Wohnung sie im Kalenderjahr zuerst gemeldet waren, im Übrigen der Mutter oder mit deren Zustimmung dem Vater oder dem Großelternteil. Dieses Wahlrecht kann für mehrere Kinder nur einheitlich ausgeübt werden. In Fällen, in denen ein Kind gleichzeitig beim Vater und einem Großelternteil gemeldet ist, steht das Wahlrecht dem Vater zu.

⇒ War das Kind zu Beginn des Kalenderjahres bei beiden Elternteilen gemeldet, steht der Mutter die Steuerklasse II zu, sofern sie nicht einer Übertragung auf den Vater wirksam zugestimmt hat. Das Wahlrecht kann für mehrere Kinder nur einheitlich ausgeübt werden.

Ein späterer Zeitpunkt ist maßgebend, wenn das Kind im Laufe des Kalenderjahrs geboren oder adoptiert wird oder aus dem Ausland zuzieht.

Als Wohnung im Inland im Sinne des § 32 Abs. 7 Sätze 1 und 2 gilt auch die Wohnung eines Elternteils, der nach § 1 Abs. 2 unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist.

War das Kind zu Beginn des Kalenderjahrs oder zu einem anderen maßgebenden Stichtag (z.B. Geburt, Zuzug aus dem Ausland) auch in der Wohnung des unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen anderen Elternteils oder in einer gemeinsamen Wohnung der Eltern im Inland gemeldet, so wird es grundsätzlich der Mutter zugeordnet. Es wird dem Vater zugeordnet, wenn die Mutter unwiderruflich zustimmt und diese Zustimmung der Gemeinde vorliegt. Eine auf Dauer erteilte Zustimmung wird für künftige Kalenderjahre jeweils erst mit deren Beginn wirksam. Bis dahin kann sie zurückgenommen werden.

Mehrere gemeinsame Kinder, die zum maßgebenden Stichtag bei beiden Eltern gemeldet waren, können nur einheitlich der Mutter oder dem Vater zugeordnet werden.

Wird dem Vater auf dessen Antrag hin die Steuerklasse II mit Zustimmung der Mutter bescheinigt, ist die Gemeinde, die für die Eintragung der Steuerklasse I anstelle der Steuerklasse II auf der Lohnsteuerkarte der Mutter zuständig ist, und das Wohnsitzfinanzamt des Vaters entsprechend zu unterrichten (vgl. auch Rdvfg. vom 25. Juni 1990 – S 2533 A – 95 – St II 30 –).

Für die Fragen, in wessen Wohnung das Kind gemeldet war oder ob eine gemeinsame Wohnung der Eltern vorliegt, sind allein die Verhältnisse maßgebend, wie sie sich aus dem Melderegister ergeben. Darauf, wo sich das Kind oder die Elternteile tatsächlich aufgehalten haben, kommt es nicht an. Eine Meldung des Kindes bei beiden Elternteilen kann sowohl in der gemeinsamen Wohnung als auch in getrennten Wohnungen der Elternteile gegeben sein. Eine nach Ablauf des Veranlagungszeitraums vorgenommene nachträgliche An- und Ummeldung kann nicht berücksichtigt werden (BFH-Urteil vom 01.12.1995, BStBl 1996 II S. 91).

Ist ein Kind weder beim Vater noch bei der Mutter gemeldet, erhält kein Elternteil die Steuerklasse II.

Die Zuordnungsregeln sind nur für die gemeinsamen Kinder eines Elternpaares anzuwenden.

Für die Eintragung des Kinderfreibetrags im Fall der Übertragung auf einen Stiefelternteil oder die Großeltern (§ 32 Abs. 6 Satz 7 EStG) ist ausschließlich das Finanzamt zuständig. Deshalb kann die in diesen Fällen mögliche Eintragung der Steuerklasse II ebenfalls nur das Finanzamt vornehmen.

15. Bescheinigung der Zahl der Kinderfreibeträge/Sachliche Zuständigkeit

Von der Gemeinde sind in Abschnitt I der Lohnsteuerkarte 2004 die Zahl der Kinderfreibeträge für Kinder des Arbeitnehmers zu bescheinigen, die zu Beginn des Kalenderjahrs 2004 das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, d.h. die nach dem 01.01.1986 geboren sind.

Die Zahl der Kinderfreibeträge ist unabhängig von der Zuordnung der Kinder einzutragen. Für jedes zu berücksichtigende Kind gilt grundsätzlich der Zähler 0,5. Der Zähler 0,5 ist z.B. auch einzutragen, wenn bei den Steuerklassen III und IV

• ein Kind zu einem der Ehegatten nicht in einem steuerlichen Kindschaftsverhältnis steht (Stiefkind) und der andere Elternteil des Kindes noch lebt oder

• ein Kind eines verwitweten Arbeitnehmers nicht in einem steuerlichen Kindschaftsverhältnis zum verstorbenen Ehegatten, aber zu einer anderen Person stand oder

• es sich um das angenommene Kind nur eines der Ehegatten handelt und ein Adoptivkindschaftsverhältnis noch zu einer anderen Person besteht.

Der Zähler 1 gilt für ein Kind,

Die Fälle der Berücksichtigung des Zählers 1 für ein Kind durch die Gemeinde sind abschließend geregelt. Auf der Lohnsteuerkarte wird deshalb auch dann nur der Zähler 0,5 eingetragen, wenn dem Arbeitnehmer der Kinderfreibetrag von 3.648 € für ein Kind zusteht, weil

• der andere Elternteil während des ganzen Kalenderjahres nicht unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist

  oder

• der andere Elternteil seiner Unterhaltsverpflichtung gegenüber dem Kind nicht im Wesentlichen nachkommt.

In diesen Fällen kann der höhere Kinderfreibetrag nur vom Finanzamt eingetragen oder nach Ablauf des Kalenderjahres bei der Arbeitnehmer-Veranlagung oder bei der Einkommensteuer-Veranlagung berücksichtigt werden. Einem Arbeitnehmer, der für ein Kind den Zähler 1 erhält, weil der andere Elternteil verstorben ist, werden Arbeitnehmer in Fällen gleichgestellt, in denen

• der Wohnsitz oder gewöhnliche Aufenthalt des anderen Elternteils nicht zu ermitteln ist oder

• der Vater des Kindes amtlich nicht feststellbar ist.

Bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarte durch die Gemeinde ist aber auch in diesen Fällen nur der Zähler 0,5 zu bescheinigen. Die Eintragung des Zählers 1 für das Kind erfolgt durch das Finanzamt.

