Aufbewahrungspflichten beim Einsatz von EDI

— Stellungnahme FAMA 1/1995 des IDW (WPg 1995 S. 168) —

Mit dem Aufkommen der elektronischen Datenübermittlung (EDIFACT) stellt sich die Frage, wie die ausgetauschten elektronischen Nachrichten zu behandeln sind, um den Aufbewahrungspflichten gerecht zu werden. Der Gesetzgeber hat bewußt darauf verzichtet, zu bestimmten Verfahren/Techniken Regelungen zu treffen und somit auch für EDI keine, auf diese besondere Technik abgestimmten Vorschriften vorgegeben. Dies läßt einerseits große Handlungsspielräume offen, trägt andererseits jedoch zu erheblicher Rechtsunsicherheit bei. Die nachstehenden Überlegungen beziehen sich ausschließlich auf das Handels- und Steuerrecht (§ 257 HGB bzw. § 147 AO). Zusätzliche Anforderungen aus anderen Rechtsbereichen können weitergehende Sicherungsmaßnahmen erfordern. Da nach § 257 HGB abgesandte Handelsbriefe inhaltlich aufbewahrt werden können, ergeben sich aus dem Einsatz von EDI für den Absender keine neuen Aufbewahrungspflichten. Die nachfolgend formulierten Anforderungen und Empfehlungen konzentrieren sich daher auf Fragen beim Empfänger von EDI-Nachrichten, soweit diese buchungspflichtige Vorgänge zum Inhalt haben.

1. Belegfunktion bei EDI-Nachrichten

Die für die papiergebundenen Belege geltend...