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Steuerfreie Erstattungen von Umzugskosten durch den Arbeitgeber
Gestaltungs- und Praxishinweise für Unternehmer und Steuerberater
[i]Weber, Neues zu den beruflich veranlassten Umzugskosten, BBK 12/2020 S. 568 NWB VAAAH-50368 Das BMF hat mit aktuellem Schreiben die maßgebenden Beträge für pauschale Umzugsauslagen und umzugsbedingte Unterrichtskosten ab dem geändert. Die Kenntnis und das Wissen, dass Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern beruflich veranlasste Umzugskosten erstatten können, spielt in der steuerlichen Beratungspraxis eine wichtige Rolle. Denn für die Personalgewinnung bzw. Mitarbeitermotivation ist dies ein entscheidender Faktor. Die Übernahme der Umzugskosten und Aufwendungen, die damit in Zusammenhang stehen, bietet für den Arbeitgeber eine gute Möglichkeit, den Einstieg des Arbeitnehmers in das Unternehmen zu fördern bzw. überhaupt Personal zu gewinnen.
Eine Kurzfassung des Beitrags finden Sie .
I. Voraussetzungen der Arbeitgebererstattung
1. Gesetzliche Regelung
[i]Schmidt, Umzugskosten, Grundlagen NWB WAAAE-83381 Grundsätzlich können Aufwendungen, die durch einen privaten Wohnungswechsel entstehen, steuerlich nicht berücksichtigt werden (vgl. § 12 Nr. 1 EStG). Fallen die Umzugskosten jedoch aufgrund eines beruflich veranlassten Umzugs an, können die dadurch entstandenen Aufwendungen – außerhalb des öffentlichen Dienstes – nach § 3 Nr. 16 EStG steuer- und sozialversicherungsfrei durch den Arbeitgeber erstattet werden. Die Kosten sind dabei auf den Betrag begrenzt, den ein Bundesbeamter nach dem Bundesumzugskostengesetz (BUKG) und der Auslandsumzugskostenvergütung (AUV) höchstens erhalten könnte. S. 1136
Für Beamte und Angestellte im öffentlichen Dienst ist ebenfalls die Zahlung einer steuerfreien Umzugskostenvergütung möglich. Dies ist in § 3 Nr. 13 EStG gesondert geregelt, da in diesen Fällen die Erstattung aus einer öffentlichen Kasse zu erfolgen hat.
2. Berufliche Veranlassung
2.1 Anwendungsfälle
[i]Beruflich veranlasste GründeVoraussetzung für die Erstattung der Umzugskosten ist, dass für den Wohnungswechsel ein beruflich veranlasster Grund vorliegen muss. Dieser liegt insbesondere dann vor, wenn der Umzug aufgrund einer erstmalig aufgenommenen beruflichen Tätigkeit erfolgt, als Folge eines Arbeitsplatzwechsels oder im Zusammenhang mit der Versetzung eines Arbeitnehmers.
[i]Fälle, die sich durch die Rechtsprechung etabliert habenAufgrund langjähriger Rechtsprechung haben sich weitere Sachverhalte etabliert, bei denen eine berufliche Veranlassung anerkannt wird. Diese sind beispielsweise gegeben, wenn der Umzug
im ganz überwiegenden Eigeninteresse des Arbeitgebers durchgeführt wird, insbesondere beim Beziehen einer Dienstwohnung, um eine jederzeitige Einsatzmöglichkeit des Arbeitnehmers zu gewährleisten;
nach der Rückkehr von einem mehrjährigen Auslandsaufenthalt erfolgt, um wieder eine Berufstätigkeit aufzunehmen und
das Begründen oder die Aufgabe einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung betrifft.
Liegen diese objektiven Kriterien vor, sind in diesen Fällen nach Auffassung der Finanzverwaltung private Motive des Arbeitnehmers, wie der Umzug in eine größere Mietwohnung oder in ein Einfamilienhaus wegen Eheschließung oder der Geburt eines Kindes, von untergeordneter Bedeutung und somit unbeachtlich.
[i]Ausmaß der Fahrtzeitverringerung als EntscheidungskriteriumDurch zahlreiche Urteile ist ebenfalls manifestiert, dass ein Wohnungswechsel beruflich veranlasst ist, wenn die tägliche Fahrtzeit zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erheblich vermindert wird, und die verbleibende Fahrtzeit als normal angesehen werden kann. Dies gilt für den Wohnungswechsel an einen anderen Ort sowie für den Umzug innerhalb einer Großstadt. Die Fahrtzeit zwischen Wohnung und Arbeitsstätte gilt dann als erheblich verkürzt, wenn die Dauer um mindestens eine Stunde – für die Hin- und Rückfahrt jeweils eine halbe Stunde – vermindert wird, vorausgesetzt, die verbleibende Wegezeit kann noch als normal angesehen werden.
Im Einzelfall erkennt der BFH Umzugskosten auch dann als beruflich veranlasst an, wenn die Zeit für den Hin- und Rückweg zur Arbeit sich nicht um mindestens eine Stunde verkürzt, dafür aber die Arbeitsstätte nunmehr zu Fuß oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreicht werden kann. Treten noch weitere Umstände hinzu, kann im Einzelfall die Zeitersparnis auch geringer als eine Stunde sein. Diese Sachverhalte lassen sich S. 1137jedoch nicht verallgemeinern; in der Beratung besteht gegenüber dem Mandanten ein Restrisiko.
Eine Krankenhausärztin muss ihre Arbeitsstrecke wegen des Bereitschaftsdienstes mehrmals am Tag zurücklegen. Aus diesem Grund wurden die Kosten für den Wohnungswechsel, trotz einer Verkürzung der Fahrtzeit um nur 46 Minuten, als beruflich veranlasst anerkannt.
2.2 Fehlen des beruflichen Grundes
[i]Negative AbgrenzungskriterienDer BFH hat in einigen Entscheidungen den beruflichen Grund des Umzugs verneint. Um die Möglichkeit des steuerfreien Erstattungsanspruchs nicht zu gefährden, gilt es, diese Konstellationen als negative Abgrenzungskriterien ebenfalls zu kennen.