15.1 Eintragung auf besonderen Antrag

Soweit von der Gemeinde zu bescheinigende Kinder nicht berücksichtigt worden sind, ist die Zahl der Kinderfreibeträge von der Gemeinde auf Antrag des Arbeitnehmers zu ergänzen. Mit dem Antrag hat der Arbeitnehmer die jeweiligen Anspruchsvoraussetzungen nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen.

Der Antrag ist vom Finanzamt zu bearbeiten, wenn der Arbeitnehmer eine Lebensbescheinigung nicht beibringen kann, weil er den Aufenthalt des Kindes nicht kennt oder in einer Lebensbescheinigung ein Pflegekindschaftsverhältnis angegeben ist. Das gleiche gilt, wenn nach der Lebensbescheinigung die Pflegekindeigenschaft ”nicht bekannt” ist. Das Finanzamt hat zu prüfen, ob das Kind in einem steuerlichen Pflegekindschaftsverhältnis zu einer anderen Person steht. Ist dies nicht der Fall, hat das Finanzamt das Kind auf der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers zu bescheinigen und dies der Gemeinde mitzuteilen. Die Gemeinde kann dieses Kind bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarte für die nächsten zwei Jahre als leibliches Kind oder Adoptivkind mit dem Zähler 0,5 berücksichtigen.

Ein Steuerpflichtiger hat Anspruch auf Ausstellung einer Lohnsteuerkarte mit den zutreffenden Besteuerungsmerkmalen (vgl. Tz.7.). Die Gemeinde bzw. das Finanzamt hat deshalb die zutreffende Zahl der Kinderfreibeträge und der Kinder auf Antrag des Steuerpflichtigen auch dann einzutragen, wenn erkennbar ist, dass die Eintragung ausschließlich für außersteuerliche Zwecke begehrt wird (z.B. für die Gewährung von Arbeitslosengeld).

15.2 Ausstellung der steuerlichen Lebensbescheinigung

Die steuerliche Lebensbescheinigung für Kinder ist auf Antrag Personen gebührenfrei auszustellen, die mit dem Kind im ersten Grad verwandt sind, wenn das Kind nicht in der Wohnung dieser Person gemeldet ist und zu Beginn des Kalenderjahrs das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet hat. Zuständig ist die Gemeinde, bei der das Kind mit (Haupt-)Wohnung gemeldet ist (R 109 Abs. 6 LStR).

Der Vordruck ”Steuerliche Lebensbescheinigung für Kinder unter 18” (Lager Nr. 380 c) wird den Gemeinden auf Anforderung von den Finanzbehörden kostenlos zur Verfügung gestellt. Die Gemeinden können die Lebensbescheinigung auf eigene Kosten auch in anderer Form erteilen, wenn sie die in dem Vordruckmuster geforderten Angaben enthält.

Wenn aus den Unterlagen der Gemeinde hervorgeht, dass ein Pflegekindschaftsverhältnis zu einer anderen Person besteht, ist dies auf dem Vordruck entsprechend anzukreuzen.

Ist für ein Kind eine Auskunftssperre wegen besonderer schutzwürdiger Belange oder zur Sicherung personenstandsbezogener Schutzbestimmungen im Datensatz eingetragen, darf keine Lebensbescheinigung ausgestellt werden. Dem Antragsteller ist in diesem Fall Folgendes mitzuteilen:

• ”Die Erteilung einer Lebensbescheinigung ist nicht möglich. Wir stellen anheim, sich wegen der Führung des Nachweises unmittelbar an Ihr zuständiges Finanzamt zu wenden.”

Bei Ausstellung der steuerlichen Lebensbescheinigung hat die Gemeinde festzustellen,

• ob sie dieses Kind in einer von ihr ausgestellten Lohnsteuerkarte mit dem Zähler 1 berücksichtigt hat; ggf. hat sie die Lohnsteuerkarte von Amts wegen zu ändern (§ 39 Abs. 4 Sätze 3 und 4 EStG)

  oder

• ob eine Mitteilung des Finanzamts über die Eintragung des Zählers 1 für dieses Kind vorliegt; in diesem Fall ist das Finanzamt über die Ausstellung der Lebensbescheinigung zu unterrichten (vgl. auch R 109 Abs. 6 Sätze 8 und 9 LStR).

15.3 Ermittlung der Rechtsstellung eines Kindes bei Neuanmeldungen

Nach den Meldegesetzen der Länder ist die Erhebung und Speicherung der Daten zur Rechtsstellung eines Kindes zu seinen Eltern (im ersten Grad verwandt, Stief- oder Pflegekind) grundsätzlich zulässig. Die Erhebung dieser Daten mittels Meldeschein setzt jedoch eine Ergänzung des durch Meldescheinverordnungen der Länder zwingend vorgeschriebenen Musters des Meldescheins voraus. Solange es hiernach nicht möglich ist, die Rechtsstellung des Kindes im Meldeschein abzufragen, sind diese Daten von den Gemeinden in ihrer Eigenschaft als örtliche Finanzbehörde gesondert zu erheben, wenn die sich anmeldende Person die Ausstellung einer Lohnsteuerkarte beantragt.

15.4 Ergänzung der Eintragung durch das Finanzamt

Die Ergänzung der Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte 2004 hinsichtlich der Zahl der Kinderfreibeträge und der Steuerklasse kann nur beim Finanzamt beantragt werden, wenn die Kinder zu Beginn des Kalenderjahres 2004 das 18. Lebensjahr vollendet haben (§ 39 Abs. 3 a Satz 1 EStG). Das gilt auch, wenn sich die Zahl der Kinder zugunsten des Arbeitnehmers erst im Laufe des Kalenderjahrs ändert. Die Änderung ist mit Wirkung von dem Tag an vorzunehmen, an dem erstmals die Voraussetzungen für die Änderung vorlagen (§ 39 Abs. 5 EStG).

Ausschließlich vom Finanzamt einzutragen (vgl. Tz. 14.4 sowie Tz.13.2) sind auch

Die Änderung der Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte für zunächst unbeschränkt Steuerpflichtige gem. § 1 Abs. 2 EStG, die aus dienstlichen Gründen in das Inland versetzt werden und deren nicht dauernd getrennt lebender Ehegatte aus persönlichen Gründen noch für kurze Zeit im Ausland verbleibt, sind vom zuständigen Finanzamt vorzunehmen (Änderung der Steuerklasse I in III bzw. Berücksichtigung von Kinder im Ausland).

Nach § 39 a Abs. 1 Nr. 6 EStG kann das Finanzamt für jedes Kind im Sinne des § 32 Abs. 1 bis 4, für das kein Anspruch auf Kindergeld besteht, einen Kinderfreibetrag als Freibetrag auf der Lohnsteuerkarte eintragen. Soweit für diese Kinder Kinderfreibeträge nach § 39 Abs. 3 EStG eingetragen worden sind, sind diese entsprechend zu vermindern.

