Teil 2: Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EU) 2016/679

Kapitel 3: Vorschriften für besondere Verarbeitungssituationen

Abschnitt 1: Besondere Verarbeitungssituationen im Anwendungsbereich der Verordnung (EU) 2016/679

§ 18 Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext

(1)  ¹Personenbezogene Daten von Bewerberinnen und Bewerbern sowie Beschäftigten dürfen nur verarbeitet werden, wenn dies zur Eingehung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift, ein Tarifvertrag oder eine Dienstvereinbarung dies vorsieht oder die oder der Beschäftigte eingewilligt hat. ²Eine Übermittlung der Daten von Bewerberinnen und Bewerbern und Beschäftigten an Personen und Stellen außerhalb des öffentlichen Bereichs ist nur zulässig, wenn der Empfänger ein rechtliches Interesse darlegt, der Dienstverkehr es erfordert oder die betroffene Person eingewilligt hat. ³Die Datenübermittlung an einen künftigen Dienstherrn oder Arbeitgeber ist nur mit Einwilligung der betroffenen Person zulässig.

(2)  ¹Erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten auf der Grundlage einer Einwilligung, so sind für die Beurteilung der Freiwilligkeit der Einwilligung insbesondere die im Beschäftigungsverhältnis bestehende Abhängigkeit der beschäftigten Person sowie die Umstände, unter denen die Einwilligung erteilt worden ist, zu berücksichtigen. ²Freiwilligkeit kann insbesondere vorliegen, wenn für die beschäftigte Person ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird oder Arbeitgeber und beschäftigte Person gleichgelagerte Interessen verfolgen. ³Die Einwilligung bedarf der Schriftform, soweit nicht wegen besonderer Umstände eine andere Form angemessen ist. ⁴Der Arbeitgeber hat die beschäftigte Person über den Zweck der Datenverarbeitung und über ihr Widerrufsrecht nach Artikel 7 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in Textform aufzuklären.

(3)  ¹Abweichend von Artikel 9 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679 ist die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Artikels 9 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679 für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses zulässig, wenn sie zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung rechtlicher Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass das schutzwürdige Interesse der betroffenen Person an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegt. ²Absatz 2 gilt auch für die Einwilligung in die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten; die Einwilligung muss sich dabei ausdrücklich auf diese Daten beziehen.

(4)  ¹Personenbezogene Daten von Bewerberinnen und Bewerbern für

1. den Polizeivollzugsdienst oder

2. ein Arbeits-, Ausbildungs- oder Praktikantenverhältnis in Polizeibehörden

dürfen zum Zwecke der Überprüfung der Einstellungsvoraussetzungen an Polizei- und Verfassungsschutzbehörden übermittelt werden. ²Die Daten dürfen in den Vorgangsverwaltungs- und Informationssystemen der Polizei- und der Verfassungsschutzbehörden verarbeitet werden. ³Eine Einwilligung der Bewerberinnen und Bewerber hierzu ist nicht notwendig.

(5) Die beamtenrechtlichen Vorschriften über die Führung von Personalakten gemäß § 50 des Beamtenstatusgesetzes vom 17. Juni 2008 (BGBl I S. 1010) in der jeweils geltenden Fassung sowie §§ 83 bis 92 des Landesbeamtengesetzes vom 14. Juni 2016 (GVBl NRW S. 310, ber. S. 642) in der jeweils geltenden Fassung, sind für alle nicht beamteten Beschäftigten einer öffentlichen Stelle entsprechend anzuwenden, soweit nicht die Besonderheiten des Tarif- und Arbeitsrechts hinsichtlich der Aufnahme und Entfernung von bestimmten Vorgängen und Vermerken eine abweichende Behandlung erfordern.

(6)  ¹Die Weiterverarbeitung der bei ärztlichen oder psychologischen Untersuchungen und Tests zum Zwecke der Eingehung eines Beschäftigungsverhältnisses erhobenen Daten ist nur mit schriftlicher Einwilligung der betroffenen Person zulässig. ²Die Einstellungsbehörde darf vom untersuchenden Arzt in der Regel nur die Übermittlung des Ergebnisses der Eignungsuntersuchung und der dabei festgestellten Risikofaktoren verlangen.

(7)  ¹Personenbezogene Daten, die vor der Eingehung eines Beschäftigungsverhältnisses erhoben wurden, sind unverzüglich zu löschen, sobald feststeht, dass ein Dienst- oder Arbeitsverhältnis nicht zustande kommt, es sei denn, dass die betroffene Person in die weitere Speicherung eingewilligt hat oder dass Fristen für die Geltendmachung von Ansprüchen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz vom 14. August 2006 (BGBl I S. 1897) in der jeweils geltenden Fassung abzuwarten sind. ²Nach Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses sind personenbezogene Daten zu löschen, wenn diese Daten nicht mehr benötigt werden, es sei denn, dass Rechtsvorschriften der Löschung entgegenstehen.

(8) Die Ergebnisse medizinischer oder psychologischer Untersuchungen und Tests der Beschäftigten dürfen automatisiert nur verarbeitet werden, wenn dies dem Schutz der Beschäftigten dient.

(9) Soweit Daten der Beschäftigten im Rahmen der Durchführung von technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679 gespeichert werden, dürfen sie nicht zu Zwecken der Verhaltens- oder Leistungskontrolle genutzt werden.

(10) Beurteilungen dürfen nicht allein auf Informationen gestützt werden, die unmittelbar durch automatisierte Datenverarbeitung gewonnen werden.

(11)  ¹Leitstellen und Befehlsstellen der in Satz 4 genannten Einrichtungen und Organisationen dürfen zur Bestimmung des geografischen Standorts personenbezogene Daten der von ihnen gesteuerten Einsatzkräfte mittels elektronischer Einrichtungen durch eine Funktion des Digitalfunks für Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BOS-Digitalfunk) oder durch andere technische Mittel ohne Einwilligung der betroffenen Person verarbeiten, soweit dies aus dienstlichen Gründen zur Sicherheit oder zur Koordinierung der Einsatzkräfte erforderlich ist. ²Standortdaten dürfen ausschließlich zu den in Satz 1 festgelegten Zwecken verarbeitet werden. ³Die Daten sind unverzüglich zu löschen, wenn sie zur Erreichung des Zwecks der Speicherung nicht mehr erforderlich sind. ⁴Die Sätze 1 und 2 gelten für Einsatzkräfte der Berechtigten des § 4 Absatz 1 Nummern 1.1, 1.5, 1.6, 1.7 bis 1.9 der BOS-Funkrichtlinie vom 7. September 2009 (GMBl 2009, S. 803) in der jeweils geltenden Fassung soweit es sich hierbei um kommunale Behörden oder um Landesbehörden handelt.

(12) Die Beteiligungsrechte der Interessenvertretungen der Beschäftigten bleiben unberührt.