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In 8 Schritten zur Einrichtung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems
Teil 2: Best Practice – Einrichtung eines Dokumentenmanagement-Systems
Die datenbankbasierte Verwaltung von (digitalen und digitalisierten) Dokumenten wird als Dokumentenmanagement bezeichnet. Umsetzen lässt dich das mit entsprechender Software: Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Sind solche Systeme für alle Kanzleien sinnvoll? Und was ist für eine erfolgreiche Einführung notwendig? Im vorliegenden zweiten Teil geht der Beitrag ein auf die verschiedenen Schritte, die die Kanzlei bei der Einführung eines DMS durchlaufen sollte und gibt Best Practice Beispiele.
Henke, IT-Infrastruktur und Softwareeinsatz bei der Zusammenarbeit von Steuerberater und Mandant, Grundlagen NWB AAAAG-85523
Kanzleiprozesse müssen überprüft und ggf. optimiert werden, da sich das DMS an diesen Prozessen orientiert.
Für eine effiziente Nutzung ist eine gute Verschlagwortung elementar; das DMS kann dann die Dokumente in ihrer Struktur automatisch erkennen und zuordnen, sie lassen sich kanzleiweit finden und bearbeiten.
Das DMS muss regelmäßig hinsichtlich Modernisierungspotential überprüft werden.
I. Einführung: Gesamtorganisation der Kanzlei
Ein DMS ist weit mehr als eine einfache Software. Auch wenn es bei dessen Einführung auf die Wahl des pas...