16. Ausstellung von Lohnsteuerkarten mit der Steuerklasse V und für ein zweites oder weiteres Dienstverhältnis – Steuerklasse VI –

Auf Lohnsteuerkarten, auf denen die Steuerklasse V oder VI bescheinigt wird, ist unter Beachtung der Ausführungen in Tz. 12. für den Kirchensteuerabzug die Religionsgemeinschaft des Arbeitnehmers und ggf. seines nicht dauernd getrennt lebenden Ehegatten zu bezeichnen. Die Angabe der Zahl der Kinderfreibeträge entfällt. Es bestehen im Übrigen keine Bedenken, wenn die Gemeinden für Arbeitnehmer, denen für 2003 eine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse V oder VI ausgestellt worden ist, für 2004 bereits im Rahmen des allgemeinen Ausstellungsverfahrens die Lohnsteuerkarte ohne entsprechenden Antrag mit der Steuerklasse V oder VI ausstellen (R 108 Abs. 7 LStR). In diesem Fall wird die Lohnsteuerkarte des anderen Ehegatten mit der Steuerklasse III und ggf. der Zahl der Kinderfreibeträge und der Kinder ausgestellt. Wegen einer etwaigen nachträglichen Änderung vgl. Tz.23.

Die Gemeinde hat einem Arbeitnehmer, der Arbeitslohn aus mehreren gegenwärtigen oder früheren Dienstverhältnissen gleichzeitig von verschiedenen Arbeitgebern erhält, für das zweite oder weitere Dienstverhältnis eine Lohnsteuerkarte auszustellen, auf der in Abschnitt I in Buchstaben die Steuerklassen VI zu bescheinigen ist. Eine Lohnsteuerkarte mit der Steuerklasse VI ist nicht auszuschreiben, wenn der aus mehreren Dienstverhältnissen bezogene Arbeitslohn von derselben öffentlichen Kasse, sofern sie derselbe Arbeitgeber ist, gezahlt wird.

Erhält der Arbeitnehmer Arbeitslohn aus mehreren Dienstverhältnissen bei verschiedenen Arbeitgebern aus derselben öffentlichen Kasse, so ist ohne weitere Prüfung eine zweite oder weitere Lohnsteuerkarte auszustellen, ohne Rücksicht darauf, ob die zweite oder weitere Lohnsteuerkarte verwendet wird oder nicht.

17. Eintragung der Pauschbeträge für Behinderte und Hinterbliebene

17.1 Allgemeines

Nach § 39 a Abs. 2 Satz 1 EStG haben die Gemeinden nach Anweisung des Finanzamts die Pauschbeträge für Behinderte und Hinterbliebene (KB-Freibetrag) bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarten von Amts wegen einzutragen; dabei ist der Freibetrag durch Aufteilung in Monatsfreibeträgen, erforderlichenfalls Wochen- und Tagesbeträge jeweils auf das Kalenderjahr gleichmäßig zu verteilen (vgl. Tz.17.2).

Für die erstmalige Eintragung der Pauschbeträge ist in jedem Fall das Finanzamt zuständig; das gilt auch für die Änderung eines bereits eingetragenen Pauschbetrags (z.B. bei Änderung des Grads der Behinderung).

Bei der Eintragung der Pauschbeträge ist sowohl die Gemeinde (bzw. das Finanzamt) als auch das Datum der Eintragung anzugeben. Die Eintragung muss in jedem Fall den Gültigkeitszeitraum enthalten.

17.2 Höhe der Pauschbeträge

Der Monatsbetrag beträgt 1/12, der Wochenbetrag 7/360 und der Tagesbetrag 1/360 des Jahresbetrages; dabei bleiben Bruchteile eines Cents außer Betracht. Die sich hiernach ergebenden Beträge sind wie folgt aufzurunden:

• Monatsbeträge auf den nächsten vollen €-Betrag,

• Wochenbeträge auf den nächsten durch 10 teilbaren Cent-Betrag,

• Tagesbeträge auf den nächsten durch 5 teilbaren Cent-Betrag.

Danach sind folgende Pauschbeträge einzutragen (§ 33 b Abs. 3 und 4 EStG):

17.3 Übertragung der Pauschbeträge

Steht der Pauschbetrag dem unbeschränkt einkommensteuerpflichtigen und nicht dauernd getrennt lebenden Ehegatten zu, so kann der Pauschbetrag auf die Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers übertragen werden. Das gleiche gilt, wenn der Pauschbetrag einem Kind des Arbeitnehmers zusteht, für das die Gemeinde einen Kinderfreibetrag mit dem Zähler 1 auf seiner Lohnsteuerkarte bescheinigt. Ist der Kinderfreibetrag nur mit dem Zähler 0,5 einzutragen, so kann dem Arbeitnehmer nur die Hälfte des Pauschbetrags übertragen werden. Voraussetzung für die Übertragung ist, dass der Ehegatte oder das Kind den ihm zustehenden Pauschbetrag nicht in Anspruch nimmt (§ 33 b Abs. 5 EStG).

Ist das Kind nicht unbeschränkt einkommensteuerpflichtig, ist die Übertragung nur möglich, wenn der Steuerpflichtige Staatsangehöriger eines Mitgliedstaats der Europäischen Union oder der Staaten Island, Liechtenstein oder Norwegen ist, das Kind seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in einem dieser Staaten hat und die nicht der deutschen Einkommensteuer unterliegen Einkünfte des Kindes nicht mehr als 6.136 € im Kalenderjahr betragen.

Pauschbeträge für Ehegatten und Kinder, die keine Lohnsteuerkarte erhalten, können bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarten von Amts wegen übertragen werden. Ist dagegen für die Personen, der ein Pauschbetrag zu gewähren ist, eine Lohnsteuerkarte ausgestellt worden, so setzt die Übertragung des Pauschbetrags im Allgemeinen einen entsprechenden Antrag voraus. Es bestehen jedoch keine Bedenken, auch in diesen Fällen den Pauschbetrag von Amts wegen zu übertragen, wenn im Vorjahr eine Übertragung vorgenommen worden ist.

17.4 Sicherungsmaßnahmen

Es ist sicherzustellen, dass Hinterbliebenen-Pauschbeträge im Jahr der Eheschließung der Person, der dieser Pauschbetrag zusteht, nicht mehr zur Eintragung gelangen.

Ist die Eintragung des Pauschbetrags für Behinderte und Hinterbliebene bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarte unterblieben, kann die Eintragung beim örtlichen zuständigen Finanzamt erfolgen (R 111 Abs. 1 a LStR).

