Microsoft Excel smarter Start für Auszubildende

Sicher und souverän mit Excel umgehen

Microsoft Excel ist das Tabellenkalkulationsprogramm des Microsoft-Office-Paketes. Mit dieser Software lassen sich Daten sammeln, formatieren, sortieren, berechnen, analysieren und visualisieren.

Durch den geschickten Einsatz von Excel können Sie zahlreiche Aufgaben viel schneller erledigen und teilweise sogar automatisieren. Und welcher Chef freut sich denn nicht über top ausgearbeitete Excel-Sheets.

In dieser ersten Trainingseinheit wird mit folgenden Inhalten die Basis für einen effizienten und professionellen Umgang mit Excel gelegt:

• Aufbau und Bedienelemente von Excel

• Eingabe von Texten und Zahlen

• Formatierung von Zellen

• Zellen automatisch ausfüllen

• Tabellenstruktur: Spalten und Zeilen einfügen, löschen, ausblenden

• Erste Berechnungen

Der Aufbau einer Excel-Datei

Eine Excel-Datei – auch Excel-Arbeitsmappe genannt – beinhaltet Tabellen, die wiederum aus Zellen bestehen. Diese Zellen ergeben sich aus senkrecht verlaufenden Spalten (durch Buchstaben gekennzeichnet und waagrecht verlaufenden Zeilen (durch Zahlen gekennzeichnet). Jede dieser Zellen hat einen eigenen Namen, der sich aus dem Schnittpunkt der Spalte und der Zeile ergibt, z. B. A1 – Spalte A und Zeile 1. Die einzelnen Zellen eines Tabellenblattes können mit Text- oder Zahleneingaben bzw. Formeln zur Berechnung gefüllt werden.

Beim Öffnen einer Excel-Datei erscheint ein Tabellenblatt; weitere Tabellenblätter können über einen Klick auf das + neben dem Tabellenblatt beliebig erweitert werden. Eine Excel-Datei ist wie ein Schnellhefter, mit hintereinanderliegenden Blättern. Die Zellen des Tabellenblattes steuern Sie durch einen Klick mit der Maus oder mit den Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur an.

Eine aktive Zelle – d. h. bereit zur Eingabe – erkennen Sie an einem Rahmen. Zeilen und Spalten, die im Tabellenfenster nicht sichtbar sind, erreichen Sie über die horizontalen und vertikalen Bildlaufleisten.S. 15

Abb. 1: Überblick

Bedienelemente von Excel

Über dem Tabellenblatt finden Sie das Menüband, das den direkten Zugriff auf die notwendigen Befehle und Funktionen von Excel bietet. Befehle, auf die Sie besonders häufig zugreifen, finden Sie in der Schnellzugriffleiste über dem Menüband. Diese Schnellzugriffleiste können Sie individuell auf Ihre Bedürfnisse einstellen.

Über die entsprechenden Auswahlpfeile rufen Sie die sog. Dropdown-Menüs auf, wo Sie die jeweiligen Befehle aktivieren können. Haben Sie sich irrtümlich in einem der Funktionselemente verirrt, können Sie das aufgeklappte Menü mit der ESC-Taste verlassen oder mit der Maus in eine beliebige Zelle im Arbeitsbereich klicken.

Abb. 2: Schnellzugriffe

Formatieren in Excel

Excel unterscheidet bei der Eingabe die Formate Zahl, Text, Formeln und Funktionen. Zahlen werden grundsätzlich rechtsbündig, Textelemente linksbündig ausgerichtet. Die Eingabe von Formeln und Funktionen erfolgt mit dem Gleichheitszeichen =; hier erwartet Excel eine formel- oder funktionsgesteuerte Eingabe.

Über die Zellenformate geben Sie Excel Informationen, wie der Zellinhalt dargestellt bzw. formatiert werden soll. Im Menüband sind die wesentlichen Formate beS. 16reits vorgegeben. Sie formatieren die Zelle, indem Sie die entsprechende Zelle anklicken und danach das gewünschte Format wählen.

Zellen formatieren

Die wichtigsten Formatoptionen zur Zellenformatierung, finden Sie zum direkten Zugriff im Menüband.

Abb. 3: Zellformatierung

Übung

• Öffnen Sie eine Excel-Arbeitsmappe und erfassen Sie im Tabellenblatt 1 die Zellinhalte aus Abbildung 3.