18. Besonderheiten bei der Ausstellung von Lohnsteuerkarten für ausländische Arbeitnehmer

18.1 Örtliche Zuständigkeit

Bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarten für nach § 1 Abs. 1 EStG unbeschränkt einkommensteuerpflichtige ausländische Arbeitnehmer sind ebenfalls die Bestimmungen über die örtliche Zuständigkeit der Gemeinden zu beachten (Hinweis auf Tz.9.).

Ausländischen Arbeitnehmern, denen bereits für das Jahr 2003 eine Lohnsteuerkarte ausgestellt wurde, die also bereits am Stichtag für die Ausstellung der Lohnsteuerkarten ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Bundesgebiet hatten, hat die zuständige Gemeinde eine Lohnsteuerkarte auszustellen. Es bestehen keine Bedenken, bei ausländischen Arbeitnehmern, die sich im Bundesgebiet aufhalten, den Familienstand und die Steuerklasse entsprechend den Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte 2003 zu bescheinigen.

18.2 Ausländische Arbeitnehmer, die im Bundesgebiet im Laufe des Kalenderjahres zur Arbeitsaufnahme erstmalig eintreffen

Ausländischen Arbeitnehmern, die im Bundesgebiet im Laufe des Kalenderjahres zur Arbeitsaufnahme erstmalig eintreffen, ist auf Antrag eine Lohnsteuerkarte sofort auszustellen, wenn sie durch Begründung eines Wohnsitzes oder bei einem voraussichtlichen Aufenthalt von mehr als sechs Monaten hier unbeschränkt einkommensteuerpflichtig werden (vgl. Tz. 9.1.6).

18.3 Pauschbeträge für Behinderte bei ausländischen Arbeitnehmern

Ausländische Arbeitnehmer erhalten auch den Pauschbetrag für Behinderte (§ 33 b EStG, siehe Tz. 17.). Wegen des Nachweises des Grads der Behinderung gelten die allgemeinen Vorschriften. Ausländische Ersatzpapiere reichen nicht aus. Sind der behinderte Ehegatte oder behinderte Kinder eines ausländischen Arbeitnehmers nicht unbeschränkt einkommensteuerpflichtig, so ist eine Übertragung des Pauschbetrags auf den in der Bundesrepublik Deutschland tätigen Arbeitnehmer nicht möglich.

Eine Übertragung des Behinderten-Pauschbetrags eines nicht unbeschränkt steuerpflichtigen Kindes ist nur zulässig, wenn der unbeschränkt Steuerpflichtige EU/EWR-Staatsangehöriger ist, die nicht der deutschen Einkommensteuer unterliegenden Einkünfte des Kindes nicht mehr als 6.136 € im Kalenderjahr betragen (§1 Abs. 3 Satz 2, 2.Alternative EStG) und das Kind seinen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Hoheitsgebiet eines EU/EWR-Mitgliedsstaates hat.

18.4 In der Bundesrepublik Deutschland tätige ausländische Arbeitnehmer

Die in der Bundesrepublik Deutschland tätigen ausländischen Arbeitnehmer, die nicht wie die ”Grenzgänger” täglich, sondern in der Regel einmal wöchentlich an ihren Wohnort im Ausland zurückkehren, haben hier einen gewöhnlichen Aufenthalt und sind deshalb in der Bundesrepublik Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig. Es sind also stets Lohnsteuerkarten auszustellen (vgl. aber Tz. 9.1.6).

18.5 Asylbewerber

Ausländischen Asylbewerbern kann die Ausstellung einer Lohnsteuerkarte auch dann nicht versagt werden, wenn ihnen eine Arbeitsaufnahme nicht gestattet ist (vgl. § 40 AO). Nach § 31 a Abs. 1 Nummer 2 AO ist in diesen Fällen jedoch eine Benachrichtigung der Ausländerbehörden zulässig.

18.6 Nachträgliche Ausstellung von Lohnsteuerkarten bei ausländischen Arbeitnehmern

Werden für ausländische Arbeitnehmer Lohnsteuerkarten nachträglich ausgestellt, sind in die in ausländischen Reisepässen enthaltenen Aufenthaltserlaubnisse oder in Passersatzpapiere keine Stempelaufdrucke darüber mehr anzubringen.

19. Aushändigung der Lohnsteuerkarten

19.1 Ausstellung der Lohnsteuerkarten/Informationsschrift

Die Lohnsteuerkarten können ab 20. September 2003 ausgestellt und zusammen mit der Informationsschrift ”Lohnsteuer 2004” laufend zugestellt werden. Die Ausstellung und Übermittlung ist so durchzuführen, dass sich die Lohnsteuerkarten spätestens am 31. Oktober 2003 im Besitz der Arbeitnehmer befinden. Der Tag der Ausstellung der Lohnsteuerkarte ist auf der Lohnsteuerkarte zu vermerken (R 108 Abs. 1 LStR). Die Aushändigung kann durch die Post, das Außendienstpersonal der Gemeinde oder in sonstiger zuverlässiger Weise (z.B. Abholung im Gemeindebüro) erfolgen.

Die Zustellung der Lohnsteuerkarten durch Bedienstete der Gemeinden unterliegt nach dem Urteil des Bundesverwaltungsgerichts vom 15. April 1983 (BVerwG 7 c 36.80/VG 7 K 3149/79) nicht dem Beförderungsvorbehalt der Deutschen Bundespost.

Verzieht ein Arbeitnehmer, ohne dass ihm seine Lohnsteuerkarte ausgehändigt wurde, so ist sie ihm nachzusenden.

19.2 Geltung des Steuergeheimnisses

Die Angaben auf der Lohnsteuerkarte über die persönlichen Verhältnisse des Arbeitnehmers unterliegen dem Steuergeheimnis. Es ist daher Folgendes zu beachten:

Aus gegebenem Anlass weist die OFD darauf hin, dass die Auswahl von privaten Dienstleistungsunternehmen sorgfältig vorzunehmen ist und deren Tätigkeit – insbesondere bei in der Vergangenheit aufgetretenen Beanstandungen- zu überwachen ist. Es kann nicht akzeptiert werden, wenn Lohnsteuerkarten doppelt ausgestellt und verteilt, unzutreffende Freibeträge bescheinigt oder mehr als 300.000 Lohnsteuerkarten ”verdruckt” werden.

19.3 Werbung

Werbezettel oder Prospekte jedweder Art dürfen den Lohnsteuerkarten nicht beigefügt werden.

19.4 Abschluss der Ausstellungsarbeiten

Sobald die allgemeine Übermittlung der Lohnsteuerkarte beendet ist, hat die Gemeinde dies öffentlich bekannt zu machen mit der Aufforderung, die Ausschreibung etwa fehlender Lohnsteuerkarten zu beantragen. Der Arbeitnehmer ist verpflichtet, vor Beginn des Kalenderjahres oder vor Beginn eines Dienstverhältnisses bei der zuständigen Gemeinde die Ausstellung einer Lohnsteuerkarte zu beantragen, wenn ihm die Lohnsteuerkarte nicht im Rahmen des allgemeinen Ausstellungsverfahrens zugegangen ist. Die Gemeinde hat einen mit einer Rechtsbehelfsbelehrung versehenen schriftlichen Bescheid zu erteilen, wenn dem Antrag des Arbeitnehmers auf Ausstellung der Lohnsteuerkarte nicht entsprochen wird (R 108 Abs. 9 LStR).

20. Nachträgliche Ausstellung von Lohnsteuerkarten

20.1 Arbeitnehmer, die im Laufe des Kalenderjahrs erstmalig Arbeitslohn beziehen

Die Gemeinde hat für Arbeitnehmer, die erst im Laufe des Kalenderjahres 2004 Arbeitslohn beziehen, für das Kalenderjahr 2004 auf Antrag nachträglich eine Lohnsteuerkarte auszustellen und an den Arbeitnehmer auszuhändigen. Das Datum der Ausstellung ist einzutragen. Dabei ist vorbehaltlich der Weisung in den nachfolgenden Tzn. 20.2 bis 20.4 nach den Tzn. 11. und 12. bis 15. zu verfahren.

Die örtliche Zuständigkeit der Gemeinde richtet sich grundsätzlich nach den Wohnverhältnissen des Arbeitnehmers am 20. September 2003 (R 108 Abs. 1 LStR).

Arbeitnehmern, die erst nach dem 20. September 2003 in die Bundesrepublik zuziehen, wird die Lohnsteuerkarte auf Antrag von den Gemeinden ausgestellt, in deren Bezirk der Arbeitnehmer erstmals eine Wohnung bzw. Hauptwohnung oder seinen gewöhnlichen Aufenthalt hat (siehe auch Tz.9.4).

20.2 Veränderungen durch Eheschließung

Wird die Lohnsteuerkarte für einen Arbeitnehmer ausgestellt, der im Laufe des Kalenderjahres 2004 geheiratet hat, so bestehen keine Bedenken, bereits mit Wirkung vom 1. Januar 2004 die Steuerklasse III zu bescheinigen, sofern für den Ehegatten keine Lohnsteuerkarte ausgestellt wurde.

Wird die Lohnsteuerkarte für den Ehegatten eines Arbeitnehmers ausgestellt, auf dessen Lohnsteuerkarte die Steuerklasse III bescheinigt ist, so hat die Gemeinde nach Wahl der Ehegatten

zu bescheinigen. Die Steuerklasse IV darf aber nur bescheinigt werden, wenn gleichzeitig auf der Lohnsteuerkarte des anderen Ehegatten mit Wirkung von dem Tag an, ab dem sein Ehegatte Arbeitslohn bezieht, die Steuerklasse III in Steuerklasse IV geändert wird und der Antrag gestellt wird, bevor der Ehegatte erstmals Arbeitslohn bezieht. Wird der Antrag erst zu einem späteren Zeitpunkt gestellt, ist auf der Lohnsteuerkarte des Ehegatten mit Wirkung vom Beginn des Kalenderjahres an die Steuerklasse V einzutragen; die beantragte Änderung der Steuerklasse IV ist nach den Vorschriften des § 39 Abs. 5 Sätze 3 und 4 EStG vorzunehmen.

Wird die Lohnsteuerkarte im Jahr der Eheschließung für den Ehegatten eines Arbeitnehmers ausgestellt, so sind die Steuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge nach den Merkmalen zu bescheinigen, die vor der Eheschließung maßgebend waren. Die Ehegatten können jedoch beantragen, dass ihre Lohnsteuerkarten nach den allgemeinen Bestimmungen entsprechend dem tatsächlichen Familienstand ergänzt werden (vgl. Tz.23.2.3).

Wird die Lohnsteuerkarte für einen Arbeitnehmer ausgestellt, dessen Ehe im Laufe des Kalenderjahrs aufgehoben oder geschieden wurde, so hat die Gemeinde die Steuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge zu bescheinigen, die nach den allgemeinen Bestimmungen über die Eintragung der Steuerklasse III und die Zahl der Kinderfreibeträge sowie nach diesen Weisungen ohne die Auflösung der Ehe maßgebend gewesen wären; dasselbe gilt, wenn die Ehegatten im Laufe des Kalenderjahrs die dauernde Trennung herbeigeführt haben.

Abweichend hiervon sind bei einem Arbeitnehmer, dessen Ehe im Laufe des Kalenderjahrs aufgehoben oder geschieden wurde, im Abschnitt I mit Wirkung von dem Tag an, ab dem der Arbeitnehmer Arbeitslohn bezieht, die Steuerklasse III und ggf. die Zahl der Kinderfreibeträge zu bescheinigen, wenn der andere Ehegatte nicht dauernd getrennt lebt und beide Ehegatten unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind.

Wird die Berücksichtigung von Kindern auf der Lohnsteuerkarte beantragt, muss gewährleistet sein, dass für diese Kinder keine doppelte Berücksichtigung erfolgt.

20.3 Ausstellung der Lohnsteuerkarte bei Tod eines Ehegatten

Wird die Lohnsteuerkarte für einen Arbeitnehmer ausgestellt, dessen Ehegatte im Laufe des Kalenderjahrs verstorben ist, so hat die Gemeinde im Abschnitt I mit Wirkung vom Beginn des Kalenderjahrs an die Steuerklasse V und im Abschnitt II mit Wirkung vom Beginn des ersten auf den Todestag des Ehegatten folgenden Kalendermonats an die Steuerklasse III sowie ggf. die Zahl der Kinderfreibeträge zu bescheinigen. Die Vorlage der Lohnsteuerkarte des verstorbenen Ehegatten ist nicht erforderlich. War für keinen Ehegatten eine Lohnsteuerkarte ausgestellt, so hat die Gemeinde für den überlebenden Ehegatten die Steuerklasse III und ggf. die Zahl der Kinderfreibeträge zu bescheinigen. Voraussetzung ist jeweils, dass der Arbeitnehmer und sein verstorbener Ehegatte zu Beginn oder im Laufe des Kalenderjahrs unbeschränkt einkommensteuerpflichtig waren und nicht dauernd getrennt gelebt haben.