• Formatieren Sie die Eingaben in der Schriftart Arial, 11 pt. ❶

• Markieren Sie den Zellbereich A1: G1 und verbinden die Zellen über das Symbol Verbinden und Zentrieren. ❸

• Weisen Sie der Überschrift „Ausgaben“ eine Schriftgröße von 12 pt zu und formatieren diese fett in der Schriftfarbe Rot. ❶

• Füllen Sie den Zellhintergrund A1: G1 mit der Farbe Gelb. ❶

• Markieren Sie den Zellbereich A3: G3 und weisen den Zellinhalten die Formatierung fett und zentriert zu. ❷

• Formatieren Sie den Zellbereich A4: A7 als Datum über das Drop-Down-Menü Zahlenformate (z. B. 05.01.20). ❹

• Richten Sie die Spalten in einer optimalen Breite aus: Doppelklick mit der Maus zwischen den Spaltenköpfen – Strich zwischen den Spalten.

• Zentrieren Sie den Zellbereich C4: C7. ❷

• Weisen Sie den Beträgen in den Zellbereichen D4: G7 das Euro-Format zu. ❹

• Versehen Sie den Tabellenbereich mit einem äußeren kräftigen Rahmen und mit Gitternetzlinien. ❶

Das Ergebnis sieht folgendermaßen aus.

Abb. 4: Lösung 1

Zellen ausrichten

Neben den vorgenannten Formaten haben Sie auch die Möglichkeiten Zellen und Spalten in der Höhe und Breite individuell zu verändern. Sie können auch die Ausrichtung der Zellinhalte verändern, so dass der Zellinhalt z. B. schräg ausgerichtet oder mit einem Einzug versehen wird.

Zum Üben dieser Funktionen nutzen Sie die obige Beispieltabelle.

• Führen Sie den Mauszeiger an den Zeilenkopf der Zeile 1 bis der Cursor zu einem Doppelpfeil wechselt. Ziehen Sie dann mit dem Mauszeiger die Zeilenbegrenzung auf eine Höhe von 35 (dies wird in einem Tool-Tipp angezeigt).S. 17

• Richten Sie nun den Zellinhalt in Zeile 1 (Ausgaben) horizontal und vertikal zentriert aus. ❷

• Stellen Sie nun die Zeile 3 auf eine Höhe von 38 Pixel ein und richten den Zellinhalt B3: G3 ebenfalls horizontal und vertikal zentriert aus. ❷

• Stellen Sie den Cursor in die Zelle A3 (Datum) und drehen Sie das Wort Datum im Uhrzeigersinn über den Befehl im Menüband. ❷

• Markieren Sie den Zellbereich B4: B7 und klicken zweimal auf das Symbol Einzug vergrößern. ❷

• Richten Sie ebenfalls wieder die Spalten per Doppelklick zwischen den Spaltenköpfen auf die optimale Breite aus.

Das Ergebnis sieht folgendermaßen aus:

Abb. 5: Lösung 2

Zellen automatisch ausfüllen

Ob lange Datenreihen, Uhrzeiten oder Zahlenkolonnen – Excel hilft Ihnen mit der automatischen Ausfüll-Funktion viel Arbeit zu sparen. Viele Zellen brauchen Sie selbst nicht auszufüllen, das erledigt Excel für Sie – vorausgesetzt Excel erkennt die Datenreihe. Sie brauchen nur den ersten Wert einzugeben. Mit der automatischen Ausfüllfunktion ersparen Sie sich viele manuelle Eingaben.

• Wechseln Sie dazu in das Tabellenblatt 2 und benennen es Ausfüllen. Mit einem Doppelklick auf das Register – Tabelle 1, kann ein beliebiger Tabellenname eingegeben werden.

• Erfassen Sie wiederum die Zellinhalte aus der abgebildeten Tabelle in Abb. 6.

• Stellen Sie den Cursor in die Zelle A1 (1. Monat) und führen Sie den Mauszeiger an den kräftigen Punkt an der unteren rechten Ecke der Zelle. Der Mauszeiger verändert sich zu einem Kreuz.

• Halten Sie nun die linke Maustaste gedrückt und ziehen die Maus bis zur Zeile 20.

• Der Inhalt wird nun automatisch auf die anderen Zellen übertragen.

• Verfahren Sie mit den anderen Spalten ebenso und füllen diese mit der automatischen Ausfüllfunktion bis zur Zeile 20 aus.