20.4 Steuerklassenwechsel bei Trennung von Ehegatten

Nach § 39 Abs. 5 EStG können Ehegatten, die beide in einem Dienstverhältnis stehen, im Laufe des Kalenderjahrs einmal bei der Gemeinde beantragen, die auf ihren Lohnsteuerkarten eingetragenen Steuerklassen in andere nach § 38 b Nr. 3 EStG in Betracht kommende Steuerklassen zu ändern. Nach dem Erlass des Hessischen Ministeriums der Finanzen vom 2. April 1993 – S 2364 A – 10 – II B 21 – kann einem Antrag von Ehegatten, die zunächst einen Wechsel der Steuerklasse (z.B. von IV/IV nach III/V) beantragt hatten, sich im Laufe desselben Kalenderjahrs trennen und einen weiteren Steuerklassenwechsel aufgrund der Trennung (z.B. nach IV/IV) beantragen, aus Billigkeitsgründen entsprochen werden.

21. Ersatz-Lohnsteuerkarten

21.1 Verlorene und unbrauchbar gewordene Lohnsteuerkarten

Verlorene, unbrauchbar gewordene oder zerstörte Lohnsteuerkarten können durch die Gemeinde, welche die Lohnsteuerkarte ausgestellt hat, gegen eine Gebühr von höchstens 5,-- €, die der Gemeinde zufließt, ersetzt werden (§ 39 Abs. 1 EStG). Die neu ausgeschriebene Lohnsteuerkarte ist als ”Ersatz-Lohnsteuerkarte” zu kennzeichnen.

21.2 Ausstellung von Ersatzlohnsteuerkarten

Ersatz-Lohnsteuerkarten für angeblich verlorengegangene Lohnsteuerkarten sind nur dann auszustellen, wenn der Arbeitnehmer auch die Lohnsteuerkarte des Ehegatten – soweit ausgestellt – mit vorgelegt und ausdrücklich versichert, dass die Ersatz-Lohnsteuerkarte (erstes Dienstverhältnis) nicht für ein zweites oder weiteres Dienstverhältnis verwendet wird. Dabei ist der Arbeitnehmer über die Strafbarkeit unrichtiger Angaben und die Verwendung der Ersatz-Lohnsteuerkarte (erstes Dienstverhältnis) bei einem zweiten oder weiteren Dienstverhältnis zu belehren (mittelbare Falschbeurkundung, schwere Falschbeurkundung, Lohnsteuerhinterziehung – §§ 271, 272 StGB, § 370 AO). Die Gründe für die Ausstellung der Ersatz-Lohnsteuerkarte hat die Gemeinde dem örtlich zuständigen Finanzamt unverzüglich mitzuteilen (§ 39 Abs. 1 Satz 5 EStG) Ein entsprechender Vordruck (Mitteilung über die Ausstellung einer Ersatz-Lohnsteuerkarte) ist unter der Lager-Nummer 381 aufgelegt worden.

Die Hinterlegung der Lohnsteuerkarte beim Arbeitsamt ist ab 1999 nicht mehr vorgesehen. Deshalb kann auch die Mitteilung der Gemeinde an das Arbeitsamt über die Ausstellung einer Ersatzlohnsteuerkarte entfallen (§ 52 Abs. 28 b EStG).

Es bestehen keine Bedenken, auf der Ersatz-Lohnsteuerkarte den Pauschbetrag für Behinderte und Hinterbliebene (§ 33 b EStG) einzutragen, wenn er bereits auf der Original-Lohnsteuerkarte eingetragen war.

22. Sicherungsmaßnahmen

22.1 Unbefugter Zugriff

Bei der Ausstellung der Lohnsteuerkarten durch die Gemeinden wie auch bei den Kommunalen Gebietsrechenzentren/KiV ist darauf zu achten, dass der Zugriff Unbefugter ausgeschlossen wird.

22.2 Aufbewahrung der Lohnsteuerkarten

Für die Aufbewahrung der Lohnsteuerkarten haben die Gemeinden besondere Sicherheitsmaßnahmen zu treffen (vgl. Tz. 3. /R 108 Abs. 11 LStR). Welche Maßnahmen im einzelnen angeordnet werden, bleibt der Entscheidung des für die sichere Aufbewahrung verantwortlichen Amtsleiters überlassen. Es muss in jedem Fall sichergestellt werden, dass die Vordrucke stets – ggf. auch am Arbeitsplatz während der Dienstzeit – unter Verschluss gehalten werden und nur die für die Ausstellung der Lohnsteuerkarten zuständigen Bediensteten Zugang dazu haben.

22.3 Behandlung von noch vorhandenen Lohnsteuerkarten

Die nach Beendigung des normalen Ausstellungsverfahrens noch vorhandenen Lohnsteuerkarten 2004 mit Eindruck 20. September 2003 dürfen für nachträgliche Ausstellungsverfahren nicht verwendet werden und sind daher sofort zu vernichten (Hinweis auf nachstehende Tz. 22.4).

22.4 Ausgabezeitraum

Lohnsteuerkarten können nur bis zum 31. Dezember des laufenden Kalenderjahres ausgegeben werden. Ein Restbestand an Lohnsteuerkartenvordrucke ist unverzüglich nach Ablauf des Jahres, für das sie gelten, zu vernichten (R 108 Abs. 11 Satz 3 LStR und Tz. 3 der Rdvfg. vom 22.11.2001 – S 2363 A – 41 – St II 30).

22.5 Falsch ausgestellte Lohnsteuerkarten

Werden Lohnsteuerkarten irrtümlich falsch ausgestellt (”verschrieben”), sind sie auf der Vorder- und Rückseite durch einen Stempeldruck ”ungültig” zu entwerten. Diese Karten sind erst mit den Restbeständen nach Schluss des Kalenderjahrs zu vernichten (vgl. vorstehende Tz.22.4).

22.6 Muster

Von den Anweisungen in vorstehender Tz. 22.5 sind die Lohnsteuerkartenvordrucke ausgenommen, die durch den Stempeldruck oder eine Perforation klar und deutlich als ”Muster” gekennzeichnet archiviert werden, um durch einen Vergleich auch nach 2004 auftauchende Lohnsteuerkartenfälschungen feststellen zu können. Es bestehen deshalb keine Bedenken, wenn einzelne Exemplare dieser Muster auch mit dem beim allgemeinen Ausstellungsverfahren üblichen Aufdruck versehen werden.

22.7 Nachträgliche Änderungen

Nachträgliche Ergänzungen oder Änderungen der Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte sind stets mit dem Dienstsiegel der Gemeinde bzw. des Finanzamts und einer Unterschrift zu versehen.

23. Berichtigung, Änderung und Ergänzung der Eintragung auf der Lohnsteuerkarte

23.1 Allgemeines

23.1.1 Nachweislich unrichtige Eintragungen

Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte, die nachweislich unrichtig sind, sind – ohne zeitliche Beschränkung – auf Antrag durch die Behörde, welche die Eintragung vorgenommen hat, zu berichtigen. Diese Behörde ist auch zuständig für Änderungen und Ergänzungen, die vor dem 1. Januar 2004 erforderlich werden; heiratet der Arbeitnehmer nach Ausstellung der Lohnsteuerkarte oder sind die Voraussetzungen für die Bescheinigung eines Kindes eingetreten, so richtet sich die Zuständigkeit der Gemeinde für die Änderung der Lohnsteuerkarte nach Tz. 9. (Wohnungsermittlung im Zeitpunkt der Vorlage der Lohnsteuerkarte).

Ändern sich die tatsächlichen Verhältnisse nach dem 31. Dezember 2003, so ist in der Regel die Zuständigkeit der Gemeinde gegeben, in deren Bezirk der Arbeitnehmer im Zeitpunkt der Vorlage der Lohnsteuerkarte für seine Wohnung, bei mehreren Wohnungen für seine Hauptwohnung, gemeldet ist.

Im Übrigen gilt Tz. 9. entsprechend.

Die Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte dürfen nicht durch den Arbeitnehmer, den Arbeitgeber oder durch andere Personen geändert oder ergänzt werden (§ 39 Abs. 6 Satz 4 EStG).

23.1.2 Zeitpunkt der Änderung

Wird die Lohnsteuerkarte eines Arbeitnehmers berichtigt, geändert oder ergänzt, so ist der Zeitpunkt einzutragen, von dem an die Berichtigung, Änderung oder Ergänzung gilt. Als Zeitpunkt kommt der Tag in Betracht, an dem alle Voraussetzungen für die Berichtigung, Änderung oder Ergänzung oder Lohnsteuerkarte erstmalig vorhanden waren. Es darf jedoch kein Tag eingetragen werden, der vor dem Beginn des Kalenderjahres liegt, für das die Lohnsteuerkarte ausgestellt ist. Änderungen nach Tz. 23.3 sind mit Wirkung vom Beginn des auf die Antragstellung folgenden Monats vorzunehmen (§ 39 Abs. 5 Satz 4 EStG).

23.2 Berichtigung und Ergänzung der Eintragung zur Steuerklasse und zur Zahl der Kinderfreibeträge

23.2.1 Änderung der Verhältnisse zuungunsten des Arbeitnehmers

Der Arbeitnehmer ist nach § 39 Abs. 4 Satz 1 EStG verpflichtet, die Berichtigung der Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte zu beantragen, wenn eine günstigere Steuerklasse oder höhere Zahl der Kinderfreibeträge und der Kinder eingetragen ist, als es den Verhältnissen des Arbeitnehmers am 1. Januar 2004 entspricht (z.B. bei Ehescheidung oder beim Tod des Kindes vor dem 1. Januar 2004); dies gilt nicht, wenn eine Änderung als Folge einer nach § 39 Abs. 3 a Satz 3 EStG durchgeführten Übertragung des Kinderfreibetrags in Betracht kommt.

23.2.2 Änderung der Verhältnisse zugunsten des Arbeitnehmers

Ändern sich der steuerlich zu berücksichtigende Familienstand oder die Zahl der Kinderfreibeträge nach dem Beginn des Jahres 2004 zugunsten des Arbeitnehmers, so erfordert das keine Änderung der Lohnsteuerkarte.

23.2.3 Änderung durch Eheschließung

Heiratet ein Arbeitnehmer im Laufe des Kalenderjahres und leben beide unbeschränkt steuerpflichtigen Ehegatten nicht dauernd getrennt, so ist auf Antrag auf der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers vom Tage der Eheschließung an die Steuerklasse III einzutragen, wenn für den anderen Ehegatten eine Lohnsteuerkarte nicht ausgestellt worden ist.

Wird für den Ehegatten des Arbeitnehmers, auf dessen Lohnsteuerkarte vom Tag der Eheschließung an die Steuerklasse III bescheinigt ist, nach der Eheschließung erstmalig eine Lohnsteuerkarte ausgestellt, so sind auf Antrag auf dieser Lohnsteuerkarte im Abschnitt I die bis zur Eheschließung in Betracht kommende Steuerklasse, sodann im Abschnitt II vom Tag der Eheschließung an die Steuerklasse V und, sofern die Ehegatten die Eintragung der Steuerklasse IV wünschen, von dem Tag an, von dem der Ehegatte Arbeitslohn bezieht, die Steuerklasse IV einzutragen. Die Steuerklasse IV darf aber nur bescheinigt werden, wenn gleichzeitig auf der Lohnsteuerkarte des anderen Ehegatten mit Wirkung von dem Tag an, ab dem sein Ehegatte Arbeitslohn bezieht, die Steuerklasse III in Steuerklasse IV geändert wird; gilt Tz. 20.3 entsprechend.

23.2.4 Unzulässige Änderungen

Eine Änderung der Eintragung auf der Lohnsteuerkarte ist nicht zulässig, wenn sie beantragt wird, weil im Laufe des Kalenderjahrs die Ehe des Arbeitnehmers aufgehoben oder geschieden wurde oder weil die Ehegatten die dauernde Trennung herbeigeführt haben.

Es kommt nur ein Steuerklassenwechsel in Betracht (vgl. Tz. 23.3 sowie die Ausnahmeregelung in Tz.20.4).

Wenn aber bei einer durch Scheidung oder Aufhebung aufgelösten Ehe der andere Ehegatte im selben Kalenderjahr wieder geheiratet hat, von seinem Ehegatten nicht dauernd getrennt lebt und beide Ehegatten unbeschränkt einkommensteuerpflichtig sind, ist die auf der Lohnsteuerkarte des nicht wieder verheirateten Ehegatten eingetragene Steuerklasse auf Antrag in Steuerklasse III zu ändern.

23.2.5 Tod eines Ehegatten

Beim Tod des Ehegatten ist auf der Lohnsteuerkarte des anderen Ehegatten, sofern die Steuerklasse IV oder V bescheinigt ist, mit Wirkung vom Beginn des ersten, auf den Todestag des Ehegatten folgenden Kalendermonats an, die Steuerklasse III und die Zahl der Kinderfreibeträge zu bescheinigen. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer und sein verstorbener Ehegatte zu Beginn oder im Laufe des Kalenderjahrs unbeschränkt einkommensteuerpflichtig waren und nicht dauernd getrennt gelebt haben. Der Vorlage der Lohnsteuerkarte des verstorbenen Ehegatten zur Änderung der Steuerklasse bedarf es nicht.

23.2.6 Kenntlichmachung der Gültigkeit

Bei einer Berichtigung oder Ergänzung sind die nunmehr maßgebende Steuerklasse und die Zahl der Kinderfreibeträge in Abschnitt II der Lohnsteuerkarte einzutragen. Gleichzeitig sind die bisherigen Eintragungen in Abschnitt I mit dem Vermerk ”Ungültig ab” zu versehen. Der für die Berichtigung oder Ergänzung maßgebliche Zeitpunkt ist nach Tz. 23.1.2 zu ermitteln.