• Achten Sie darauf, dass Sie bei den Zellinhalten in A1 und K1 hinter „1.“ einen Leerschritt einfügen. Sonst kann Excel die Automatische Ausfüllfunktion nicht anwenden.

• Richten Sie die Spalte A rechtsbündig und die Spalten C und G zentriert aus.

Abb. 6: Übungstabelle

S. 18

Sie erhalten dann folgendes Ergebnis

Abb. 7: Lösung 3

Spalten und Zeilen löschen, einfügen, ausblenden und einblenden

In bestehenden Tabellen können Sie beliebig Zellen, Zeilen und Spalten einfügen sowie löschen.

Vorgehensweise:

• Um eine bestimmte Zelle zu löschen oder eine weitere einzufügen, klicken Sie diese an und wählen auf der Symbolleiste das entsprechende Symbol. Alternativ besteht die Auswahl über das Kontextmenü.

  Abb. 8: Einfügen und Löschen

• Mit dem Befehl „Löschen“ öffnet sich das nebenstehende Fenster, in dem Sie die gewünschte Option wählen können.

  Abb. 9: Löschen

• Beim Einfügen von Zellen, Zeilen oder Spalten gehen Sie auf die gleiche Art vor.

• Bei umfangreichen Tabellen kann die Übersicht leicht verloren gehen. Zur besseren Lesbarkeit oder Darstellung können Zeilen und Spalten aus- bzw. eingeblendet werden.

• Bewegen Sie dazu den Mauszeiger auf einen Spalten- bzw. Zeilenkopf bis er zu einem Senkrechtpfeil wechselt und markieren den gewünschten Bereich.

  Abb. 10: Format

• Über das Kontextmenü oder die Schaltfläche Format haben Sie Zugriff auf die Optionen Ausblenden und Einblenden.

Üben Sie das Einfügen und Löschen sowie das Einblenden und Ausblenden von Zellen, Zeilen und Spalten an der Tabelle Ausfüllen.

Erste Berechnungen

Jetzt kommen wir zu den ersten einfachen Berechnungen in Excel. Wechseln Sie dazu in ein neues Tabellenblatt und beschriften es mit „Grundlagen“.

• Erfassen Sie zunächst den abgebildeten Tabellenbereich aus Abb. 1 ohne die Inhalte von E2: E5.

• Achten Sie auf die folgenden Anweisungen zur Formatierung und zur Berechnung.S. 19

Abb. 11: Grundlagen

• In Spalte E führen Sie die eigentliche Berechnung durch.

• Aktivieren Sie dazu die Zelle E2 und eröffnen mit dem Gleichheitszeichen die Formeleingabe. Es ist sinnvoller die Bezüge z. B. B2 und D2 mit der Maus anzuklicken, da die Wahrscheinlichkeit des Vertippens sinkt.

• Die Operatoren geben Sie über die Tastatur ein und beenden über die Enter-Taste oder mit dem grünen Bestätigungshäkchen neben der Funktionsleiste die Eingabe.

Sie erhalten dann folgendes Ergebnis

Abb. 12: Ergebnis

Nun sind Sie fit für die ersten Berechnungen in Excel:

Übung Aufgabe 1

• Öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe und speichern Sie diese unter Übungen. Erfassen Sie im Tabellenblatt 1 die Daten aus Abb. 13 und berechnen Sie die gelb unterlegten Zellen.

• Addieren, subtrahieren, multiplizieren und dividieren Sie für jede Zeile den 1. Wert mit dem 2. Wert. Arbeiten Sie ausschließlich mit Zellbezügen und nutzen Sie die Funktion Ausfüllen, um die Formeln durch Ziehen zu kopieren.

Abb. 13: Aufgabe 1

Übung Aufgabe 2

• Erfassen Sie im nächsten Tabellenblatt nachfolgende Tabelle und ermitteln Sie die fehlenden Werte (graue Kästchen). Nennen Sie das Tabellenblatt Statistik Bewerbungen.

• Übernehmen Sie auch die Formatierungen. Denken Sie an den Zeilenumbruch (Alt + Enter, das Symbol im Menüband „Zeilenumbruch“ oder Kontextmenü „Zellen formatieren“).

Abb. 14: Aufgabe 2

Lösung Aufgabe 1:

Lösung Aufgabe 2:

Fundstelle(n):
BÜRO 5/2020 Seite 14
KIEHL JAAAH-45574