23.2.7 Änderung von Amts wegen

Die Gemeinde oder das Finanzamt hat von Amts wegen Eintragungen zu ändern, falls der Arbeitnehmer seiner Verpflichtung, unzutreffende Eintragungen ändern zu lassen, nicht nachkommt. Der Arbeitnehmer hat die Lohnsteuerkarte der Gemeinde oder dem Finanzamt auf Verlangen vorzulegen.

23.3 Steuerklassenwechsel (§ 39 Abs. 5 Satz 3 EStG)

Bis zum 30. November 2004 können Ehegatten, die beide Arbeitslohn beziehen, die auf den Lohnsteuerkarten 2004

auf gemeinsamen Antrag durch die Gemeinde ändern lassen. Aus gegebenem Anlass wird darauf aufmerksam gemacht, dass es in der Vergangenheit wiederholt zu Schwierigkeiten gekommen ist, weil ein Ehegatte ohne Wissen und Zustimmung des anderen Ehegatten die Steuerkarten ändern ließ. In Zweifelsfällen empfiehlt es sich daher, die Änderung nur aufgrund eines schriftlichen gemeinsamen Antrags vorzunehmen.

Die Änderungen sind mit Wirkung vom Beginn des auf die Antragstellung folgenden Kalendermonats an vorzunehmen (§ 39 Abs. 5 Satz 4 EStG). Der Antrag kann nur einmal im Kalenderjahr gestellt werden; das gilt nicht, wenn ein Ehegatte verstorben ist oder ein Ehegatte keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn mehr bezieht. Der Bezug von steuerfreien Einnahmen (z.B. Mutterschaftsgeld nach dem Mutterschutzgesetz und der Reichsversicherungsordnung sowie der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld nach dem Mutterschutzgesetz) steht einem zweiten Steuerklassenwechsel deshalb nicht entgegen. Die zur Zeit der Arbeitslosigkeit eines Ehegatten vorgenommene Steuerklassenänderung ist auch keine Steuerklassenänderung in diesem Sinne. Beziehen später beide Ehegatten wieder Arbeitslohn, ist eine erneute Änderung der Steuerklassen zulässig. Nach dem Erlass des Hessischen Ministeriums der Finanzen vom 2. April 1993 – S 2364 A – 10 – II B 21 – kann einem Antrag von Ehegatten, die zunächst einen Wechsel der Steuerklassen (z.B. von IV/IV nach III/V) beantragt hatten, sich im Laufe desselben Kalenderjahrs trennen und einen weiteren Steuerklassenwechsel aufgrund der Trennung (z. B. nach IV/IV) beantragen, aus Billigkeitsgründen entsprochen werden (vgl. Tz.20.4). Eine nach Erhalt der Lohnsteuerkarten, aber vor Beginn des Kalenderjahrs 2004 vorgenommene Steuerklassenänderung ist ebenso für eine weitere Steuerklassenänderung unschädlich wie die erstmalige Änderung der Steuerklassen aus Anlass der Heirat (von I/I nach IV/IV oder III/V).

Bei der Änderung der Steuerklasse auf der Lohnsteuerkarte eines Ehegatten ist stets eine entsprechende Änderung der Steuerklasse auf der Lohnsteuerkarte des anderen Ehegatten vorzunehmen.

24. Ergänzung der Lohnsteuerkarte durch die Gemeinde wegen Änderung der Zugehörigkeit zu einer Religionsgemeinschaft

24.1 Eintritt in eine Religionsgemeinschaft

Der Eintritt in eine in Hessen steuerhebeberechtigte Religionsgemeinschaft (Kirche, Religions- oder Weltanschauungsgemeinschaft) bzw. der Austritt ist melderechtlich im Melderegister der betreffenden Wohnsitzgemeinde einzutragen. Das gleiche gilt auch für den Fall des Übertritts in eine andere Religionsgemeinschaft. Die Wohnsitzgemeinde erhält somit Kenntnis von den für den Kirchensteuerabzug maßgeblichen Änderungen. Es bedarf deshalb nicht der Einschaltung der Kirchenbehörden zwecks Eintragung des Beginns oder des Endes der Kirchensteuerpflicht auf der Lohnsteuerkarte. Diese Eintragung hat die Wohnsitzgemeinde vorzunehmen, und zwar in Abschnitt II der Lohnsteuerkarte.

24.2 Beginn der Kirchensteuerpflicht

Die Kirchensteuerpflicht beginnt mit dem ersten Tag des Kalendermonats, der

24.3 Ende der Kirchensteuerpflicht

Die Kirchensteuerpflicht endet

24.4 Zuständigkeit

Die Eintragung der Änderung hinsichtlich der Kirchensteuerpflicht ist durch die Wohnsitzgemeinde vorzunehmen.

25. Rechtsbehelfe

Gegen den Ablehnungsbescheid einer Gemeinde über den Antrag auf Ausstellung einer Lohnsteuerkarte, auf Eintragung oder Berichtigung, Änderung und Ergänzung von Eintragungen auf der Lohnsteuerkarte ist der Rechtsbehelf des Einspruchs gegeben; für die Entscheidung über den Einspruch ist an sich die Gemeinde zuständig (§ 367 Abs. 1 Satz 1 AO). Das Finanzamt, das nach § 39 Abs. 6 Satz 3 EStG berechtigt ist, die sachliche Zuständigkeit an sich zu ziehen, hat jedoch eine der Gemeinde als Landesfinanzbehörde gegenüber vorrangige Zuständigkeit, so dass trotz der Vorschrift des § 367 Abs. 1 Satz 1 AO die Einspruchsentscheidung vom Finanzamt erlassen werden kann, wenn die Gemeinde dem bei ihr eingelegten Einspruch nicht abhilft und die Sache dem Finanzamt zur Entscheidung vorlegt (BFH-Urteil vom 11. Mai 1983, VI R 61/80, BStBl 1983 II S. 520).

26. Zusatz für die Finanzämter

Die beigefügten Mehrabdrucke bitte ich umgehend an die Gemeinden sowie durch die jeweils zuständigen Finanzämter an die Kommunalen Gebietsrechenzentren/KIV weiterzuleiten.

27. Gültigkeit der Verfügung

Diese Verfügung gilt für die Ausstellung der Lohnsteuerkarten 2004. Hiermit verlieren alle Anweisungen, welche die Ausstellung der Lohnsteuerkarten 2002 und früher betreffen, ihre Gültigkeit.

OFD Frankfurt am Main v. 15.07.2003 - S 2363 A – 41 – St II 34